登録支援機関の運営アドバイス｜行政書士法人塩永事務所
登録支援機関は、登録を受けて支援業務を開始した後の運営管理が重要です。特定技能1号外国人への支援、定期面談、相談対応、支援記録、受入れ企業との連携、各種届出を継続して適切に行わなければなりません。
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関に対して、行政書士の立場から、運営体制の整備、契約・書式の確認、在留手続、届出期限の管理、受入れ企業への助言などを行っています。
本記事では、登録支援機関を安定して運営するための実務上のポイントを詳しく解説します。
登録支援機関の役割を整理する
登録支援機関は、特定技能1号外国人を受け入れる企業から委託を受け、支援計画に基づく支援を実施します。
主な支援内容は、次の10項目です。
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事前ガイダンス
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入国・帰国時の送迎
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住居確保・生活に必要な契約支援
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生活オリエンテーション
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公的手続への同行・書類作成補助
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日本語学習機会の提供
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相談・苦情への対応
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日本人との交流促進
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転職支援
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定期面談・行政機関への通報
登録支援機関は、外国人を紹介するだけの会社ではありません。受入れ企業との契約に基づき、外国人が日本で安定して働き、生活できるよう支援する機関です。
また、登録支援機関が受託した支援業務を、別の機関へさらに委託することはできません。実際に自社で支援できる人員、通訳、相談体制を整えておく必要があります。cite
運営体制を明確にする
支援責任者と支援担当者
登録支援機関では、支援責任者と支援担当者の役割を明確にします。
小規模な登録支援機関では、一人が複数の役割を兼ねることもあります。しかし、担当者が不在の場合の代替体制や、夜間・休日の緊急連絡方法まで決めておくことが大切です。
受託人数を適切に管理する
受託人数を増やしすぎると、定期面談、相談対応、記録作成が追いつかなくなる可能性があります。
受託前に、次の項目を確認します。
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支援対象者の人数
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支援担当者の人数
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対応する言語
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支援対象者の居住地域
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企業訪問に要する時間
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相談対応の時間帯
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通訳体制
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緊急対応の可否
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記録作成に必要な時間
「何人まで受託できるか」は、人数だけでなく、地域、言語、業種、相談件数、移動時間を考慮して判断します。
受入れ企業との役割分担
登録支援機関に業務を委託した場合でも、受入れ企業の責任がすべてなくなるわけではありません。
受入れ企業は、雇用主として次の事項を適切に管理する必要があります。
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雇用契約
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労働条件
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給与
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労働時間
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休日・休暇
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社会保険
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税金
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労働安全衛生
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ハラスメント防止
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住居
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特定技能関係の届出
登録支援機関は、受入れ企業から正確な情報を受け取らなければ、適切な支援や届出資料の作成ができません。
役割分担表を作成する
業務の責任者を明確にするため、次のような役割分担表を作成します。
特に、登録支援機関が行う支援業務と、行政書士が行う在留資格申請・届出業務は、契約上も実務上も区別しておく必要があります。
支援業務を標準化する
担当者ごとに対応が異なると、支援品質が不安定になります。支援業務を標準化するため、マニュアルやチェックリストを整備します。
作成するマニュアル
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支援受付マニュアル
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事前ガイダンスマニュアル
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生活オリエンテーションマニュアル
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送迎対応マニュアル
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相談・苦情対応マニュアル
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定期面談マニュアル
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転職支援マニュアル
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緊急時対応マニュアル
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通訳対応マニュアル
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支援記録作成マニュアル
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届出期限管理マニュアル
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個人情報管理マニュアル
標準化のメリット
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担当者による対応の差を抑えられる。
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支援漏れを発見しやすい。
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新しい担当者を教育しやすい。
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支援記録を統一できる。
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受入れ企業に説明しやすい。
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行政機関から照会を受けた場合に資料を提示しやすい。
支援記録を適切に作成する
支援記録は、登録支援機関が実際に支援を行ったことを示す重要な資料です。
作成する主な記録
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事前ガイダンス記録
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送迎記録
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生活オリエンテーション記録
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住居確保支援記録
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公的手続支援記録
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日本語学習支援記録
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相談・苦情対応記録
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日本人との交流支援記録
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転職支援記録
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定期面談記録
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受入れ企業との連絡記録
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通訳対応記録
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行政機関への相談・通報記録
記録に記載する内容
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支援対象者の氏名
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支援実施日
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支援の種類
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支援担当者
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通訳者
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支援場所
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支援内容
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外国人の質問
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理解状況
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問題点
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受入れ企業への報告
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今後の対応
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外国人本人の確認
「問題なし」「説明済み」だけでは、具体的な支援内容が分かりません。
たとえば、次のように記載します。
令和8年8月20日、支援担当者が本人に対し、国民健康保険、医療機関の利用方法、ごみ出し、防災、交通ルールについて、ベトナム語通訳を介して説明した。本人から質問を受けたため、最寄りの市役所と病院の所在地を案内した。説明内容を本人が理解したことを確認した。
このように、実施日、説明内容、通訳、質問、対応結果を具体的に記録します。
定期面談を形骸化させない
定期面談では、外国人本人と勤務先の上司などに対して、労働・生活状況を確認します。
本人に確認する事項
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契約どおりの仕事をしているか
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給与は適切に支払われているか
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労働時間は適切か
