登録支援機関設立後のサポート内容｜行政書士法人塩永事務所

登録支援機関は、登録を受けて終わりではありません。登録後は、特定技能1号外国人への支援業務、支援記録の作成・保存、受入れ企業との連携、出入国在留管理庁への届出、登録事項の変更管理、5年ごとの更新申請などを継続して行う必要があります。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立・登録申請だけでなく、登録後の支援体制の整備、届出管理、支援業務の適正化、受入れ企業への実務支援まで一貫してサポートします。

※本記事は、令和8年8月時点の出入国在留管理庁の公表情報をもとに作成しています。特定技能制度の様式・届出方法は変更されることがあるため、実際の手続では最新情報をご確認ください。

登録後に必要となる業務

登録支援機関として登録された後は、主に次の業務を適切に実施します。

• 特定技能1号外国人への義務的支援

• 受入れ企業との支援委託契約の管理

• 支援実施記録の作成・保存

• 相談・苦情への対応

• 定期面談の実施

• 必要な届出の作成・提出

• 登録事項に変更があった場合の届出

• 支援業務の休止・廃止に関する届出

• 登録更新申請

• 個人情報・在留情報の管理

• 受入れ企業に対する制度運用の助言

登録支援機関が受託した支援業務を、さらに別の機関へ再委託することはできません。そのため、自社で実際に支援を実施できる人員・言語・記録管理体制を整備しておく必要があります。

1号特定技能外国人への支援

事前ガイダンスの実施

雇用契約の内容、報酬、労働時間、入国手続、保証金や違約金の有無などを、外国人が理解できる言語で説明します。

行政書士法人塩永事務所では、事前ガイダンスについて、次のような項目を確認できるチェックリストを整備します。

• 雇用契約の期間

• 業務内容

• 基本給・手当・控除

• 労働時間・休日・休暇

• 社会保険・税金

• 住居

• 入国・帰国に関する事項

• 保証金・違約金の有無

• 支援担当者の連絡先

• 相談・苦情の申出方法

説明を行った日、説明担当者、通訳者、説明内容、外国人の理解状況を記録しておくことが重要です。

入国・帰国時の送迎

入国時は、空港や海港から住居または事業所まで送迎します。

帰国時には、住居または事業所から空港・海港まで送迎し、原則として保安検査場の前まで同行します。

送迎については、次の事項を事前に決めておきます。

• 送迎担当者

• 使用車両

• 集合場所

• 送迎日時

• 緊急時の連絡先

• 交通費の負担者

• 欠航・遅延時の対応

• 送迎記録の保存方法

住居確保・生活契約の支援

外国人が住居を確保し、生活に必要な契約を締結できるよう支援します。

• 賃貸住宅の情報提供

• 社宅・借上げ住宅の確保

• 連帯保証人や保証会社に関する支援

• 銀行口座開設

• 携帯電話契約

• 電気・ガス・水道契約

• 転居に関する手続

住居の契約者、家賃の負担者、同居人、退去時の費用などを明確にしておく必要があります。登録支援機関が住居を提供する場合は、家賃や管理費を不当に上乗せしていないか確認します。

生活オリエンテーション

日本で生活するために必要なルールや行政サービスを説明します。

• ごみ出しの方法

• 交通ルール

• 公共交通機関の利用方法

• 医療機関の受診方法

• 防災・災害時の対応

• 警察・消防への連絡方法

• 税金・社会保険

• 近隣住民との生活上のルール

• 労働関係の相談窓口

• 違法行為や在留資格違反の問題

資料を渡すだけでなく、外国人が実際に理解したかを確認します。必要に応じて、写真、図解、多言語資料、動画などを使用します。

公的手続への同行・書類作成補助

住居地届出、転入・転居届、国民健康保険、年金、税金などの手続を支援します。

行政書士法人が支援する場合、行政書士業務との区別にも注意します。単なる同行や制度説明と、報酬を得て行う申請書類の作成・提出代理は異なります。業務内容が行政書士業務に該当する場合は、別途、適切な受任・報酬・委任関係を整理します。

