【2026年最新版】登録支援機関の監査・指導が本格化｜入管が確認する支援記録・面談・届出を徹底解説

全国オンライン対応｜自らも登録支援機関である行政書士法人塩永事務所が解説

特定技能外国人を受け入れている企業や登録支援機関の皆様から、次のようなご相談が増えています。

• 登録支援機関の監査では、何を確認されるのか

• 支援記録は、どこまで作成・保存すればよいのか

• 入管から連絡が来た場合、何を準備すればよいのか

• 登録支援機関に委託していれば、受入れ企業は何もしなくてよいのか

• 面談や相談対応の記録に不備がないか確認したい

• 登録支援機関としての運用体制を見直したい

特定技能制度では、外国人本人への支援だけでなく、支援計画の実施状況、定期的な面談、相談・苦情への対応、届出、帳簿や記録の管理などを継続的に適正化する必要があります。

登録支援機関は、登録を受けた後も一定の基準や義務を守りながら業務を行わなければなりません。「監査の連絡が来てから書類をそろえる」のではなく、日頃から支援内容と記録を整備しておくことが重要です。

本記事では、自らも登録支援機関として特定技能外国人の支援を行っている行政書士法人塩永事務所が、登録支援機関の監査・指導等を意識して、確認しておきたいポイントを分かりやすく解説します。

熊本県内はもちろん、全国の企業・登録支援機関からのオンライン相談にも対応しています。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能1号外国人を受け入れる「特定技能所属機関」、いわゆる受入れ企業から委託を受け、外国人に対する支援を行う機関です。

特定技能1号外国人を受け入れる場合、原則として受入れ企業が「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、必要な支援を実施します。

ただし、支援業務の全部または一部を、出入国在留管理庁長官の登録を受けた登録支援機関に委託することができます。支援計画の全部を適切に委託した場合には、受入れ企業側の支援体制に関する基準を満たすものとみなされます。

しかし、これは「外国人を採用した後は、登録支援機関に任せればすべて終わる」という意味ではありません。

受入れ企業には、雇用契約、報酬、労働条件、社会保険、税金、在留管理などについて、適切に管理する責任があります。登録支援機関も、委託を受けた支援業務を適切に実施し、必要な記録を残さなければなりません。

登録支援機関の「監査・指導」とは

実務上、「登録支援機関の監査」とまとめて呼ばれることがありますが、行政による確認や指導は、登録支援機関の適格性、支援業務の実施状況、届出状況、帳簿・記録の管理状況など、複数の観点から行われます。

重要なのは、監査日だけ書類を作成することではありません。日常的に、次の事項を確認できる状態にしておくことが大切です。

• 支援計画に沿って支援を実施しているか

• 支援を行った日時・内容・担当者を記録しているか

• 外国人本人との面談を適切に実施しているか

• 相談や苦情に適切に対応しているか

• 必要な届出を期限内に行っているか

• 受入れ企業と登録支援機関の役割分担が明確か

• 委託契約の内容と実際の支援内容が一致しているか

• 支援業務を不適切に第三者へ再委託していないか

• 登録支援機関としての体制・担当者が適切に整備されているか

監査や確認への対応で問われるのは、単に「支援しています」と説明できるかどうかではありません。実際にどのような支援を、いつ、誰が、どのように行ったのかを、記録に基づいて説明できるかが重要です。

入管が確認する主なポイント

支援計画どおりに支援しているか

特定技能1号外国人に対しては、事前ガイダンス、生活オリエンテーション、住宅の確保、生活に必要な契約手続、日本語学習、相談・苦情対応など、制度上求められる支援があります。

