プライバシーマーク（Pマーク）認証取得・更新支援

個人情報を適切に管理する仕組みを構築し、プライバシーマークの取得・更新を専門家がサポートします

プライバシーマーク（Pマーク）の新規取得・更新をお考えの企業様へ。

行政書士法人塩永事務所では、個人情報保護法および JIS Q 15001 の要求事項を踏まえた個人情報保護体制の整備から、社内規程・様式の作成、実際の運用、内部監査、審査対応に至るまで、企業様の実情に合わせて一貫してサポートいたします。

当事務所は認定経営革新等支援機関として、規程や書類を形式的に作成するだけでなく、企業様の事業内容、組織体制、業務フロー、個人情報の取扱状況を丁寧に確認したうえで、日々の業務に無理なく組み込める個人情報保護体制の構築を支援いたします。

• 「Pマークを取得したいが、何から着手すればよいか分からない」
• 「既存の社内規程が現在の業務実態と合っているか不安」
• 「担当者一人に業務が集中し、負担が大きくなっている」
• 「審査前に社内の体制を整理し、万全な状態で臨みたい」

このようなお悩みをお持ちの企業様も、まずはお気軽にご相談ください。

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プライバシーマークとは

プライバシーマーク制度とは、個人情報を適切に取り扱うための「個人情報保護マネジメントシステム（PMS）」を事業者自らが構築・運用し、その仕組みが JIS Q 15001 に基づく審査基準に適合していると認められた事業者に対して付与される制度です。

つまり、「個人情報保護規程を一式作成しさえすれば取得できる」というものではなく、企業の実際の業務の中で、次のような事項を体系的に整理し、組織として継続的に運用できる仕組みを構築することが求められます。

• どのような個人情報を、どのような経路で取得しているか
• 何の目的で、どのように利用しているか
• どこに、どのような方法で保管しているか
• 誰が、どのような権限で取り扱っているか
• 外部の委託先へ提供・委託している情報はあるか
• 個人情報をどのような手順で廃棄しているか
• 漏えい等の事故が発生した場合、どのように対応する体制になっているか
• 従業者に対してどのような教育を行っているか
• 個人情報保護の仕組みを、どのように点検・改善しているか

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個人情報保護法とプライバシーマークは別の制度です

企業様に特にご注意いただきたいのは、「個人情報保護法を遵守していれば、Pマークが自動的に取得できる」わけではないという点です。

個人情報取扱事業者には、個人情報保護法上、利用目的の特定・公表、安全管理措置の実施、第三者提供の制限、本人からの開示等の請求への対応など、法律に基づく義務が課されています。

一方、プライバシーマークでは、これらの法的義務を前提としつつ、JIS Q 15001 を基礎とした PMS を構築し、それを組織として実際に運用していることそのものが審査の対象となります。

したがって、Pマーク取得を目指す場合には、次の3点を総合的に整備することが不可欠です。

1. 個人情報保護法上、法律で必要とされる対応
2. JIS Q 15001 を踏まえた PMS の構築・運用
3. 審査に耐えうる社内体制の確立

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プライバシーマーク取得を検討する企業が増えている理由

企業活動においては、顧客情報、従業員情報、取引先担当者情報、採用応募者情報など、さまざまな種類の個人情報を日常的に取り扱います。

特に、以下のような業種・事業形態では、個人情報の適切な管理体制が事業運営上の重要なテーマとなっています。

• 顧客情報を大量に取り扱う企業
• 人材紹介・人材派遣・採用関連事業
• IT・システム開発関連企業
• 通信販売・EC事業者
• アウトソーシング事業者
• コールセンター運営事業者
• 医療・福祉関連事業者
• 金融・保険関連事業者
• 個人情報を取り扱うBtoB企業

また、取引先からPマーク取得を条件として求められるケースや、入札・業務委託の選定において個人情報保護体制の整備状況が重視されるケースも少なくありません。

ただし、Pマークの取得が必須かどうかは、業種、主要取引先の要求、契約条件等によって異なります。そのため、取得を検討される際には、まず「なぜ取得するのか」「取得によって自社の何を実現したいのか」という目的を明確にしておくことが重要です。

