登録支援機関に対してサポートできる行政書士業務｜行政書士法人塩永事務所
登録支援機関は、特定技能1号外国人の生活・就労を支援する重要な役割を担っています。一方で、在留資格申請、各種届出、契約書作成、許認可、外国人雇用に関する社内体制整備など、行政書士が専門的にサポートできる業務も多くあります。
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立後に発生する行政手続や、特定技能外国人の受入れに関する書類作成・申請取次・制度運用を、登録支援機関と連携してサポートしています。
登録支援機関と行政書士の役割
登録支援機関は、受入れ企業から委託を受けて、特定技能1号外国人に対する支援計画を実施します。
これに対して行政書士は、行政機関へ提出する書類の作成、申請手続の代理・申請取次、許認可や在留資格に関する法務支援を行います。
両者は似ているように見えますが、業務の範囲は異なります。
登録支援機関が行政書士業務に該当する申請書の作成や提出を報酬を得て行う場合は、行政書士法上の問題が生じる可能性があります。行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関が行える支援業務と、行政書士が受任すべき業務を整理して対応します。
登録支援機関の登録・更新手続
新規登録申請
登録支援機関として業務を開始するには、出入国在留管理庁長官の登録を受ける必要があります。
行政書士法人塩永事務所では、次の業務をサポートします。
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登録要件の確認
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登録拒否事由の確認
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支援責任者・支援担当者の要件確認
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外国人支援実績の整理
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対応可能言語の確認
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支援体制の整理
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登録申請書の作成
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登録支援機関概要書の作成
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誓約書の確認
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履歴書・就任承諾書の確認
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支援委託手数料説明書の作成
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法人関係書類の確認
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管轄地方出入国在留管理局への提出
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補正・追加資料への対応
登録申請では、申請書だけでなく、法人情報、役員、支援責任者・支援担当者、支援実績などを立証する資料が必要です。
登録更新申請
登録支援機関の登録期間は5年間です。
更新申請は、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までに行います。cite
更新時には、次の事項を確認します。
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登録事項に変更がないか
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役員の変更がないか
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支援責任者・支援担当者の体制
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対応可能言語
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支援実績
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支援記録の保存状況
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変更届出の提出状況
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支援業務の実施体制
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支援委託手数料の説明内容
更新期限を過ぎると登録の継続ができなくなる可能性があるため、満了日の1年程度前から準備を始めることをおすすめします。
登録事項の変更届出
登録支援機関の登録後、登録事項に変更が生じた場合は、変更届出を行います。
変更の対象となる主な事項
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法人名
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本店所在地
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代表者
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役員
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支援責任者
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支援担当者
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支援事務所
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対応可能な言語
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支援業務の実施体制
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支援業務の内容
登録事項変更に関する届出は、変更が生じた日から14日以内に提出します。出入国在留管理庁への電子届出システムを利用した提出や、管轄地方出入国在留管理官署への郵送・窓口提出が可能です。cite
複数の変更が同時に生じた場合は、所定の別紙を使用してまとめて届出できる場合があります。cite
行政書士法人による確認内容
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変更日を確認する。
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変更届出の期限を計算する。
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変更後の登記事項証明書を取得する。
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役員変更に関する添付書類を確認する。
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支援責任者・担当者の交代書類を準備する。
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対応可能言語の変更を確認する。
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変更内容が複数ある場合の提出方法を判断する。
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電子届出または郵送・窓口提出を行う。
代表者や役員の変更だけでなく、担当者の退職や事務所移転も届出の対象となることがあります。人事異動や法人変更が発生した時点で、行政書士へ確認することが重要です。
特定技能外国人の在留資格手続
登録支援機関が受託する支援業務と、特定技能外国人の在留資格申請は、別の手続として整理します。
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関や受入れ企業から依頼を受け、次の手続をサポートします。
在留資格認定証明書交付申請
海外にいる外国人を日本へ呼び寄せる場合に行う手続です。
主な確認事項は次のとおりです。
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特定技能外国人の学歴・職歴
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技能試験の合格状況
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日本語試験の合格状況
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健康診断
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雇用契約
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報酬額
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受入れ企業の適格性
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支援計画
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登録支援機関との委託契約
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分野別の追加要件
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送出し国側の手続
在留資格変更許可申請
留学生、技能実習生、特定活動など、日本に在留する外国人が特定技能へ変更する場合に行います。
特に技能実習から特定技能へ移行する場合は、技能実習の修了状況、評価調書、技能実習時の職種と特定技能の業務区分などを確認します。
在留期間更新許可申請
特定技能1号の在留期間を更新する場合は、これまでの就労状況や支援状況も確認します。
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雇用契約が継続しているか
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給与が適正に支払われているか
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税金・社会保険に未納がないか
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転職や職場変更がないか
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支援計画が適切に実施されているか
