登録支援機関設立後の顧問・外部監査サポート｜行政書士法人塩永事務所

登録支援機関は、登録を受けた後も、特定技能1号外国人への支援、支援記録の作成、定期面談、受入れ企業との連携、各種届出、登録更新などを継続して行わなければなりません。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立・登録申請だけでなく、設立後の顧問契約、支援業務の運用支援、届出管理、内部点検、任意の外部監査・第三者チェックまで、継続的にサポートしています。

なお、現在の特定技能制度では、登録支援機関に対して「外部監査人」の選任が一律に義務付けられているわけではありません。登録支援機関の業務について法定の業務監査制度は設けられていませんが、地方出入国在留管理局などから事実調査、報告、資料提出を求められた場合には協力する必要があります。

登録後の継続管理が重要な理由

登録支援機関は、登録通知書を受け取った後から、実際の支援業務を開始します。

しかし、登録時に提出した書類上の体制と、実際の運営体制が一致していない場合、次のような問題が発生する可能性があります。

• 支援記録が作成されていない。

• 定期面談が予定どおり実施されていない。

• 外国人からの相談に対応できていない。

• 通訳体制が実際には機能していない。

• 支援担当者が退職したのに変更届を提出していない。

• 受入れ企業への報告が不十分である。

• 支援委託契約の変更・終了に関する届出が遅れている。

• 登録更新の申請期間を過ぎてしまう。

• 支援費用を外国人本人に負担させている。

登録支援機関の運営では、単発の申請よりも、毎月・毎年の継続的な管理が重要です。

顧問契約によるサポート

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関または特定技能外国人を受け入れる企業と顧問契約を締結し、継続的な制度運用を支援します。

顧問契約の基本内容

顧問契約では、登録支援機関の規模や受託人数に応じて、次のような業務を組み合わせます。

• 特定技能制度に関する継続相談

• 支援業務の運用確認

• 受入れ企業との契約確認

• 支援記録の確認

• 定期面談の実施状況確認

• 相談・苦情対応の助言

• 変更届出の要否確認

• 支援委託契約の変更・終了対応

• 受入れ企業への制度説明

• 在留期限の管理

• 特定技能関係の申請・届出

• 登録更新の準備

• 行政機関からの照会対応

顧問契約は、問題が起きた後に対応するのではなく、問題が起きる前に確認するための仕組みです。

月次・定期的な運営確認

顧問契約では、次のような項目を月次または定期的に確認します。

• 新たに受け入れた外国人の有無

• 支援開始日の確認

• 在留期限

• 定期面談の実施状況

• 相談・苦情の有無

• 受入れ企業との連絡状況

• 支援記録の作成状況

• 退職・転職・帰国の予定

• 支援委託契約の変更

• 支援担当者の変更

• 届出期限

たとえば、支援対象者が増えた場合には、支援担当者の人数や通訳体制が十分かを見直します。

受入れ企業への顧問サポート

登録支援機関が適切に業務を行うためには、受入れ企業側の協力が必要です。

登録支援機関に支援を委託している場合でも、受入れ企業が負う労務管理上の責任や、特定技能所属機関としての届出義務がすべてなくなるわけではありません。

受入れ企業に対する主な支援

• 雇用契約書・労働条件通知書の確認

• 給与・手当・控除内容の確認

• 労働時間・休日・休暇の確認

• 社会保険・労働保険の加入状況確認

• 住居確保状況の確認

• ハラスメント防止体制の確認

• 外国人への説明資料の整備

• 定期面談に必要な情報の提供依頼

• 退職・解雇時の対応

• 転職支援の必要性の確認

• 入管への届出に関する情報整理

特定技能外国人に対する支援は、登録支援機関だけで完結しません。雇用契約、給与、勤務状況、社会保険、職場環境について、受入れ企業から正確な情報を受け取る必要があります。