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こんな企業様におすすめです

Pマークを取得したいが、何から始めればよいか分からない

Pマーク取得にあたっては、社内規程、各種様式、個人情報の管理状況、従業者教育、内部監査など、整理すべき事項が多岐にわたります。まずは全体像を把握したうえで、自社の現状と求められる水準とのギャップを客観的に確認することが最初のステップとなります。

既存の個人情報保護規程を見直したい

すでに規程を整備済みの企業様であっても、

• 規程は存在するが、実際の業務内容と一致していない
• 数年前に作成した規程がそのまま放置されている
• 新しいクラウドサービスを導入したが、規程が更新されていない

といったケースは少なくありません。規程を「作ること」自体が目的ではなく、実際の業務と規程の内容が常に一致していることこそが重要です。

社内の個人情報管理を体系的に整理したい

Pマーク取得の取り組みをきっかけとして、

• 取り扱う個人情報の種類
• それぞれの利用目的
• 保管場所と保管方法
• アクセス権限の設定状況
• 委託先の有無とその管理状況
• 保存期間と廃棄方法
• 実施しているセキュリティ対策

といった項目を一つひとつ整理し、社内の個人情報管理全体を見直すことができます。

取引先からPマーク取得を求められている

取引先との契約更新や新規取引開始の条件として、Pマーク取得を求められるケースがあります。取得期限が定められている場合には、申請から審査完了までのスケジュールを逆算し、計画的に準備を進める必要があります。

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行政書士法人塩永事務所のプライバシーマーク取得支援

当事務所では、企業様の現状を丁寧に確認したうえで必要な業務を整理し、Pマーク取得に向けた準備を段階的にサポートいたします。

1. 現状確認・ギャップ分析

まず、現在の個人情報の取扱状況を詳細に確認します。

• どのような個人情報を、どの部署が取得・保有しているか
• 紙媒体・電子データそれぞれの保管方法
• クラウドサービスの利用状況（利用しているサービス、保存されるデータの種類等）
• 外部委託の有無とその範囲
• 従業者のアクセス権限の設定状況
• 個人情報の取得から利用、廃棄までの一連の流れ
• 既存の社内規程の内容と実態との整合性
• 個人情報に関する事故発生時の対応体制の有無

これらを確認したうえで、Pマーク取得に向けて不足している事項を具体的に整理します。

2. 個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築支援

Pマーク取得においては、個人情報を適切に取り扱うための社内体制そのものを整備することが中心的な課題となります。企業様の事業内容や組織規模に応じて、必要となる規程・手順・様式等の整備を支援します。

• 個人情報保護方針
• 個人情報保護に関する基本規程
• 個人情報の取扱手順書
• 個人情報の取得・利用に関する各種書類・同意書等
• 委託先の選定・管理に関する規程・書類
• 安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的）に関する規程・手順
• 本人からの開示等の請求への対応手順
• 個人情報に関する事故・緊急事態発生時の対応手順
• 従業者教育・研修の実施記録
• 内部監査に関する規程・記録
• マネジメントレビューに関する記録

企業様にとって本当に必要な項目かどうかを確認しながら、過不足のない体制を整備してまいります。

3. 個人情報の洗い出し・管理状況の整理

Pマーク取得においては、自社がどのような個人情報を、どの程度取り扱っているのかを正確に把握することが出発点となります。

• 顧客情報：氏名、住所、電話番号、メールアドレス、購入履歴 など
• 従業員情報：氏名、住所、生年月日、給与情報、社会保険関係情報 など
• 採用応募者情報：履歴書、職務経歴書、面接記録 など
• 取引先担当者情報：氏名、所属部署、連絡先 など

このように情報の種類ごとに整理したうえで、それぞれについて取得方法、利用目的、保管場所、アクセス権限、保存期間、委託の有無、廃棄方法を具体的に確認していきます。

4. 個人情報保護に関する社内規程・様式の整備

Pマーク取得においては、自社の実態に即した規程を整備することが何より重要です。他社の規程をそのまま流用するのではなく、「実際にその会社の業務フローの中で無理なく運用できるか」という観点から整備する必要があります。

過度に複雑・厳格なルールを設定してしまうと、現場の従業者が運用しきれず、結果として規程と実態が乖離してしまう恐れがあります。当事務所では、企業規模、業務内容、従業者数、個人情報の取扱状況等を確認したうえで、実務に即した無理のない体制づくりを支援いたします。

