登録支援機関の登録申請に必要な書類と作成時の注意点

登録支援機関の登録申請では、申請書だけでなく、法人情報、役員、支援責任者・支援担当者、外国人支援の実績や経験を証明する書類などを提出します。書類間の記載不一致や、実績の立証不足があると、追加資料の提出や補正を求められることがあるため、提出書類一覧の順番に沿って準備することが重要です。

本記事では、行政書士法人塩永事務所が、登録支援機関の新規登録申請に必要な書類と、作成時に注意すべきポイントを詳しく解説します。

※本記事は、令和8年8月31日時点の出入国在留管理庁の公表情報をもとに作成しています。申請時は、最新の様式・提出書類一覧をご確認ください。出入国在留管理庁は、令和8年8月20日にも特定技能関係の提出書類一覧を改定しています。

必要書類の全体像

登録支援機関の新規登録申請では、主に次の書類を提出します。

出入国在留管理庁の提出書類一覧では、これらの書類を所定の順番に並べ、提出確認欄を確認したうえで提出するよう案内されています。また、原本の提出が必要な書類は、原則として発行・作成後3か月以内のものが求められます。

1. 手数料納付書

新規登録申請では、手数料納付書を提出します。

新規登録の手数料は28,400円です。手数料納付書には、所定の収入印紙を貼付して提出します。金額や貼付方法を誤ると補正が必要になるため、申請直前に最新の案内を確認します。

作成時の注意点

• 新規登録用の手数料納付書を使用する。

• 更新申請用の納付書と取り違えない。

• 収入印紙を消印しない。

• 申請者名、申請内容、納付額を確認する。

• 収入印紙を貼付する位置を確認する。

• 申請書類の一番前に配置する。

手数料は申請時に納付する必要があり、新規登録手数料は28,400円とされています。

2. 登録支援機関登録申請書

登録支援機関登録申請書は、省令様式を使用して作成します。

申請者が法人であるか、個人事業主であるかによって記載内容や添付資料が異なります。法人の場合は、商号、本店所在地、代表者、役員などについて、登記事項証明書や定款と一致するように記載します。

主な記載事項

• 申請者の氏名または法人名

• 法人の代表者

• 本店所在地

• 支援業務を行う事務所

• 対応可能な言語

• 支援責任者

• 支援担当者

• 登録拒否事由に該当しないこと

• 外国人支援の実績・経験

• 他の許認可などに関する事項

作成時の注意点

法人名を正式名称で記載する

株式会社や合同会社などの法人格を省略せず、登記事項証明書に記載された正式名称を使用します。

「株式会社」の位置、スペース、旧字体、アルファベット表記なども、他の書類と統一します。

英語表記を忘れない

様式によっては、法人名、所在地、事業所名などについて英語表記の記載が必要です。出入国在留管理庁の参考様式でも、複数の欄について英語表記を必ず記載するよう注意事項が示されています。

役員は登記上の役員だけに限定しない

役員欄には、登記事項証明書に記載された取締役だけでなく、法令上の役員に該当する者を漏れなく記載します。

出入国在留管理庁の様式の注意事項でも、登記されている者だけに限定せず、法令上の役員をすべて記載することとされています。欄が足りない場合は「別紙のとおり」と記載し、別紙を添付する方法が認められています。