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休日・休暇を取得できているか
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ハラスメントを受けていないか
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住居に問題はないか
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体調に問題はないか
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日本語や職場で困っていないか
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転職を希望していないか
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受入れ企業や第三者から費用を請求されていないか
企業担当者に確認する事項
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勤怠状況
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給与支払状況
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業務内容
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事故・けがの有無
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欠勤・遅刻の状況
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職場内トラブル
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外国人の勤務態度
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退職・転職の可能性
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住居上の問題
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支援上の要望
本人が企業担当者の前では話しにくい内容を抱えている場合もあるため、可能な限り本人だけで話せる時間を設けます。
相談・苦情対応の仕組みを作る
相談・苦情対応では、「誰が」「いつまでに」「どのように」対応するかを決めます。
相談受付の方法
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電話
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メール
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メッセージアプリ
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オンライン面談
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対面相談
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緊急連絡先
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企業を通さない直接相談
相談の分類
相談記録には、相談者の発言を可能な限り正確に記載し、事実確認前に一方的な判断をしないことが重要です。
多言語対応を整備する
外国人が十分に理解できる言語で支援できる体制を整えます。
整備する項目
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対応可能な言語
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支援担当者
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通訳者
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通訳者の連絡先
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対応可能な時間
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夜間・休日の対応
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通訳方法
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通訳費用
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通訳記録
通訳者が必要な支援については、通訳体制と費用負担を受入れ企業との契約書に明記します。支援に要する費用は、特定技能外国人本人に負担させることはできません。cite
料金と契約を適切に管理する
支援委託契約では、支援業務の内容、支援費用、費用の内訳を明確にします。
契約書に記載する事項
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支援対象者
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支援項目
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支援開始日
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契約期間
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月額支援料
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初期費用
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通訳費用
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送迎費用
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交通費
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追加対応費
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支払時期
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個人情報の取扱い
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秘密保持
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契約解除
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支援記録の保存
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契約終了時の引継ぎ
支援委託料については、1号特定技能外国人1人あたりの月額費用と内訳を示す必要があります。cite
料金設定の注意点
次の費用を誰が負担するかを明確にします。
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事前ガイダンス費用
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生活オリエンテーション費用
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送迎費用
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通訳費用
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遠方訪問の交通費
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夜間・休日対応費用
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転職支援費用
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行政書士報酬
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翻訳費用
支援業務の費用と、行政書士が行う在留資格申請などの報酬を区分して説明すると、受入れ企業にとっても分かりやすくなります。
在留期限・届出期限を管理する
登録支援機関の運営で多い問題の一つが、届出や在留資格更新の期限管理です。
管理する期限
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特定技能外国人の在留期限
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在留資格更新の申請時期
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支援開始日
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定期面談の予定日
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支援委託契約の更新日
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支援委託契約の終了日
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登録事項変更届出の期限
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休止・廃止届出の期限
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定期届出の提出期間
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登録支援機関の更新申請期間
登録支援機関の登録事項に変更が生じた場合、変更日から14日以内に変更届出を行います。cite
管理方法
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Excelやスプレッドシートで管理する。
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支援対象者ごとの個別管理表を作る。
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期限の30日・60日・90日前に通知する。
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担当者と確認者を分ける。
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提出後の控えを保存する。
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電子届出システムの利用状況を管理する。
届出の提出者が登録支援機関なのか、受入れ企業なのかを確認することも大切です。受入れ企業が提出する定期届出について、登録支援機関は支援実施状況など必要な資料を提供します。cite
個人情報を適切に管理する
登録支援機関は、外国人の在留カード、旅券、住所、家族情報、健康情報、給与情報など、多くの個人情報を取り扱います。
管理すべき情報
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在留カード情報
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旅券情報
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住所
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電話番号
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家族情報
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健康診断結果
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雇用契約
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給与明細
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税金・社会保険情報
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相談・苦情内容
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支援記録
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通訳記録
管理体制
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書類の保管場所を決める。
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電子データにパスワードを設定する。