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届出に漏れがないか
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受入れ企業の要件を満たしているか
申請取次
行政書士法人塩永事務所では、所属する申請取次行政書士が、適切な委任関係のもとで、地方出入国在留管理局への申請書類提出や在留カードの受領などを行います。
登録支援機関の職員が、報酬を得て、外国人または受入れ企業に代わって在留申請書類を作成・提出する場合は、行政書士法との関係を確認する必要があります。日本行政書士会連合会も、登録支援機関の職員による申請取次に関して、報酬を得て申請書の作成・提出などを行う場合の問題を指摘しています。cite
支援委託契約・業務委託契約の整備
登録支援機関と受入れ企業の間では、支援委託契約を締結します。
契約書に定める事項
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支援対象者
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支援業務の内容
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支援開始日
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契約期間
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支援委託手数料
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支払時期
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送迎費用
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通訳費用
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実費の負担者
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相談対応時間
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緊急時の連絡方法
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個人情報の取扱い
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秘密保持
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契約解除
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支援記録の保存
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契約終了後の引継ぎ
支援委託契約の内容と、実際の支援業務が一致していることが重要です。
契約変更・終了時の対応
支援委託契約を締結、変更、終了した場合、受入れ企業側に届出が必要となる場合があります。原則として、契約の締結・変更・終了があった日から14日以内の届出を確認します。cite
登録支援機関を変更する場合は、旧契約の終了と新契約の締結を分けて確認し、支援の空白期間が発生しないように引継ぎを行います。
支援業務マニュアルの作成
登録支援機関の運営を安定させるため、支援担当者が共通して使用できる業務マニュアルを作成します。
マニュアルの内容
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相談受付の方法
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事前ガイダンスの手順
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生活オリエンテーションの手順
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送迎時の対応
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公的手続の支援方法
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住居確保支援
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日本語学習支援
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定期面談の実施方法
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相談・苦情対応
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転職支援
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行政機関への相談・通報
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支援記録の作成
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個人情報の取扱い
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緊急時の連絡体制
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受入れ企業への報告方法
マニュアルは、登録支援機関の業務内容、受託人数、対応言語、対応地域などに応じて作成します。
支援記録・書式の整備
登録支援機関が適切に支援を行ったことを説明するためには、記録が必要です。
作成できる主な書式
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事前ガイダンス記録
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生活オリエンテーション記録
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送迎記録
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住居確保支援記録
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公的手続支援記録
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日本語学習支援記録
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相談・苦情記録
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定期面談記録
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転職支援記録
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日本人との交流支援記録
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支援未実施理由書
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受入れ企業への報告書
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支援対象者管理表
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在留期限管理表
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届出期限管理表
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支援業務引継ぎ確認書
記録には、支援日、担当者、通訳者、支援内容、外国人の理解状況、相談事項、対応結果などを具体的に記載します。
受入れ企業向けの制度整備
登録支援機関だけでなく、受入れ企業にも特定技能制度上の義務があります。
行政書士法人塩永事務所では、受入れ企業に対して次の業務を行います。
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特定技能雇用契約の確認
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労働条件通知書の確認
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給与・手当・控除の確認
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就業規則の確認
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社会保険・労働保険の確認
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住居・家賃負担の確認
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ハラスメント防止体制の整備
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定期面談に必要な資料の整理
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定期届出の準備
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退職・解雇時の対応
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転職支援の整理
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雇用契約終了に関する届出
受入れ企業は、対象年度に特定技能外国人と雇用契約関係があった場合、実際に就労していない期間があっても、定期届出が必要となる場合があります。cite
支援担当者・企業担当者への研修
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の支援担当者や受入れ企業の担当者に対して、制度研修を行います。
研修内容
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特定技能制度の基本
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登録支援機関の役割
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受入れ企業の責任
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支援10項目
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面談の進め方
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相談・苦情の聞き取り
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ハラスメント防止
