登録支援機関の申請手続き｜登録要件・必要書類・費用を行政書士法人塩永事務所が解説

登録支援機関として特定技能1号外国人の支援業務を受託するには、出入国在留管理庁長官の登録を受ける必要があります。登録支援機関の登録は、単に外国人を支援する会社を設立すれば取得できるものではなく、支援責任者・支援担当者、外国人支援の経験、相談体制、個人情報管理などの要件を満たさなければなりません。

本記事では、行政書士法人塩永事務所が、登録支援機関の申請手続きについて、登録要件、必要書類、申請の流れ、登録後の義務まで詳しく解説します。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能所属機関である受入企業から委託を受け、1号特定技能外国人支援計画に基づく支援を行う機関です。

特定技能1号外国人を受け入れる企業は、外国人が日本で安定して働き、生活できるよう、一定の支援を実施しなければなりません。

受入企業が自社で支援を行うこともできますが、支援体制の構築が難しい場合には、登録支援機関へ支援業務の全部を委託できます。

登録支援機関が対応する主な支援は次のとおりです。

事前ガイダンス
入国時・帰国時の送迎
住居確保や生活に必要な契約の支援
生活オリエンテーション
公的手続への同行
日本語学習機会の提供
相談・苦情への対応
日本人との交流促進
非自発的離職時の転職支援
定期面談および行政機関への通報

入管庁は、事前ガイダンス、送迎、住居確保、生活オリエンテーション、公的手続への同行などを、1号特定技能外国人に対する支援内容として示しています。

登録の主な要件

支援責任者と支援担当者

登録支援機関には、支援責任者および1名以上の支援担当者を置く必要があります。

支援責任者は、支援担当者を管理し、支援業務全体を統括する立場です。支援担当者は、外国人への日常的な支援、相談対応、面談、支援記録の作成などを担当します。

支援責任者と支援担当者は、同一人物が兼任できる場合があります。ただし、複数の外国人や複数の受入企業を担当する場合には、適正な支援ができる人数・体制を整えておくことが重要です。

外国人支援の経験

登録支援機関には、外国人を適切に支援できる知識や経験が求められます。

一般的には、次のような要件のいずれかに該当することが必要です。

申請日前2年以内に、中長期在留者の受入れ実績がある。
申請日前2年以内に、報酬を得る目的で、業として外国人に関する相談業務に従事した経験がある。
支援責任者・支援担当者が、過去5年間に一定期間、中長期在留者の生活相談等に従事した経験を有する。
これらと同程度に支援業務を適正に実施できる体制がある。

特に新設法人の場合は、法人自体に外国人の受入実績がないことがあります。その場合は、支援責任者や支援担当者の実務経験、外国語対応、相談体制を具体的に説明する必要があります。

多言語対応体制

支援対象となる外国人が十分に理解できる言語で、支援を実施できる体制が必要です。

必ずしも登録支援機関の職員が全員、外国語を話せなければならないわけではありません。通訳人や翻訳サービスを利用する体制を整えることも可能です。

ただし、次の内容を明確にしておく必要があります。

対応可能な言語
通訳・翻訳を担当する者
通訳者の連絡方法
緊急時の対応方法
相談時の通訳体制
支援記録や重要書類の翻訳方法

「必要なときに通訳を手配する」という説明だけでは不十分な場合があります。登録後に実際に利用できる通訳体制を、契約書や業務フローで具体化しておくことが大切です。

支援費用を外国人本人に負担させないこと

登録支援機関が受入企業から受け取る支援委託料を、特定技能外国人本人に負担させることはできません。

受入企業との支援委託契約では、次の点を明確にします。

支援委託料の金額
月額か、支援項目ごとの料金か
通訳・翻訳費用の負担者
送迎費用などの実費負担
契約期間
支援対象者が退職した場合の精算
追加支援が必要になった場合の費用

