登録支援機関の設立サポート｜登録申請の要件・必要書類・手続を行政書士が詳しく解説

特定技能1号外国人を受け入れる企業に代わり、支援計画に基づく支援業務を行うためには、出入国在留管理庁長官から「登録支援機関」の登録を受ける必要があります。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立準備から登録申請、登録後の届出・運営体制の整備まで、実務に即したサポートを行っています。

この記事では、登録支援機関を設立するための要件、必要書類、申請の流れ、登録後の義務まで詳しく解説します。

※本記事は、令和8年8月時点で公表されている出入国在留管理庁の情報をもとに作成しています。申請時は、必ず最新の様式・運用要領をご確認ください。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能所属機関、いわゆる受入れ企業から委託を受けて、特定技能1号外国人に対する支援計画の全部または一部を実施する機関です。

特定技能1号外国人を受け入れる企業は、外国人が日本で安定して働き、生活できるように、職業生活上、日常生活上、社会生活上の支援を行わなければなりません。

受入れ企業が自社で支援を行うこともできますが、支援体制を整えることが難しい場合には、登録支援機関へ支援業務を委託できます。支援計画の全部を登録支援機関に委託した場合、受入れ企業は一定の支援体制に関する基準を満たしたものとみなされます。

ただし、登録支援機関が受託した支援業務を、さらに別の機関へ再委託することはできません。

支援対象は特定技能1号

登録支援機関の支援対象は、原則として「特定技能1号」の在留資格で活動する外国人です。

特定技能2号については、特定技能1号のような義務的支援制度の対象ではありません。そのため、登録支援機関の登録を受ける主な目的は、特定技能1号外国人に対する支援計画を適切に実施することにあります。

登録支援機関は、単に外国人を紹介する会社ではありません。受入れ企業との委託契約に基づき、外国人が日本で適正に就労・生活できるよう、継続的な支援を実施します。

10項目の義務的支援

登録支援機関は、受入れ企業から委託を受けた場合、支援計画に基づいて次の支援を実施します。

1. 事前ガイダンス

雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行う前に、外国人へ事前ガイダンスを実施します。

主な説明事項は、次のとおりです。

労働条件
給与、労働時間、休日などの雇用条件
日本で行う活動の内容
入国手続
保証金や違約金に関する事項
住宅や生活に関する事項
支援担当者への相談方法
出入国在留管理庁への申請・届出に関する事項

外国人が十分に理解できる言語で説明する必要があります。単に日本語の資料を渡すだけでは、適切なガイダンスと評価されない可能性があります。

2. 入国・帰国時の送迎

入国時は、空港または海港から住居や事業所まで送迎します。

帰国時には、住居または事業所から空港・海港まで送迎し、原則として保安検査場の前まで同行します。

送迎方法、担当者、緊急時の連絡先などをあらかじめ決めておくことが大切です。

3. 住居確保・生活に必要な契約支援

外国人が日本で生活するための住居確保を支援します。

具体的には、次のような対応が考えられます。

社宅や借上げ住宅の提供
賃貸住宅の契約に関する情報提供
連帯保証人になること
家賃保証会社の利用に関する支援
銀行口座の開設支援
携帯電話の契約支援
電気、ガス、水道などのライフライン契約支援
転居時の手続案内

登録支援機関が外国人から不当に高額な費用を徴収することは認められません。支援委託手数料を含め、費用負担の方法を明確に説明しておく必要があります。

4. 生活オリエンテーション

日本で円滑に生活するために必要な情報を提供します。

主な説明内容は、以下のとおりです。

日本の生活ルール・マナー
ごみの分別・収集方法
交通ルール
鉄道・バスなどの利用方法
医療機関の利用方法
防災・災害時の対応
事件・事故発生時の連絡先
労働基準監督署などの相談窓口
税金や社会保険
近隣住民とのトラブル防止
住宅の使用方法
交通違反や犯罪を行った場合の問題

外国人が内容を理解できるよう、母国語または十分に理解できる言語で説明します。

5. 公的手続への同行・書類作成補助

必要に応じて、外国人の公的手続を支援します。

市区町村役場での住居地届出
転入・転居届
国民健康保険に関する手続
国民年金に関する手続
税務関係の手続
マイナンバーに関する手続
銀行口座の開設
その他、生活に必要な行政手続

支援機関が行政書士業務や税理士業務などを行う場合は、資格制度上の業務範囲にも注意が必要です。単なる同行・説明・書類作成補助と、報酬を得て行う専門士業業務は区別して対応します。