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労働条件の確認
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失踪防止
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在留期限の管理
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支援記録の書き方
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届出が必要となるケース
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退職・転職時の対応
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多文化コミュニケーション
研修は、講義形式だけでなく、相談事例を用いたロールプレイや、実際の書式を使った記録作成演習にも対応できます。
外国人採用・職業紹介との連携
登録支援機関が外国人採用の相談を受けることもあります。
行政書士法人塩永事務所では、次のような業務を整理して支援します。
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採用候補者の在留資格要件確認
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技能試験・日本語試験の確認
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雇用条件の確認
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海外送出し機関との書類確認
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国内職業紹介機関との連携
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受入れ企業の採用手続
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在留申請
ただし、求人・求職のあっせんを行う職業紹介事業は、職業安定法上の許可・届出が必要となる場合があります。
登録支援機関の登録だけで、職業紹介事業を行えるわけではありません。行政書士法人塩永事務所では、職業紹介に該当する業務と、在留資格申請に関する行政書士業務を区別して対応します。
届出・行政手続の管理
登録支援機関や受入れ企業は、一定の変更や契約終了があった場合に、届出を行う必要があります。
行政書士法人塩永事務所では、次のような期限管理を行います。
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登録事項変更届出
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支援委託契約の締結・変更・終了届出
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支援業務の休止・廃止届出
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特定技能外国人の雇用契約終了に関する届出
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受入れ企業の定期届出
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在留期間更新の申請
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登録支援機関の更新申請
出入国在留管理庁は、登録支援機関の登録事項に変更があった場合、変更日から14日以内に届出を行うよう案内しています。cite
行政書士法人塩永事務所の支援メニュー
登録支援機関登録サポート
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新規登録申請
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登録更新申請
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登録事項変更届出
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休止・廃止届出
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追加資料・補正対応
特定技能在留手続サポート
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在留資格認定証明書交付申請
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在留資格変更許可申請
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在留期間更新許可申請
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特定技能外国人の転職手続
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雇用契約終了時の手続
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所属機関に関する届出
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申請取次
契約・書式整備
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支援委託契約書
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業務委託契約書
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秘密保持契約書
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個人情報取扱規程
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支援記録様式
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面談記録
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相談記録
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支援業務マニュアル
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届出管理表
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受入れ企業向け説明資料
研修・社内体制整備
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支援担当者研修
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受入れ企業担当者研修
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現場管理者研修
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ハラスメント防止研修
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外国人対応研修
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支援記録作成研修
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届出実務研修
継続顧問
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制度に関する日常相談
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支援業務の運用相談
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在留期限管理
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支援記録の確認
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受入れ企業との調整
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届出期限の管理
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契約変更の確認
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登録更新の準備
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行政機関からの照会対応
まとめ
登録支援機関に対して行政書士がサポートできる業務は、登録申請だけではありません。
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登録支援機関の新規登録・更新
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登録事項変更届出
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支援委託契約に関する手続
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特定技能外国人の在留資格申請
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申請取次
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支援業務マニュアルの作成
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支援記録・届出管理書式の整備
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受入れ企業への制度説明
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支援担当者研修
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外国人の転職・退職・帰国時の手続
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継続的な顧問相談
登録支援機関の職員がすべての行政書士業務を行えるわけではなく、支援業務と行政書士業務を適切に区分することが重要です。
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関と受入れ企業の実情を確認し、必要な業務だけを個別に依頼できるスポット対応から、在留申請・届出・研修・継続相談を含む総合サポートまで対応しています。
熊本県をはじめ九州各県で登録支援機関を運営されている事業者様、特定技能外国人の受入れを検討されている企業様は、行政書士法人塩永事務所までご相談ください。