5. 従業者への教育・研修

個人情報保護は、専任の担当者だけで完結するものではありません。個人情報を取り扱うすべての従業者が、

• 個人情報とは何か、自社ではどのような情報を取り扱っているか
• 社内にどのようなルールが定められているか
• 情報漏えいを未然に防ぐためにどのような行動が求められるか
• 誤送信・紛失等が発生した場合、どのように報告・対応すべきか

を正しく理解していることが不可欠です。必要に応じて、教育・研修の実施サポートや、教材・実施記録の整備を支援いたします。

6. 内部監査の準備・実施支援

PMSを構築した後は、それが社内で実際に適切に運用されているかを定期的に確認する必要があります。内部監査では、単に規程が存在するかどうかではなく、「規程どおりに日々の業務が実際に行われているか」という観点からの確認が重要です。

当事務所では、内部監査に必要なチェックリストの作成、監査資料の準備、監査後に判明した指摘事項への対応まで、一連のプロセスを支援いたします。

7. マネジメントレビュー・改善対応の支援

PMSは、一度構築すれば終わりというものではありません。運用状況を継続的に確認し、問題点や改善点を洗い出したうえで、必要に応じて規程・手順・教育内容等を見直していく必要があります。当事務所では、内部監査の結果や日常の運用状況を踏まえた継続的な改善対応についてもサポートいたします。

8. 審査に向けた準備・指摘事項への対応

プライバシーマークの付与適格性審査は、指定審査機関が実施するものであり、当事務所が審査結果を保証するものではありません。ただし、審査に向けて必要となる書類・記録・運用状況の確認、準備の進め方については、専門家の立場から支援することが可能です。

審査後に指摘事項等が示された場合には、その内容を正確に確認したうえで、規程・運用・記録等について必要な改善策をご提案し、対応を支援いたします。

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「書類を作るだけ」のPマーク支援ではありません

Pマーク取得の準備では、どうしても規程や様式を整えることだけに意識が向きがちです。

しかし本当に重要なのは、「会社の実際の業務の中で、個人情報を適切に管理できる仕組みが機能しているか」という点にほかなりません。

例えば、規程には「アクセス権限を適切に管理する」と明記されていても、実際には退職者のアカウントがそのまま残っていたり、共有フォルダのアクセス権限が整理されていなかったりする状況があれば、規程と実態の間に深刻なギャップが存在することになります。

そのため当事務所では、

現状確認 → 体制設計 → 規程整備 → 運用 → 教育 → 内部監査 → 改善

という一連のサイクルを重視し、企業様が「取得して終わり」にならない、実効性のある個人情報保護体制の構築を支援いたします。

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認定経営革新等支援機関として、企業経営まで見据えた支援

行政書士法人塩永事務所は、認定経営革新等支援機関として、許認可・行政手続の代行にとどまらず、企業様の経営・業務運営全体を踏まえた支援を行っています。

Pマーク取得についても、「審査を通すためだけの書類作成」ではなく、取得後も継続して運用できる個人情報保護体制を構築することを重視しています。

特に中小企業様においては、Pマーク専任の担当者を置くことが難しいケースも少なくありません。そのため、企業様の人的リソースや日常業務の負担を十分に考慮しながら、必要な業務を整理し、無理なく継続できる仕組みを一緒に検討してまいります。

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プライバシーマーク取得後も継続的な運用が必要です

Pマークは、一度取得すれば永続的に有効となるものではありません。取得後もPMSを適切に運用し続け、次回更新に向けた準備を計画的に行う必要があります。

JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の案内によれば、更新申請については、付与契約満了日の8か月前から4か月前までの期間に申請書類を提出することとされています。

したがって、取得後も継続的に以下のような取り組みを行うことが求められます。

• 定期的な従業者教育の実施
• 個人情報の取扱状況の定期的な確認
• 内部監査の実施
• 是正・改善措置の実施
• 社内規程の見直し
• 委託先の管理・評価
• 個人情報に関する事故発生時の対応
• マネジメントレビューの実施
• 更新審査に向けた準備