支援業務の実施サポート

事前ガイダンス

事前ガイダンスでは、雇用条件、活動内容、入国手続、保証金・違約金、支援担当者などを説明します。

行政書士法人塩永事務所では、次の資料を整備します。

• 事前ガイダンス説明書

• 多言語説明資料

• 説明実施記録

• 通訳者記録

• 外国人の理解確認欄

• 質疑応答記録

特に重要なのは、外国人が内容を理解したかを確認することです。説明資料を渡しただけでは、十分な説明を行ったことを証明できない場合があります。

生活オリエンテーション

生活オリエンテーションでは、ごみ出し、交通ルール、医療、防災、税金、社会保険、相談窓口などを説明します。

実施後は、次の事項を記録します。

• 実施日

• 実施場所

• 説明担当者

• 通訳者

• 使用資料

• 説明内容

• 外国人からの質問

• 理解状況

• 追加説明の必要性

定期面談

特定技能外国人本人と、勤務先の上司などに対して、定期的に面談を行います。

面談では、次の事項を確認します。

• 契約どおりの業務か

• 給料が正しく支払われているか

• 長時間労働がないか

• ハラスメントがないか

• 住居や生活に問題がないか

• 職場で孤立していないか

• 体調に問題がないか

• 転職や帰国の希望がないか

面談では、受入れ企業の担当者だけでなく、外国人本人から直接話を聞くことが重要です。本人が会社の担当者の前では話しにくい問題を抱えている場合があるため、必要に応じて個別面談を行います。

相談・苦情対応

相談や苦情を受けた場合は、緊急性と重大性を判断します。

相談記録には、事実と評価を分けて記載します。

たとえば、「会社が悪い」と記録するのではなく、「本人は、令和○年○月分の給与について、契約書記載額より○円少ないと説明した。給与明細を確認したところ、控除欄に○○の記載があった」といった形で、確認可能な事実を記載します。

支援記録の点検

登録支援機関では、支援対象者ごとに支援記録を作成・保存します。

点検する主な記録

• 事前ガイダンス記録

• 入国時の送迎記録

• 生活オリエンテーション記録

• 住居確保支援記録

• 公的手続支援記録

• 日本語学習支援記録

• 相談・苦情対応記録

• 日本人との交流促進記録

• 転職支援記録

• 定期面談記録

• 受入れ企業との連絡記録

• 行政機関への相談・通報記録

点検時の確認事項

• 実施日が記載されているか

• 支援担当者が明確か

• 通訳者が記載されているか

• 支援対象者本人の確認があるか

• 支援内容が具体的か

• 問題発生時の対応が記録されているか

• 受入れ企業への報告があるか

• 未実施の支援について理由が記載されているか

• 保存期間を確保しているか

支援記録は、単に作成するだけでなく、第三者が見ても支援の実施状況を確認できる内容にすることが重要です。

外部監査・第三者チェック

登録支援機関に法定外部監査人は必要か

特定技能制度において、登録支援機関に対し、育成就労制度の監理支援機関のような外部監査人の選任が一律に義務付けられているわけではありません。

外部監査人の設置義務が問題となるのは、主に育成就労制度における監理支援機関です。登録支援機関については、特定技能ガイドブックでも、登録支援機関に対する業務監査制度はないと整理されています。

したがって、登録支援機関が独自に「外部監査人」を置く場合は、法定義務としてではなく、業務の適正性を確認するための任意の第三者チェックとして実施することになります。