日本語学習の支援

日本語学校、日本語教室、オンライン教材、地域のボランティア教室などの情報を提供します。

行政書士法人塩永事務所では、外国人ごとに次のような記録を作成することを推奨します。

• 現在の日本語能力

• 学習希望

• 紹介した日本語教室

• 学習開始日

• 受講状況

• 学習上の問題

• 追加支援の内容

相談・苦情対応

相談・苦情対応は、登録支援機関の重要な業務の一つです。

相談内容には、次のようなものがあります。

• 給料の未払い

• 労働条件の相違

• 長時間労働

• ハラスメント

• 住居トラブル

• 体調不良

• 交通事故

• 受入れ企業との人間関係

• 家族や送出し機関との問題

• 在留資格や転職に関する相談

相談を受けた場合は、相談日、相談者、相談方法、相談内容、対応者、通訳者、対応結果、受入れ企業への連絡状況を記録します。

労働基準法違反、最低賃金法違反、暴力、脅迫、重大なハラスメントなどが疑われる場合は、労働基準監督署、警察などの関係機関への相談・通報を検討します。

日本人との交流促進

外国人が地域社会から孤立しないよう、自治会、地域イベント、ボランティア活動、日本人との交流機会を案内します。

案内だけで終わらせず、必要に応じて次の支援を行います。

• 参加方法の説明

• 申込手続の補助

• 会場までの案内

• 参加時の通訳

• 地域ルールの説明

• 参加後の困りごとの確認

転職支援

受入れ企業の都合による解雇、事業縮小、倒産などで雇用契約が終了する場合は、転職支援を行います。

• 求人情報の提供

• ハローワークの案内

• 職業紹介機関の案内

• 履歴書作成の補助

• 面接日程の調整

• 推薦状の作成

• 転職に必要な在留手続の案内

• 求職活動のための有給休暇に関する説明

登録支援機関が職業紹介を行う場合には、職業安定法上の許可または届出が必要となることがあります。登録支援機関の登録だけで有料職業紹介事業を行えるわけではありません。

定期面談

特定技能外国人本人と、その上司などに対して、定期的に面談を実施します。

面談で確認する事項は、次のとおりです。

• 契約どおりの業務を行っているか

• 賃金が適正に支払われているか

• 長時間労働がないか

• ハラスメントがないか

• 住居や生活に問題がないか

• 受入れ企業から不当な費用を請求されていないか

• 失踪や不法就労につながる事情がないか

• 転職や帰国の希望がないか

面談で重大な問題を把握した場合は、受入れ企業への是正要請や行政機関への相談・通報を行います。

受入れ企業との契約管理

登録支援機関は、受入れ企業との支援委託契約に基づいて業務を行います。

契約書に定める主な事項

• 支援対象者

• 支援内容

• 支援開始日

• 支援委託手数料

• 支払時期

• 通訳費用

• 送迎費用

• 実費の負担者

• 相談対応時間

• 緊急時の連絡体制

• 個人情報の取扱い

• 契約期間

• 契約解除

• 支援業務終了時の引継ぎ

契約書に記載されている支援内容と、実際に行っている支援内容が異なる場合、後日の確認で問題になる可能性があります。

また、特定技能外国人本人に支援委託手数料を負担させることはできません。受入れ企業から徴収する費用と、実費の取扱いを明確にします。

支援委託契約の変更・終了

支援委託契約を新たに締結、変更、終了した場合、受入れ企業側に届出が必要となる場合があります。これらの届出は、原則として事由が生じた日から14日以内に行います。cite