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プライバシーマーク更新支援にも対応しております

すでにPマークを取得済みの企業様についても、更新に向けた支援が可能です。

• 前回審査時から担当者が交代し、経緯が引き継がれていない
• 社内規程が古くなり、現状にそぐわなくなっている
• 実際の業務と社内規程との間にずれが生じている
• 内部監査の進め方が分からず、形骸化している
• 前回審査で受けた指摘事項について、どのように改善すればよいか分からない

このようなケースについて、現在の運用状況を丁寧に確認したうえで、更新に向けて必要な対応を整理いたします。

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こんな企業様は早めのご相談をおすすめします

• 取引先からPマーク取得を求められている
• 入札・業務委託等の要件として取得を検討している
• Pマーク取得の期限がすでに決まっている
• 個人情報を大量に取り扱っている
• 顧客情報をクラウドサービス上で管理している
• 外部委託先の数が多い
• 個人情報保護規程が長期間更新されていない
• 規程と実際の業務が一致しているか不安がある
• 担当者がPマーク関連業務を他の業務と兼任している
• 内部監査の具体的な進め方が分からない
• 更新審査に向けた準備を進めたい
• 審査で受けた指摘事項への対応方法が分からない

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プライバシーマーク取得までの一般的な流れ

企業の規模や現在の管理体制によって前後しますが、一般的には以下のような流れで準備を進めます。

STEP 1｜お問い合わせ・初回相談 事業内容、会社規模、個人情報の取扱状況、取得を検討する目的、希望する取得時期等を確認します。

STEP 2｜現状分析 既存の社内規程、個人情報の管理状況、現在の社内体制等を詳細に確認します。

STEP 3｜取得に向けた計画策定 現状と求められる水準との間で不足している事項を整理し、取得までの具体的なスケジュールを設定します。

STEP 4｜PMS・社内規程等の整備 必要となる規程、手順書、各種様式等を整備します。

STEP 5｜社内運用 整備したルールに従って、実際の業務を一定期間運用します。

STEP 6｜教育・内部監査 従業者への教育を実施するとともに、PMSが規程どおりに適切に運用されているかを確認します。

STEP 7｜改善・マネジメントレビュー 内部監査等を通じて判明した問題点について、必要な改善を行います。

STEP 8｜申請・審査対応 指定審査機関への申請を行い、必要な審査対応を進めます。

STEP 9｜取得後の運用 Pマーク取得後もPMSを継続的に運用し、次回更新に向けた準備を進めます。

なお、Pマークの申請は原則として法人単位で行うものであり、申請先の指定審査機関は業種や本社所在地等によって定められています。JIPDECが指定審査機関の案内を行っており、例えば保健・医療・福祉分野については専用の指定審査機関が設けられています。

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プライバシーマーク取得・更新支援の料金

料金は、企業規模、従業者数、個人情報の取扱量、既存の規程・体制の整備状況、新規取得か更新かの別、ご依頼いただく支援範囲などによって異なります。

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「Pマークを取得すること」だけを目的にしない体制づくり

Pマーク取得を目指す過程で、自社の個人情報管理を体系的に見直す貴重な機会が得られます。

一方で、企業ごとに事業内容、従業者数、取り扱う個人情報の種類、IT環境、委託先の状況などは大きく異なります。そのため、他社の規程をそのまま導入するのではなく、自社の業務に適した個人情報保護体制を構築することが何よりも重要です。

行政書士法人塩永事務所では、企業様の現在の状況を丁寧に確認し、必要な手続・規程・社内体制を整理しながら、Pマークの取得・更新に向けた準備をサポートいたします。

「何から始めればよいのか分からない」という段階からでも、安心してご相談いただけます。

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行政書士法人塩永事務所

認定経営革新等支援機関

企業の許認可・行政手続だけでなく、事業運営に必要となる各種制度・社内体制の整備について、企業様の実情に応じた支援を行っています。

プライバシーマークの新規取得、更新、個人情報保護規程の見直し、内部監査、審査指摘事項への対応などをご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。

※プライバシーマークの付与・審査は当事務所が行うものではなく、制度上定められた指定審査機関が実施するものです。当事務所は、取得・更新に向けた準備、社内体制整備、書類作成・運用支援等を行うものであり、審査結果や付与を保証するものではありません。