6. 日本語学習の機会の提供

外国人が日本語を学ぶための機会を提供します。

日本語教室の案内
オンライン日本語講座の案内
日本語学習教材の提供
地域の日本語ボランティアの紹介
日本語能力試験に関する情報提供
学習計画の作成支援

登録支援機関自身が日本語教育を行う必要は必ずしもありませんが、外国人が継続して学習できる環境を整えることが重要です。

7. 相談・苦情への対応

外国人から職場や生活に関する相談・苦情を受け付けます。

相談内容の例は、次のとおりです。

賃金の未払い
長時間労働
ハラスメント
休日・休暇に関する問題
住居トラブル
近隣住民とのトラブル
病気やけが
家族関係
在留資格や転職
受入れ企業との契約上の問題

相談対応は、外国人が十分に理解できる言語で行う必要があります。相談記録を作成し、相談日、相談内容、対応者、対応結果、受入れ企業への報告内容などを記録しておくことが望まれます。

8. 日本人との交流促進

外国人が地域社会から孤立しないよう、日本人との交流機会を提供します。

自治会への参加案内
地域の祭りや行事の案内
ボランティア活動の紹介
地域イベントへの参加補助
近隣住民との交流機会の提供

単にイベント情報を渡すだけでなく、必要に応じて参加方法の説明や同行を行います。

9. 転職支援

受入れ企業の都合による解雇や事業縮小などによって雇用契約を終了する場合、外国人の転職を支援します。

具体的には、次のような支援を行います。

転職先に関する情報提供
求人情報の収集
職業紹介機関の案内
推薦状の作成
求職活動のための有給休暇取得に関する情報提供
ハローワークなどの利用案内
在留資格手続に関する情報提供

登録支援機関が職業紹介を行う場合には、職業安定法上の許可・届出が必要になることがあります。登録支援機関の登録だけで、職業紹介事業を行えるわけではありません。

10. 定期面談・行政機関への通報

外国人本人およびその上司などと、3か月に1回以上の頻度で定期面談を行います。

面談では、次のような点を確認します。

労働条件どおりに勤務しているか
給与が適正に支払われているか
長時間労働がないか
ハラスメントを受けていないか
生活上の問題がないか
受入れ企業から不当な費用を請求されていないか
失踪や不法就労につながる事情がないか

労働基準法違反などの問題を把握した場合は、労働基準監督署などの関係行政機関へ通報します。面談記録は、後日確認できるよう適切に保存します。cite

登録支援機関の登録要件

登録支援機関として登録されるためには、出入国管理及び難民認定法上の登録拒否事由に該当しないことが必要です。

法令を遵守していること

申請者、役員、支援責任者、支援担当者などが、一定の刑罰や出入国・労働関係法令違反に該当する場合、登録が拒否される可能性があります。

確認対象となる事項には、次のようなものがあります。

一定の刑罰を受けていないこと
破産手続開始の決定を受けて復権を得ていない者でないこと
過去に登録支援機関の登録を取り消されていないこと
出入国または労働関係法令に関する不正行為がないこと
暴力団員等に該当しないこと
支援業務を適正に実施できない心身の状態でないこと

法人の場合は、役員についても確認が必要です。

支援責任者を選任すること

支援責任者とは、支援担当者を監督し、支援業務全体を管理する者です。

支援責任者は、登録支援機関の役員または職員から選任します。常勤であることまでは必須ではありませんが、支援業務を適切に管理できる体制が必要です。

支援担当者を1名以上選任すること

支援担当者は、外国人への具体的な支援を担当します。

支援責任者と支援担当者を同じ人物が兼任することもできますが、複数の外国人を受け入れる場合には、相談対応や定期面談に支障が生じない人数を確保することが重要です。

実績または経験要件を満たすこと

登録支援機関には、外国人支援を適切に行える知識・経験が求められます。

代表的には、次のいずれかに該当することが必要です。

過去2年以内に、中長期在留者の受入れまたは管理を適正に行った実績がある
過去2年以内に、報酬を得る目的で業として外国人に関する相談業務を行った経験がある
支援責任者または支援担当者が、過去5年間に2年以上、中長期在留者の生活相談業務に従事した経験がある
その他、これらと同程度に支援業務を適正に実施できることを証明できる