事業所が複数ある場合

支援業務を行う事務所が複数ある場合は、各事務所について、名称、所在地、対応言語、担当者などを整理します。

様式の記入欄が足りない場合は、別紙を作成して対応できます。事務所が3か所以上ある場合の別紙使用についても、参考様式の注意事項で示されています。

3. 登録支援機関概要書

登録支援機関概要書には、申請者の事業内容や支援業務の実施体制を記載します。

記載する主な内容

• 申請者の基本情報

• 事業内容

• 支援業務を行う事務所

• 対応可能な言語

• 支援責任者

• 支援担当者

• 通訳人の確保状況

• 外国人支援の実績

• 支援業務の開始予定

• 支援委託手数料

• 相談・苦情への対応体制

作成時の注意点

登録支援機関概要書は、単なる会社案内ではありません。登録後に、特定技能1号外国人への支援を適切に実施できるかを確認する資料です。

そのため、次のような内容を具体的に記載します。

• 相談を受け付ける電話番号・メールアドレス

• 夜間・休日の緊急連絡体制

• 通訳対応が可能な時間帯

• 支援対象者の想定人数

• 支援担当者1人あたりの担当予定人数

• 送迎を担当する者

• 面談の実施方法

• 支援記録の保管方法

• 受入れ企業への報告方法

「外国語対応可能」「適切に支援する」といった抽象的な記載だけでは、実施体制が伝わりにくくなります。

4. 登録支援機関誓約書

登録支援機関誓約書は、申請者が登録拒否事由に該当しないことや、支援業務を適正に実施することを誓約する書類です。

作成時の注意点

• 法人名または個人事業主の氏名を正確に記載する。

• 代表者の役職名と氏名を一致させる。

• 法人印の要否を最新様式で確認する。

• 誓約内容を確認せずに形式的に署名しない。

• 役員や担当者について、別の誓約書との内容を一致させる。

誓約書の内容と、役員の住民票、履歴書、支援担当者の誓約書などに矛盾がないか確認します。

5. 法人に関する添付書類

法人が申請する場合は、法人の実在性、事業内容、役員の適格性を確認するため、次のような資料を提出します。

登記事項証明書

登記事項証明書には、次の事項が確認できる必要があります。

• 商号

• 本店所在地

• 代表者

• 役員

• 目的

• 法人の設立状況

原則として、発行後3か月以内のものを準備します。申請書、定款、概要書に記載する法人名・所在地・代表者は、登記事項証明書と完全に一致させます。

定款または寄附行為の写し

定款には、登録支援機関として行う支援業務と関連する事業目的が記載されているか確認します。

すでに定款に十分な事業目的がある場合は問題ありませんが、目的が明らかに不足している場合には、目的変更登記が必要になる可能性があります。

ただし、登録支援機関の登録申請にあたって、すべての法人が必ず定款変更をしなければならないわけではありません。現在の目的、実際の事業内容、今後の支援業務を確認したうえで判断します。

役員の住民票

役員の住民票は、マイナンバーの記載がなく、本籍地が記載されたものを求められる場合があります。

取得時には、次の点を確認します。

• 本籍地の記載がある。

• マイナンバーの記載がない。

• 発行から3か月以内である。

• 氏名・住所が申請書と一致している。

• 法人の役員を漏れなく対象としている。

役員に関する添付書類の範囲は、法人の機関設計や役員の職務内容によって異なる場合があるため、個別に確認することが重要です。

6. 支援責任者の書類

支援責任者については、主に次の書類を提出します。

• 支援責任者の就任承諾書及び誓約書

• 支援責任者の履歴書

• 支援責任者の経験を証明する資料

• 必要に応じて、役員・職員であることを確認できる資料

支援責任者は、支援担当者を監督し、登録支援機関の支援業務全体を管理する者です。

履歴書の作成時の注意点

履歴書には、単に学歴や職歴を記載するだけでなく、外国人支援を適切に行える知識・経験が分かるように記載します。

特に次の点を具体化します。

• 在職期間

• 所属部署

• 職務内容

• 外国人雇用・生活相談の経験

• 対応した外国人の人数

• 対応言語

• 支援業務に従事した期間

• 現在の役職・雇用関係

「外国人対応」とだけ記載するのではなく、「外国人従業員の生活相談、行政手続の案内、住居確保支援を何年何か月行った」など、具体的な業務内容を記載すると、経験の立証につながります。

7. 支援担当者の書類

支援担当者についても、次の書類を提出します。

• 支援担当者の就任承諾書及び誓約書

• 支援担当者の履歴書

• 支援担当者の経験を証明する資料

• 雇用関係や所属を確認できる資料

支援担当者は、外国人からの相談対応、生活オリエンテーション、定期面談、行政手続の支援など、実際の支援業務を担当します。

作成時の注意点

• 支援責任者との役割分担を明確にする。

• 支援対象者の人数に対して担当者数が不足していないか確認する。

• 担当者が支援業務を行う時間を確保できるか確認する。

• 対応言語と通訳体制を具体的に記載する。

• 支援担当者が受入れ企業と密接な関係にないか確認する。

• 支援業務に影響する兼業・兼務がないか確認する。

支援担当者の配置は、名目上のものではなく、実際に相談や面談に対応できる体制であることが必要です。

8. 支援委託手数料に係る説明書

支援委託手数料に係る説明書には、登録支援機関が受入れ企業から受け取る予定の費用を記載します。

記載する主な内容

• 支援委託手数料の金額

• 月額制か、一括制か

• 支援内容ごとの料金

• 送迎費用

• 通訳費用

• 実費の取扱い

• 追加費用の有無

• 支払時期

• 支払者

• 特定技能外国人本人の費用負担の有無

作成時の注意点

支援に要する費用を特定技能外国人本人に負担させることはできません。

したがって、受入れ企業から支援委託手数料を受け取るのか、外国人本人から徴収する費用がないのかを明確にします。

たとえば、次のような記載は不明確です。

支援費用については、別途協議する。

このような記載では、実際の費用負担者や金額が分かりません。

一方、次のように具体的に記載すると、費用の透明性が高まります。

支援委託手数料は、受入れ機関から月額○○円を受領する。特定技能外国人本人から、支援業務に関する費用は徴収しない。送迎に要する実費については、受入れ機関との契約に基づき受入れ機関が負担する。