登録支援機関に支援業務を委託している場合は、次の点を確認しておく必要があります。

• 支援委託契約書の内容

• 支援計画の内容

• 実際に行った支援の内容

• 支援を実施した日時・担当者

• 外国人本人への説明状況

• 支援費用の負担関係

• 受入れ企業との連絡・報告体制

契約書上は支援を行うことになっていても、実際には支援が行われていなかったり、記録が残っていなかったりする場合には、制度上の問題となる可能性があります。

支援記録を適切に管理しているか

監査・確認への対応において、特に重要なのが支援記録です。

たとえば、次のような記録を整理しておく必要があります。

• 事前ガイダンスの実施記録

• 生活オリエンテーションの実施記録

• 住宅確保や住居に関する支援記録

• 日本語学習に関する支援記録

• 行政手続や生活契約に関する支援記録

• 定期的な面談記録

• 相談対応記録

• 苦情対応記録

• 病気やけがなど、生活上の問題への対応記録

• 転職・退職・帰国等に関する対応記録

• 受入れ企業との連絡・報告記録

• 支援担当者が行った対応の記録

記録を作成する際は、最低限、次の事項を確認できるようにしておくと安心です。

• いつ実施したのか

• 誰が対応したのか

• 誰に対して行ったのか

• 何を確認・説明したのか

• 外国人本人からどのような相談があったのか

• どのような対応を行ったのか

• 受入れ企業や関係機関に報告したのか

「支援したつもり」ではなく、第三者が見ても実施状況を確認できる記録にすることが大切です。

面談記録で注意すべきこと

特定技能外国人との面談は、支援業務の中でも重要な項目です。

しかし、「本人と会った」「定期的に話をした」という記録だけでは、面談内容を十分に説明できない場合があります。

面談記録には、次のような事項を具体的に記載しましょう。

• 面談日時

• 面談場所または実施方法

• 面談担当者

• 面談を受けた外国人本人

• 労働条件に問題がないか

• 賃金が契約どおり支払われているか

• 労働時間・休日・休暇に問題がないか

• 職場でトラブルが発生していないか

• ハラスメントを受けていないか

• 住居や生活環境に問題がないか

• 税金・社会保険・行政手続に関する困りごと

• 健康面や生活上の相談

• 本人からの相談内容

• 支援機関が講じた対応

• 受入れ企業への報告・改善依頼の有無

また、面談は実施したものの、外国人本人が十分に相談できていないケースもあります。本人が「会社に迷惑をかけたくない」「仕事を失いたくない」「日本語でうまく説明できない」と考え、問題を抱えたまま相談しないこともあるためです。

そのため、支援担当者は「困っていることはありませんか」と尋ねるだけでなく、賃金、労働時間、住居、人間関係、ハラスメント、在留手続、税金、社会保険、健康状態などを具体的に確認することが重要です。

届出・在留管理の不備にも注意

特定技能制度では、受入れ企業や登録支援機関について、一定の申請・届出が必要となります。

在留資格の申請が許可された後も、必要に応じて定期届出や随時届出を行わなければなりません。雇用状況や支援状況に変更があった場合など、届出が必要となる事由を把握しておくことが大切です。