登録支援機関を変更する場合は、以前の登録支援機関との契約終了と、新しい登録支援機関との契約締結について、それぞれ適切に届出を行う必要があります。cite

行政書士法人塩永事務所では、契約変更・終了時に、次の事項を確認します。

• 契約終了日

• 最終支援実施日

• 未実施支援の有無

• 次の支援機関への引継ぎ

• 支援記録の保管

• 受入れ企業側の届出

• 外国人本人への説明

• 在留手続への影響

支援記録の作成・保存

登録支援機関は、支援を実施したことを後から確認できるよう、支援記録を作成・保存します。

作成する記録の例

• 事前ガイダンス記録

• 生活オリエンテーション記録

• 送迎記録

• 住居確保支援記録

• 公的手続支援記録

• 日本語学習支援記録

• 相談・苦情対応記録

• 交流促進支援記録

• 転職支援記録

• 定期面談記録

• 受入れ企業との連絡記録

• 通訳対応記録

• 行政機関への相談・通報記録

記録に記載する事項

記録には、少なくとも次の事項を記載します。

• 支援対象者の氏名

• 支援実施日

• 支援の種類

• 支援実施場所

• 支援担当者

• 通訳者

• 支援内容

• 外国人の反応・理解状況

• 問題点

• 受入れ企業への報告内容

• 今後の対応

記録は、支援対象者の雇用契約終了日から1年以上保存する必要があります。紙で保存する場合だけでなく、電子データで保存する場合も、改ざん防止、バックアップ、閲覧権限、個人情報保護に配慮します。

出入国在留管理庁への届出

登録支援機関には、支援状況や登録事項に関する届出があります。

定期届出

令和7年以降、登録支援機関による支援実施状況の届出方法が変更され、年1回の「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を提出する方式となっています。従来の四半期ごとの支援実施状況届出は、令和7年第1四半期分が最後とされています。cite

一方で、受入れ企業が行う定期届出と、登録支援機関が行う届出は、役割・提出者・対象資料が異なる場合があります。登録支援機関は、受入れ企業が定期届出を行えるよう、支援実施状況などの情報を適切に提供する必要があります。出入国在留管理庁も、定期届出は特定技能所属機関が行うため、登録支援機関は必要な書類等を受入れ企業に提供するよう案内しています。

変更届出

登録支援機関の次の事項に変更が生じた場合は、変更の日から14日以内に届出が必要となる場合があります。

• 法人名

• 本店所在地

• 代表者

• 役員

• 支援責任者

• 支援担当者

• 支援事務所

• 対応可能言語

• 支援業務の実施体制

• 支援業務の内容

変更内容に応じて、登記事項証明書、住民票、就任承諾書、誓約書、履歴書などの添付書類を準備します。変更届出の期限は原則として変更日から14日以内とされているため、役員変更や担当者退職の情報を把握した時点で、届出の要否を確認します。

支援業務の休止・廃止届出

支援業務を休止または廃止する場合は、休止日または廃止日から14日以内に、登録支援機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局へ届出を行います。

特定技能外国人の支援を受託している状態で業務を休止・廃止する場合は、外国人の支援が途切れないよう、受入れ企業や新しい支援機関との引継ぎを行う必要があります。

登録更新のサポート

登録支援機関の登録有効期間は5年間です。

更新申請は、登録の有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までに行う必要があります。たとえば、登録満了日が令和9年10月31日である場合、更新申請期間は令和9年4月1日から同年6月30日までとなります。