どの要件で申請するかによって、提出する立証資料が異なります。過去の契約書、相談記録、受入れ外国人の一覧、雇用関係資料などを整理しておく必要があります。

外国人が理解できる言語で支援できること

外国人からの相談に対応するため、外国人が十分に理解できる言語で支援できる体制が必要です。

支援担当者が外国語を話せない場合は、通訳人を確保する方法もあります。ただし、緊急時や相談時に速やかに対応できる体制でなければなりません。

申請時には、対応可能な言語、担当者、通訳者、連絡方法、対応時間などを具体的に整理しておくとよいでしょう。

支援記録を作成・保存すること

支援の実施状況に関する記録を作成し、一定期間保存できる体制も必要です。

保存すべき記録の例は、以下のとおりです。

事前ガイダンス記録
生活オリエンテーション記録
相談・苦情対応記録
定期面談記録
送迎記録
日本語学習支援記録
公的手続支援記録
転職支援記録
受入れ企業との連絡記録

記録は、外国人の雇用契約終了日から1年以上保存する必要があります。社内で保管場所、管理責任者、個人情報へのアクセス権限を定めておくことが重要です。

登録申請の必要書類

登録申請では、申請書のほか、法人または個人に応じた立証資料を提出します。

共通して必要となる主な書類

登録支援機関登録申請書
手数料納付書
登録支援機関概要書
登録支援機関誓約書
支援責任者の就任承諾書・誓約書
支援責任者の履歴書
支援担当者の就任承諾書・誓約書
支援担当者の履歴書
支援委託手数料に係る説明書
実績・経験要件を証明する書類
返信用封筒

出入国在留管理庁の提出書類一覧では、受入れ実績、外国人相談業務の実績、支援責任者・支援担当者の経験など、申請者がどの要件に該当するかに応じた資料が示されています。cite

法人の場合

法人が申請する場合は、主に次の書類を準備します。

登記事項証明書
定款または寄附行為の写し
役員の住民票の写し
登録支援機関の役員に関する誓約書
法人の事業内容を確認できる資料
支援業務を実施する体制が分かる資料

役員の住民票は、マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものが必要とされています。また、特定技能外国人支援に関する業務に直接関与しない役員については、一定の要件を満たす場合、住民票に代えて誓約書を提出できる場合があります。cite

個人事業主の場合

個人で申請する場合は、主に次の書類を準備します。

申請者の住民票の写し
主たる事務所の住所を証明する資料
個人事業の開業届出書の控え
事務所の賃貸借契約書
支援責任者・支援担当者に関する書類
実績・経験を証明する資料

申請書に記載する主たる事務所の所在地と住民票の住所が異なる場合には、賃貸借契約書や開業届出書など、事務所の所在地を証明する書類が必要となることがあります。cite

登録申請の流れ

登録支援機関の設立・登録は、次の流れで進めます。

1. 事業内容と支援対象を決める

まず、どの業種・地域・国籍の外国人を支援するのかを整理します。

特に、次の点を具体化しておくことが重要です。

支援対象とする特定技能分野
対応可能な外国語
支援対象地域
受入れ企業の想定数
支援担当者の人数
相談受付時間
緊急時の連絡体制
送迎を行う担当者
日本語学習支援の方法
受入れ企業から受け取る委託費

2. 支援責任者・支援担当者を選任する

支援責任者と支援担当者を選任し、それぞれの職務内容を決定します。

申請書類では、単に氏名を記載するだけでなく、これまでの外国人支援経験、相談業務経験、在留手続に関する知識などが確認されます。

3. 実績・経験を立証する

申請者が実績要件のどれに該当するかを確認し、資料を準備します。

たとえば、外国人相談業務の経験で申請する場合は、次のような資料を組み合わせます。

外国人との相談業務に関する契約書
報酬の入金を確認できる資料
相談対象者の一覧
相談業務の内容が分かる記録
担当者の在職証明書
業務期間を確認できる資料

実績の期間や業務内容が不明確な場合、追加資料を求められることがあります。

4. 支援体制を整備する

登録後に実際の支援を行えるよう、社内体制を整備します。

支援業務の責任者
支援担当者
通訳担当者
夜間・休日の緊急連絡先
個人情報の管理方法
支援記録の作成方法
相談・苦情の受付方法
面談の実施方法
受入れ企業への報告方法
行政機関への通報手順

登録申請では、形式的な人員配置だけでなく、実際に支援を実施できるかという観点から確認されます。

5. 申請書類を作成する

登録支援機関登録申請書、概要書、誓約書、担当者の履歴書などを作成します。

特に注意が必要なのは、次の項目です。

法人名・所在地・代表者名の一致
役員情報の正確な記載
支援対応言語の整合性
支援責任者と支援担当者の役割分担
実績要件と立証資料の一致
支援委託手数料の説明内容
事業所所在地の証明

6. 管轄の地方出入国在留管理局へ提出する

申請先は、申請者の本店または主たる事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局です。

熊本県を含む九州各県の場合、登録支援機関の登録申請先は福岡出入国在留管理局です。提出先や担当部署は変更されることがあるため、申請前に最新情報を確認します。cite