次のような情報を一覧化して管理すると、届出漏れの防止に役立ちます。

• 外国人本人の在留期間

• 在留資格の更新時期

• 雇用契約の開始日・終了日

• 配属先や業務内容

• 受入れ企業の変更事項

• 支援委託契約の状況

• 定期届出の提出期限

• 随時届出に該当する事由

• 届出書類の提出日・控えの保管場所

「在留資格申請が許可されたから終わり」ではなく、受入れ後の在留管理と届出まで含めて継続的に確認する必要があります。

登録支援機関が注意すべき再委託

登録支援機関は、受入れ企業から委託を受けた支援業務について、さらに別の機関へ委託することができないとされています。

たとえば、次のような運用を行っている場合は、制度上問題がないか慎重に確認する必要があります。

• 外国人の生活支援を別会社に全面的に任せている

• 定期面談を別会社の担当者に行わせている

• 相談対応を実質的に第三者へ任せている

• 支援記録の作成・管理を外部事業者に一任している

登録支援機関として、支援業務の実施状況を自ら把握し、自らの責任で適切に管理できる体制を整備することが重要です。

登録更新のスケジュールも確認

登録支援機関の登録には有効期間があります。更新申請には申請時期が定められているため、登録期限を確認し、早めに準備を始める必要があります。

登録更新の際には、支援体制、担当者、帳簿・記録、届出状況、委託契約などを見直す機会にもなります。

登録期限が近づいてから慌てて準備するのではなく、次の資料を日頃から整理しておくとスムーズです。

• 登録支援機関の登録情報

• 支援責任者・支援担当者に関する資料

• 支援計画

• 支援委託契約書

• 支援実施記録

• 面談記録・相談対応記録

• 届出書類の控え

• 受入れ企業との連絡記録

• 支援業務に関する社内マニュアル

登録支援機関セルフチェック

行政から連絡を受けてから確認するのではなく、定期的に自主点検を実施しましょう。

支援体制

• 支援責任者が明確になっている

• 支援担当者が明確になっている

• 支援担当者間の情報共有ができている

• 支援計画を適切に管理している

• 受入れ企業との役割分担が明確になっている

• 問題発生時の報告・対応方法が決まっている

支援記録

• 事前ガイダンスの記録がある

• 生活オリエンテーションの記録がある

• 面談記録が適切に作成されている

• 相談・苦情への対応記録がある

• 支援実施日・担当者を確認できる

• 支援内容と記録が一致している

• 記録を適切な方法で保管している

届出・在留管理

• 定期届出の提出状況を管理している

• 随時届出が必要な事由を把握している

• 届出済みの控えを保管している

• 在留期間・更新時期を管理している

• 雇用契約や所属機関の変更を把握している

受入れ企業との関係

• 支援委託契約書を保管している

• 契約内容と実際の支援内容が一致している

• 受入れ企業との連絡体制が整っている

• 労務上の問題を把握した場合の対応手順がある

• 支援業務を不適切に再委託していない

受入れ企業も任せきりにしない

登録支援機関へ支援業務を委託していても、受入れ企業としての責任がなくなるわけではありません。

特に、次の事項は企業側でも適切に管理する必要があります。

• 雇用契約の内容

• 報酬額・賃金の支払い

• 労働時間・休日・休暇

• 社会保険・労働保険

• 税金・納税状況

• 安全衛生・健康管理

• 職場でのハラスメント防止

• 在留資格・在留期間

• 配属先・担当業務

• 支援機関との連絡・情報共有

「行政書士に任せている」「登録支援機関に委託している」というだけで、企業側が雇用管理を確認しなくてもよいわけではありません。

受入れ企業と登録支援機関が定期的に情報を共有し、それぞれの責任を果たすことが、特定技能制度を適正に運用するための基本です。

自らも登録支援機関だからこそ分かる実務

行政書士法人塩永事務所は、熊本市中央区を拠点に、特定技能外国人の受入れ、在留資格手続、登録支援機関の運営支援に対応しています。

当事務所は、行政書士として在留資格に関する申請手続をサポートするだけでなく、自らも登録支援機関として、特定技能外国人への支援業務を実施しています。

そのため、制度の説明だけではなく、現場で発生しやすい次のような実務上の課題にも対応できます。

• 面談の進め方

• 支援記録の作成方法

• 外国人本人とのコミュニケーション

• 受入れ企業との情報共有

• 相談・苦情への対応

• 届出・在留期限の管理

• 支援業務の社内体制整備

• 企業側の労務・雇用管理との連携

さらに、当事務所は認定経営革新等支援機関として、外国人材を受け入れる企業の経営計画や事業運営についても幅広く支援しています。

特定技能制度は、外国人本人の在留資格だけを確認すればよい制度ではありません。採用計画、雇用契約、給与、労務管理、社会保険、支援体制、在留手続、届出などを総合的に管理する必要があります。

全国対応でご相談を受け付けています

行政書士法人塩永事務所では、熊本県内の企業を中心に、全国の事業者・登録支援機関からのご相談にも対応しています。遠方のお客様には、オンライン面談や電話・メール等を活用して、現在の運用状況を確認しながらサポートします。

次のようなご相談に対応しています。

• 登録支援機関の業務を点検したい

• 入管から連絡を受けたが、対応方法が分からない

• 支援記録や面談記録を整理したい

• 支援計画の実施状況を確認したい

• 特定技能関係の届出を見直したい

• 登録支援機関の更新について相談したい

• 特定技能外国人を初めて受け入れたい

• 登録支援機関への委託を検討している

• 現在の登録支援機関の運用に問題がないか確認したい

• 外国人材の受入れ体制を会社全体で見直したい

• 育成就労制度への移行を見据えて準備したい

育成就労制度も見据えた体制整備

今後は、技能実習制度から育成就労制度への移行も予定されています。外国人材を受け入れる企業には、特定技能制度への対応だけでなく、今後の制度変更を踏まえた採用・雇用・支援体制の整備が求められます。

現在、特定技能外国人を受け入れている企業は、次の事項を早めに確認しておくとよいでしょう。

• 外国人材の採用方針

• 長期的な雇用・キャリア形成

• 日本語教育の体制

• 生活支援・相談対応の体制

• 労務管理・在留管理の方法

• 支援記録・届出の管理方法

• 制度変更に対応する社内担当者

制度が変わってから対応するのではなく、現在の支援・労務・在留管理の仕組みを点検し、改善しておくことが重要です。

まとめ｜監査対策の基本は日頃の適正運用

登録支援機関の監査・指導等に備えるうえで、最も重要なのは、監査のために形式的な書類を作成することではありません。

日頃から、次の事項を適切に実施・管理することが基本です。

• 支援計画に沿って支援を実施する

• 外国人本人との面談を適切に行う

• 支援内容を具体的に記録する

• 相談・苦情に適切に対応する

• 必要な届出を管理する

• 受入れ企業との役割分担を明確にする

• 支援業務を不適切に再委託しない

• 登録基準や支援基準を継続的に確認する

行政から連絡を受けてからでは、記録の不足や届出漏れを短期間で修正できない場合があります。登録支援機関・受入れ企業の運用に不安がある場合は、問題が発生する前に自主点検を行うことをおすすめします。

登録支援機関・特定技能のご相談は全国オンライン対応

行政書士法人塩永事務所は、熊本市中央区を拠点に、全国の企業・登録支援機関からのご相談に対応しています。

• 登録支援機関

• 認定経営革新等支援機関

• 申請取次行政書士

として、外国人本人だけでなく、外国人材を雇用する企業側の手続・体制整備まで総合的にサポートします。

「登録支援機関としての運用をチェックしてほしい」

「入管から連絡が来たが、どのように対応すればよいか分からない」

「特定技能外国人の支援記録を整理したい」

「これから特定技能外国人を受け入れたい」

という事業者様は、早めにご相談ください。

熊本県内はもちろん、全国からのオンライン相談に対応しています。

行政書士法人 塩永事務所

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