実際の契約内容と説明書の記載が異ならないよう注意します。

9. 実績・経験を証明する書類

登録支援機関の登録申請では、外国人支援を適正に実施できることを示す実績・経験の証明資料が重要です。

出入国在留管理庁の提出書類一覧では、法令上の実績要件について、複数の類型から該当するものを選び、AからDまでのいずれかの証明資料を提出する形になっています。

立証資料の例

• 外国人を受け入れた実績を示す資料

• 雇用契約書

• 在職証明書

• 受入れ外国人の名簿

• 相談業務の契約書

• 相談記録

• 業務委託契約書

• 報酬の入金記録

• 支援業務の実施報告書

• 支援責任者・支援担当者の職務証明書

• 外国人支援業務の期間を示す資料

• 監理団体や職業紹介事業に関する許可・登録資料

実績資料の注意点

実績資料は、次の4点が分かるように整理します。

1. 誰が支援したのか

2. いつ支援したのか

3. どの外国人に対して支援したのか

4. どのような業務を行ったのか

たとえば、会社が過去に外国人従業員を雇用していたとしても、申請する法人と雇用主体が異なる場合には、その関係を説明する必要があります。

また、支援責任者個人の経験で申請する場合は、会社の実績と担当者個人の職務経験を混同しないようにします。

書類全体の作成上の注意点

申請者情報を統一する

次の情報は、すべての書類で統一します。

• 法人名

• 代表者名

• 本店所在地

• 事業所所在地

• 電話番号

• 支援責任者名

• 支援担当者名

• 対応可能言語

本店移転や代表者変更の登記が未了の場合、申請書と登記事項証明書の記載が一致しない可能性があります。申請前に法人情報を確認します。

役員の範囲を確認する

役員欄には、取締役だけでなく、法令上の役員に該当する者を記載します。

役員の記載漏れは、誓約書や住民票の不足にもつながります。取締役会設置会社、合同会社、一般社団法人、NPO法人など、法人形態ごとに役員の範囲を確認することが重要です。

原本の有効期間を管理する

登記事項証明書や住民票など、原本提出が必要な書類は、発行後3か月以内のものを準備します。早く取得しすぎると、申請時に有効期間を経過することがあります。

片面印刷・書類の順序を守る

出入国在留管理庁の提出書類一覧では、申請書および添付書類を片面印刷し、確認表の番号順に並べて提出するよう案内されています。

提出前には、次の点を確認します。

• すべて片面印刷になっている。

• 書類が番号順に並んでいる。

• 提出確認欄に「有」または「無」を記載している。

• 不要書類を混在させていない。

• 写しの文字が鮮明である。

• ホチキスやファイルの扱いが提出先の指示に沿っている。

• 返信用封筒が同封されている。

空欄を適切に処理する

該当しない欄を空欄のままにするのではなく、「該当なし」と記載する方が、記載漏れとの区別が明確になります。

ただし、様式によって記載方法が指定されている場合は、その指示に従います。

別紙を使う場合の注意

役員が多い場合、事務所が複数ある場合、対応言語が多い場合などは、別紙を添付できます。

別紙には、次の事項を記載します。

• どの様式の何欄の別紙か

• 申請者名

• ページ番号

• 本体様式との対応関係

• 作成日

本体様式に「別紙のとおり」と記載し、別紙だけを添付することのないようにします。

申請前のチェックリスト

申請者・法人関係

• 法人名が登記事項証明書と一致している。

• 代表者名が一致している。

• 本店所在地が一致している。

• 役員を漏れなく記載している。

• 定款の事業目的を確認している。

• 登記事項証明書が発行後3か月以内である。

• 役員の住民票に本籍地が記載されている。

• 住民票にマイナンバーが記載されていない。

支援体制関係

• 支援責任者を選任している。

• 支援担当者を1名以上選任している。

• 支援責任者と担当者の役割を整理している。

• 対応可能な言語を確認している。

• 通訳体制を確保している。

• 夜間・休日の連絡体制を決めている。

• 支援記録の保管方法を決めている。

• 相談・苦情対応の手順を作成している。

実績・費用関係

• 実績要件のどの類型で申請するか決めている。

• 実績・経験を証明する資料がある。

• 履歴書と証明資料の期間が一致している。

• 支援委託手数料の金額を明確にしている。

• 外国人本人に支援費用を負担させていない。

• 説明書と業務委託契約の内容が一致している。

行政書士法人塩永事務所のサポート

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の登録申請について、次の業務をサポートしています。

• 登録要件の確認

• 法人・個人事業主の申請形態の確認

• 役員の範囲の確認

• 支援責任者・支援担当者の適格性確認

• 外国人支援実績の整理

• 立証資料の収集・確認

• 登録申請書の作成

• 登録支援機関概要書の作成

• 誓約書・就任承諾書・履歴書の確認

• 支援委託手数料説明書の作成

• 必要書類の一覧化

• 管轄の地方出入国在留管理局への申請

• 補正・追加資料への対応

• 登録後の支援記録・届出体制の整備

• 登録更新に向けた期限管理

登録支援機関の登録申請では、書類を提出するだけでなく、申請書の内容と実際の支援体制が一致していることが重要です。

行政書士法人塩永事務所では、熊本県をはじめ九州各県の事業者様を対象に、登録支援機関の登録申請を支援しています。登録要件や必要書類の判断に迷われている場合は、申請前の段階からご相談ください