登録申請は郵送でも可能ですが、オンライン申請には対応していません。郵送する場合は、封筒表面に「登録支援機関申請書在中」と記載し、書留などの追跡可能な方法で送付します。cite

7. 審査・登録通知

審査期間は、おおむね2か月とされています。そのため、支援業務を開始する予定日の約2か月前までに申請することが推奨されています。

審査の結果、登録拒否事由に該当しないと認められると、登録支援機関登録簿に登載され、登録通知書が交付されます。

登録に必要な費用と有効期間

新規登録申請の手数料は、28,400円です。手数料納付書に収入印紙を貼付して納付します。申請後に登録されなかった場合でも、原則として印紙の返還は認められません。

登録の有効期間は5年間です。

更新を希望する場合は、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までの期間に更新申請を行う必要があります。更新申請をしないまま有効期間が満了すると、登録の効力を失います。cite

登録後に必要な届出・管理

登録を受けた後も、登録支援機関には継続的な義務があります。

支援業務を適正に実施する

委託契約の内容に従い、支援計画を適切に実施します。

支援を実施した記録を作成し、支援対象者ごとに整理しておく必要があります。受入れ企業との連絡記録や、外国人からの相談内容も適切に保存します。

定期的な届出を行う

登録支援機関は、支援業務の実施状況などについて、出入国在留管理庁へ必要な届出を行います。

届出漏れを防ぐため、外国人ごとに次のような管理表を作成しておくと効果的です。

支援対象者の氏名
国籍・地域
在留カード番号
雇用開始日
支援開始日
定期面談の実施日
相談・苦情の内容
支援計画の変更
雇用契約終了日
届出期限
届出担当者

登録事項に変更がある場合

次のような事項に変更があった場合は、変更に関する届出が必要となることがあります。

法人名
本店所在地
代表者
役員
支援責任者
支援担当者
対応可能言語
支援業務の実施体制
事業所情報

変更内容によって届出期限や添付書類が異なるため、変更が決まった段階で確認します。

申請で不許可・補正になりやすいポイント

登録支援機関の申請では、次のような点に注意が必要です。

実績の立証が不十分

「外国人を支援した経験がある」と記載しても、業務期間や具体的な内容を証明できなければ、実績要件を満たしていると判断されない可能性があります。

通訳体制が不明確

対応可能言語を記載していても、誰が、どの時間帯に、どのような方法で対応するのかが明確でない場合があります。

支援担当者が名目上の配置になっている

支援対象者の人数に対して担当者が不足している場合、支援を継続的に実施できる体制かどうかが問題になります。

支援委託手数料の説明が不十分

受入れ企業から受け取る費用、外国人本人に負担させる費用、実費の扱いなどを明確にしておく必要があります。

特に、支援費用を外国人本人に直接または間接に負担させることはできません。

書類間の記載が一致していない

登記事項証明書、定款、申請書、概要書、履歴書などの記載が一致していない場合、補正や追加資料の提出を求められることがあります。

行政書士法人塩永事務所のサポート内容

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立を検討する事業者様に対して、次のようなサポートを行っています。

登録要件の事前確認
法人・個人事業主の申請形態の検討
支援責任者・支援担当者の要件確認
外国人支援実績の整理
立証資料の収集・確認
登録申請書類の作成
支援体制・業務フローの整備
支援委託手数料の説明書作成
管轄入管への申請
追加資料・補正への対応
登録後の届出体制の整備
支援記録・面談記録の様式整備
受入れ企業との業務委託契約に関する確認
登録更新に向けた期限管理

登録支援機関は、登録を受けること自体が目的ではありません。登録後に、外国人への相談対応、生活支援、定期面談、記録保存、行政機関への届出を継続的に行える体制を作ることが重要です。

まとめ

登録支援機関を設立するには、次の準備が必要です。

登録拒否事由に該当しないことを確認する
支援責任者と支援担当者を選任する
外国人支援の実績・経験を立証する
外国人が理解できる言語で支援できる体制を整える
10項目の義務的支援を実施できる業務体制を作る
必要書類をそろえて管轄の地方出入国在留管理局へ申請する
登録後の支援記録、届出、更新期限を管理する

新規登録の審査にはおおむね2か月を要するため、事業開始直前ではなく、早めに準備を開始することが大切です。行政書士法人塩永事務所では、熊本・九州を中心に、登録支援機関の設立から特定技能外国人の受入れ支援まで、事業者様の状況に合わせてサポートいたします。

登録支援機関の設立を検討されている方は、行政書士法人塩永事務所までお気軽にご相談ください。