更新時には、次の点を確認します。

• 登録事項に変更がないか

• 役員に変更がないか

• 支援責任者が在籍しているか

• 支援担当者が不足していないか

• 対応言語に変更がないか

• 支援実績が適切に整理されているか

• 支援記録が保存されているか

• 届出漏れがないか

• 支援委託手数料の説明が実態と一致しているか

• 登録拒否事由に該当する事情がないか

更新申請では、過去5年間の運営状況を確認し、変更届出や支援記録に不備がないかを事前に点検します。

行政書士法人塩永事務所のサポート内容

支援業務の運用体制整備

登録直後に、申請時に提出した支援体制が実際の業務で機能するよう、運用方法を整備します。

• 支援業務マニュアルの作成

• 支援担当者の役割分担

• 通訳体制の確認

• 緊急連絡網の整備

• 相談受付フローの作成

• 面談スケジュールの設定

• 受入れ企業への報告フローの整備

• 個人情報管理体制の構築

各種記録様式の整備

支援対象者ごとに記録を残せるよう、実務で使用しやすい様式を整備します。

• 事前ガイダンス記録

• 生活オリエンテーション記録

• 定期面談記録

• 相談・苦情記録

• 送迎記録

• 日本語学習支援記録

• 公的手続支援記録

• 転職支援記録

• 受入れ企業への報告書

• 支援実施状況一覧表

記録様式は、外国人本人が理解できる言語で作成する部分と、日本語で行政確認に対応する部分を分けて設計します。

受入れ企業との連携支援

登録支援機関だけでなく、受入れ企業も特定技能制度上の義務を負います。

そのため、受入れ企業に対して次の事項を説明します。

• 労働条件の遵守

• 給与・社会保険・税金の管理

• 健康診断

• 住居の確保

• ハラスメント防止

• 定期届出

• 雇用契約終了時の対応

• 支援委託契約の変更・終了時の届出

• 外国人の在留期限管理

支援業務を適切に行うには、登録支援機関と受入れ企業の責任分担を明確にすることが不可欠です。

届出・期限管理

登録支援機関に関する届出は、届出事由と期限を正確に把握する必要があります。

行政書士法人塩永事務所では、次のような管理表を作成し、届出漏れを防ぎます。

在留手続との連携

登録支援機関の業務では、特定技能外国人の在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請などと連動することがあります。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関としての支援業務と、在留申請に関する行政書士業務を整理したうえで、必要に応じて次の手続を支援します。

• 在留資格認定証明書交付申請

• 在留資格変更許可申請

• 在留期間更新許可申請

• 所属機関に関する届出

• 支援委託契約に関する届出

• 雇用契約終了に関する届出

• 在留資格変更が必要となる場合の相談

登録後に起こりやすい問題

支援記録を作成していない

口頭で支援を行っていても、記録が残っていなければ、適切に支援を実施したことを説明できません。

特に、定期面談、相談・苦情対応、生活オリエンテーションについては、実施日・担当者・内容を必ず記録します。

受入れ企業と責任分担が不明確

「登録支援機関に任せている」という認識だけでは、受入れ企業側の義務がなくなるわけではありません。

登録支援機関が行う支援と、受入れ企業が行う労務管理・届出・雇用管理を契約書で明確にします。

担当者の退職後も変更届を出していない

支援責任者や支援担当者が退職・異動した場合、変更届出が必要となることがあります。

担当者の退職日に届出を確認できるよう、人事異動の情報を登録支援機関の届出担当者へ共有する体制を作ります。

契約終了後の引継ぎが不十分

登録支援機関を変更する場合、支援記録、外国人の相談状況、住居・生活上の問題、在留期限などを新しい支援機関へ適切に引き継ぎます。

引継ぎが不十分になると、支援の空白期間が発生する可能性があります。

支援費用を外国人本人に請求している

支援委託手数料を特定技能外国人本人に負担させることはできません。

受入れ企業への請求額、通訳費用、送迎費用、実費の扱いを、契約書と説明書に明確に記載します。

登録支援機関の運営を継続的に支援します

登録支援機関は、外国人の生活と就労を支える重要な役割を担います。その一方で、支援記録、相談対応、定期面談、届出、個人情報管理など、継続的な実務管理が必要です。

行政書士法人塩永事務所では、次のような継続サポートを行っています。

• 登録後の支援体制整備

• 受入れ企業との契約書確認

• 外国人支援の業務フロー作成

• 多言語支援体制の確認

• 支援記録様式の作成

• 定期面談の運用支援

• 相談・苦情対応の整理

• 支援委託契約の変更・終了対応

• 登録事項変更届出

• 休止・廃止届出

• 定期届出に必要な資料の整理

• 特定技能外国人の在留手続

• 登録更新申請

• 受入れ企業向けの制度研修

• 行政機関からの照会・追加資料への対応

登録支援機関の登録後に重要なのは、申請時に提出した支援体制を、日常の業務として確実に運用することです。

行政書士法人塩永事務所では、熊本県をはじめ九州各県の登録支援機関・受入れ企業に対し、設立後の届出、支援記録、外国人対応、特定技能の在留手続まで、実務に即したサポートを提供しています。登録後の運営に不安がある場合や、支援業務・届出管理を見直したい場合は、早めにご相談ください。