登録支援機関が外国人本人から不適切な費用を徴収している場合、登録拒否や登録取消しにつながる可能性があります。

中立性の確保

登録支援機関は、受入企業と外国人の双方に関係する立場であるため、適正な支援を実施できる中立的な体制が求められます。

例えば、次のような場合は慎重な確認が必要です。

受入企業の役員が登録支援機関の役員を兼ねている。
受入企業と登録支援機関の代表者が同一である。
外国人に不利益な契約を押し付けている。
退職や転職を妨げるような違約金を定めている。
支援業務の費用を外国人に実質的に負担させている。

受入企業との資本関係や役員関係がある場合は、申請前に支援の独立性・中立性を確認することが重要です。

必要書類

登録支援機関の申請では、申請者が法人か個人かによって必要書類が異なります。ここでは法人が申請する場合の主な書類を紹介します。

基本的な申請書類

登録支援機関登録申請書
手数料納付書
登録支援機関概要書
登録支援機関誓約書
支援委託手数料に関する説明書
支援業務の実施方法を説明する書類
支援責任者の就任承諾書・誓約書
支援責任者の履歴書
支援担当者の就任承諾書・誓約書
支援担当者の履歴書

法人に関する書類

履歴事項全部証明書
定款または寄附行為の写し
役員の住民票
役員に関する誓約書
法人の概要を確認できる資料
事業所の所在地を確認できる資料

役員の住民票は、一般に本籍地の記載があり、個人番号の記載がないものを使用します。

支援体制に関する書類

支援責任者・支援担当者の体制表
対応可能な言語を示す資料
通訳・翻訳体制に関する資料
支援業務の実施体制
個人情報の管理方法
相談・苦情への対応方法
緊急時の連絡体制
支援記録の保存方法
受入予定企業との契約関係を示す資料

申請者の外国人支援経験を説明する必要がある場合は、雇用契約書、相談業務の契約書、支援実績、職務経歴書などの追加資料を求められることがあります。

申請の流れ

1. 登録要件を確認する

最初に、法人または個人事業主が登録要件を満たすか確認します。

特に次の点を重点的に確認します。

過去の外国人支援・受入実績
支援責任者と支援担当者の経験
対応可能な言語
相談・苦情への対応体制
個人情報管理体制
受入企業との資本・役員関係
支援費用の徴収方法
支援業務を自ら実施できる体制

2. 支援体制を構築する

登録申請の前に、支援業務を実際に実施できる状態にしておきます。

例えば、次のような準備が必要です。

支援責任者・支援担当者を決める。
対応言語を決める。
通訳者を確保する。
支援対象者からの相談窓口を設ける。
緊急連絡先を整備する。
面談記録の様式を作成する。
個人情報の保管方法を決める。
支援業務マニュアルを作成する。

3. 必要書類を作成する

申請書だけでなく、登録支援機関概要書や誓約書、支援体制を説明する書類を作成します。

支援業務の内容を抽象的に記載するのではなく、「誰が、どの言語で、いつ、どの方法で支援するか」を具体的に記載することが重要です。

4. 地方出入国在留管理局へ申請する

登録申請書類は、申請者の本店所在地または主たる事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局に提出します。

申請方法は、窓口提出または郵送など、管轄官署によって取り扱いが異なる場合があります。申請前に、提出方法と必要部数を確認することをおすすめします。

5. 審査・追加資料への対応

申請後は、提出書類の審査が行われます。

審査の過程で、次のような追加確認を受けることがあります。

支援実績の具体的内容
支援責任者の職務経験
通訳者との契約関係
事務所の使用権限
受入企業との関係
支援費用の内訳
個人情報管理の方法
相談・苦情対応の実施体制

追加資料の提出を求められた場合は、申請内容と矛盾しないよう、実態に基づいて説明します。

6. 登録通知を受ける

審査の結果、登録が認められると登録通知を受けます。登録された機関は、登録支援機関登録簿に掲載されます。

登録の有効期間は5年間です。引き続き業務を行う場合は、更新申請が必要です。出入国在留管理庁は、更新申請について、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から4か月前の月の末日までという申請期間を案内しています。moj.go

申請手数料

登録支援機関の登録申請には、申請手数料が必要です。

現時点で一般的に案内されている金額は次のとおりです。

新規登録：28,400円
更新登録：11,100円

手数料は収入印紙で納付します。金額や納付方法が改定される可能性もあるため、申請時には出入国在留管理庁および管轄地方出入国在留管理局の最新案内を確認してください。linku-s+1