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担当者ごとの閲覧権限を設定する。
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退職者のアクセス権を削除する。
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メール送信時の誤送信を防止する。
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外部通訳者との秘密保持契約を確認する。
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保存期間と廃棄方法を定める。
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支援対象者本人への情報提供方法を決める。
相談内容や健康情報は特に慎重な取扱いが必要です。
行政書士に依頼できる業務
登録支援機関の業務運営について、行政書士法人塩永事務所がサポートできる主な業務は次のとおりです。
登録支援機関に関する手続
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新規登録申請
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登録更新申請
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登録事項変更届出
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支援責任者・担当者変更
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事務所変更
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対応言語変更
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支援業務の休止・廃止届出
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行政機関からの照会対応
特定技能外国人の在留手続
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在留資格認定証明書交付申請
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在留資格変更許可申請
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在留期間更新許可申請
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特定技能外国人の転職に関する手続
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所属機関に関する届出
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雇用契約終了に関する届出
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支援委託契約に関する届出
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申請取次
運営資料の整備
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支援業務マニュアル
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受入れ企業向け説明資料
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支援委託契約書
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支援記録様式
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定期面談チェックリスト
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相談対応フロー
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緊急時対応マニュアル
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在留期限管理表
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届出管理表
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個人情報管理規程
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研修資料
顧問契約以外の依頼方法
継続的な顧問契約を締結しなくても、必要な業務だけを依頼できます。
スポット相談
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相談・苦情案件への対応
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支援委託契約の変更
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外国人の転職・退職
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受入れ企業とのトラブル
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入管からの照会
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届出期限の確認
書類作成のみ
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登録事項変更届出
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支援委託契約に関する届出
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在留資格申請
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登録更新申請
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支援記録様式
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業務マニュアル
研修のみ
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支援担当者研修
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受入れ企業研修
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現場管理者研修
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支援記録作成研修
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特定技能制度改正研修
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ハラスメント防止研修
初回案件のみ
初めて特定技能外国人を受け入れる場合に、最初の1案件だけ、次の業務を支援します。
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企業との役割分担
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支援委託契約
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初回支援計画
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事前ガイダンス
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生活オリエンテーション
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支援記録
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在留資格申請
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初回届出
行政書士法人塩永事務所の運営支援
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関に対して、次のようなサポートを行っています。
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登録後の運営体制整備
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支援業務マニュアルの作成
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支援記録・面談記録の整備
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受入れ企業との契約確認
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支援料金の整理
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多言語対応体制の確認
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支援担当者研修
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受入れ企業向け研修
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在留期限管理
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届出期限管理
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登録事項変更届出
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特定技能外国人の在留申請
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退職・転職・帰国時の手続
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登録更新申請
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スポット相談
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継続顧問
登録支援機関の業務と行政書士業務を適切に区分し、登録支援機関が無理なく継続できる運営体制を整えることを重視しています。
まとめ
登録支援機関の運営では、次の事項が重要です。
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支援責任者と支援担当者の役割を明確にする。
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受託人数と支援体制のバランスを取る。
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受入れ企業との責任分担を明確にする。
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支援業務をマニュアル化する。
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支援記録を具体的に作成する。
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定期面談を形だけで終わらせない。
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相談・苦情への対応手順を整える。
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多言語対応と通訳体制を確保する。
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料金と支援内容を契約書に明記する。
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外国人本人に支援費用を負担させない。
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在留期限・届出期限を管理する。
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個人情報を適切に保護する。
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登録支援機関の業務と行政書士業務を区別する。
登録支援機関は、登録後の運営によって信頼性と収益性が決まります。支援体制や記録管理が不十分なまま受託人数だけを増やすと、支援の質が低下し、受入れ企業や外国人とのトラブルにつながる可能性があります。
行政書士法人塩永事務所では、熊本県をはじめ九州各県の登録支援機関に対し、スポット相談、書類作成、研修、在留手続、届出管理、継続顧問など、必要な範囲に応じた運営サポートを行っています。登録支援機関の運営体制を整えたい方、支援業務や届出に不安がある方は、行政書士法人塩永事務所までご相談ください。