任意の外部監査を行うメリット

任意の外部監査・第三者チェックには、次のメリットがあります。

• 支援記録の不備を早期に発見できる。

• 支援担当者による対応のばらつきを確認できる。

• 受入れ企業との責任分担を整理できる。

• 届出漏れを防止できる。

• 外国人本人の相談が適切に処理されているか確認できる。

• 登録更新前に問題点を修正できる。

• 行政機関から照会を受けた際に資料を提示しやすい。

• 取引先である受入れ企業への信頼性を高められる。

外部監査の実施項目

行政書士法人塩永事務所が行う任意の第三者チェックでは、次の項目を確認します。

書類監査

• 登録事項

• 支援責任者・支援担当者

• 対応言語

• 支援委託契約

• 支援委託手数料

• 支援実施記録

• 定期面談記録

• 相談・苦情記録

• 送迎記録

• 行政手続支援記録

• 変更届出の状況

• 定期届出に関する資料

運用監査

• 実際に支援担当者が対応しているか

• 通訳者が確保されているか

• 緊急時に連絡が取れるか

• 相談を受けた後の対応が適切か

• 受入れ企業への報告が行われているか

• 外国人本人が支援制度を理解しているか

• 支援計画と実際の運用が一致しているか

受入れ企業監査

• 雇用契約どおりの労働条件か

• 給与・手当が適正か

• 勤怠管理が適切か

• 社会保険加入が適正か

• 住居費や光熱費の負担が適切か

• ハラスメント相談窓口があるか

• 外国人本人に不当な費用を負担させていないか

外部監査と行政書士業務の関係

第三者チェックを行う場合でも、登録支援機関自身の自己監査と、外部の行政書士法人による確認を区別します。

行政書士法人塩永事務所では、必要に応じて次のような形で実施します。

• 年1回の書類点検

• 半年ごとの支援体制確認

• 受入れ企業ごとの運用チェック

• 問題案件発生時の臨時点検

• 登録更新前の総合点検

• 行政機関から照会を受けた場合の資料整理

外部監査を実施する場合は、監査対象、期間、確認資料、報告書の内容、是正期限、再確認方法を契約書に定めておくと明確です。

届出・契約変更の管理

支援委託契約の変更・終了

支援委託契約を新たに締結、変更、終了した場合、受入れ企業側に届出が必要となる場合があります。原則として、事由が生じた日から14日以内に手続を行います。

登録支援機関を変更する場合には、旧登録支援機関との契約終了と、新登録支援機関との契約締結について、必要な届出を整理します。

登録事項の変更

次の事項に変更があった場合は、変更届出が必要となることがあります。

• 法人名

• 本店所在地

• 代表者

• 役員

• 支援責任者

• 支援担当者

• 支援事務所

• 対応可能言語

• 支援業務の実施体制

変更届出の要否を判断する前に、変更内容、変更日、対象となる登録事項、添付書類、届出期限を確認します。

休止・廃止

支援業務を休止・廃止する場合は、休止日・廃止日から14日以内に、所定の届出を行います。出入国在留管理庁の提出資料一覧でも、支援業務の休止・廃止について14日以内の届出が必要とされています。

受託中の特定技能外国人がいる場合は、届出だけでなく、支援の引継ぎを行う必要があります。

登録更新の事前点検

登録支援機関の登録期間は5年間です。

更新申請は、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までに行います。cite

更新前には、次の項目を総合的に点検します。

• 登録事項に変更がないか

• 変更届出を提出しているか

• 役員に登録拒否事由がないか

• 支援責任者・担当者の体制が維持されているか

• 対応可能言語に変更がないか

• 支援記録が保存されているか

• 定期面談が実施されているか

• 相談・苦情対応に問題がないか

• 支援委託手数料の説明が適切か

• 受入れ企業から必要な情報を取得しているか

• 支援業務を再委託していないか

行政書士法人塩永事務所では、更新申請の直前ではなく、満了日の1年前を目安に事前点検を開始することを推奨しています。

顧問・外部チェックの契約モデル

登録支援機関の規模や受託人数に応じて、次のようなサポート形態が考えられます。

実際の契約内容は、支援対象者数、対応言語、受入れ企業数、登録支援機関の社内体制、在留申請の有無などに応じて設計します。

行政書士法人塩永事務所のサポート

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関設立後の継続支援として、次の業務を行っています。

登録支援機関向け

• 登録後の業務運用設計

• 支援業務マニュアルの作成

• 支援記録様式の整備

• 支援担当者への制度研修

• 相談・苦情対応の助言

• 定期面談の運用確認

• 多言語支援体制の確認

• 支援委託契約の確認

• 支援費用の適正性確認

• 変更届出・休廃止届出

• 定期届出資料の整理

• 登録更新申請

• 任意の外部第三者チェック

• 行政機関からの照会対応

受入れ企業向け

• 特定技能雇用契約の確認

• 労働条件の確認

• 外国人雇用に関する社内体制整備

• 住居・生活支援の確認

• ハラスメント防止体制の整備

• 受入れ後の定期面談対応

• 退職・転職・帰国時の手続

• 特定技能関係の申請・届出

• 登録支援機関との契約確認

• 外国人雇用管理に関する継続相談

まとめ

登録支援機関の設立後は、登録内容と実際の支援体制を一致させ、日々の支援・記録・届出を適切に行うことが重要です。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関に対して、次のような継続サポートを提供しています。

• 顧問契約による日常的な制度相談

• 支援業務・支援記録の点検

• 受入れ企業との連携支援

• 各種届出・契約変更の管理

• 登録更新の事前準備

• 任意の外部監査・第三者チェック

• 特定技能外国人の在留手続

• 行政機関からの照会対応

登録支援機関に外部監査人の設置義務はありませんが、第三者による定期点検を取り入れることで、支援記録の不備、届出漏れ、受入れ企業との認識違いを早期に発見できます。

熊本県をはじめ九州各県で登録支援機関を運営されている事業者様、特定技能外国人の受入れを行う企業様は、行政書士法人塩永事務所までご相談ください。設立後の顧問業務から、支援体制の点検、外部第三者チェック、登録更新まで、実務に即してサポートいたします。