このほか、行政書士へ依頼する場合は、申請報酬、登記事項証明書や住民票などの取得費用、翻訳費用、通訳体制の整備費用などが発生することがあります。

登録後の義務

登録支援機関は、登録後も適正に支援業務を行い、各種届出を提出しなければなりません。

支援業務を適切に実施する

受入企業から委託を受けた支援業務は、契約内容と支援計画に基づいて実施します。

支援を実施した場合は、次の事項を記録します。

支援を実施した日
支援を担当した者
支援対象者
通訳者
支援内容
相談内容
対応結果
今後の対応
支援対象者の確認

支援記録は、後から支援実施の事実を確認できるよう、適切に保存します。

変更・休止・廃止の届出

次のような変更があった場合は、出入国在留管理庁への届出が必要になることがあります。

法人の名称変更
本店所在地の変更
代表者や役員の変更
支援責任者の変更
支援担当者の変更
支援事業所の変更
支援業務の休止
支援業務の廃止
支援業務の再開

変更後に届出を失念すると、登録支援機関としての適正な運営に支障が生じる可能性があります。変更事項が発生した時点で、届出の要否と期限を確認することが重要です。

自ら支援を実施する

登録支援機関が受託した支援業務は、原則として自ら実施する必要があります。

通訳者や翻訳者などの履行補助者を利用する場合でも、登録支援機関が支援業務全体を管理し、責任を持って実施する体制が必要です。

単に別会社へ支援業務を丸ごと任せるだけでは、登録支援機関としての要件を満たさない可能性があります。

行政書士に依頼できる手続き

行政書士は、登録支援機関に関する次のような業務をサポートできます。

登録支援機関の新規登録申請
登録更新申請
登録事項変更の届出
支援責任者・支援担当者変更の手続
支援業務の休止・廃止に関する届出
受入企業との支援委託契約書作成
支援計画・支援記録の整備
特定技能外国人の在留資格申請
受入企業の要件確認
支援業務マニュアルの作成
届出・在留期限管理体制の構築
外国人雇用に関するコンプライアンス確認

一方、行政書士が支援業務そのものを実施するわけではありません。登録支援機関は、行政書士が作成したマニュアルや様式を活用しながら、実際の送迎、面談、相談、生活支援などを自ら適切に行う必要があります。

よくある不備

支援実績の説明が不十分

「外国人対応の経験がある」と記載するだけでは、要件を満たすことを説明できない場合があります。

誰が、いつ、どのような外国人に対して、どのような相談・支援を行ったのかを、資料に基づいて説明する必要があります。

通訳体制が曖昧

対応言語や通訳者が決まっていない状態で申請すると、支援体制の実効性を疑われる可能性があります。

支援担当者の兼任が過大

支援責任者や支援担当者が多数の外国人を担当する場合、実際に適切な支援を行える人数か確認が必要です。

支援費用の負担関係が不明確

支援委託料を外国人本人に負担させるような契約や、給与から一方的に控除する運用は避けなければなりません。

申請後の変更届出を忘れる

登録支援機関の所在地、役員、支援責任者、支援担当者などに変更が生じた場合は、届出が必要になることがあります。

行政書士法人塩永事務所のサポート

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の新規登録から、登録後の届出・運営体制の整備までサポートしています。

主なサポート内容は次のとおりです。

登録要件の事前診断
支援責任者・支援担当者の要件確認
外国人支援実績の整理
対応言語・通訳体制の確認
登録支援機関登録申請書の作成
登録支援機関概要書の作成
誓約書・履歴書等の準備
支援体制説明書の作成
地方出入国在留管理局への申請
追加資料・補正への対応
登録更新申請
登録事項変更届出
支援委託契約書の作成
支援業務マニュアルの作成
特定技能の在留資格申請
受入企業の要件確認

登録支援機関の登録申請では、書類を揃えるだけでなく、登録後に実際の支援を適正に実施できる体制を説明することが重要です。

特定技能外国人の受入れや登録支援機関の設立をご検討の方は、行政書士法人塩永事務所へご相談ください。