登録支援機関設立後のサポート｜顧問契約以外の支援も対応
登録支援機関は、登録を受けた後も、特定技能1号外国人への支援、支援記録の作成、定期面談、受入れ企業との連携、届出、登録更新などを継続して行う必要があります。
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関設立後の顧問契約に加えて、支援業務の立ち上げ、社内研修、書式整備、外国人対応、受入れ企業への制度説明、在留手続など、必要な業務を個別に組み合わせてサポートしています。
登録後に必要な実務
登録支援機関の登録後は、主に次の業務が発生します。
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特定技能1号外国人への義務的支援
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受入れ企業との支援委託契約の管理
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事前ガイダンス・生活オリエンテーション
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住居確保や公的手続の支援
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日本語学習機会の提供
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相談・苦情への対応
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定期面談
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転職支援
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支援記録の作成・保存
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受入れ企業への報告
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定期・随時届出に必要な資料の整理
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登録事項変更の確認
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登録更新の準備
特定技能制度では、登録支援機関による定期・随時の届出について、電子届出システムを利用した提出も可能です。
顧問契約による継続サポート
顧問契約では、登録支援機関の業務運営について、継続的に相談・確認できる体制を整えます。
顧問業務の内容
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特定技能制度に関する日常相談
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支援業務の実施方法に関する助言
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支援対象者ごとの進捗管理
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在留期限の管理
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面談時期の管理
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支援記録の確認
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受入れ企業との連絡内容の確認
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相談・苦情案件への対応方針の検討
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支援委託契約の変更・終了に関する確認
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変更届出の要否判断
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登録更新に向けた事前確認
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行政機関からの照会への対応
登録支援機関の受託人数が増えるほど、個別案件の管理が複雑になります。顧問契約では、外国人ごとに管理表を作成し、支援や届出の漏れを防止します。
顧問契約で管理する項目
開業・運営立ち上げ支援
登録後、すぐに支援業務を開始できるよう、業務フローを整備します。
支援業務フローの作成
登録支援機関の業務を、次のような段階に分けて整理します。
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受入れ企業からの相談受付
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支援委託契約の締結
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特定技能外国人の情報確認
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支援計画の確認
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事前ガイダンス
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入国・送迎
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住居・生活契約支援
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生活オリエンテーション
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公的手続の支援
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定期面談
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相談・苦情対応
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支援記録の保存
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受入れ企業への報告
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届出資料の作成
誰が、いつ、どの書類を使って、どのような対応を行うのかを決めておくことで、担当者による対応のばらつきを防げます。
支援担当者の役割分担
支援責任者、支援担当者、通訳担当者の役割を明確にします。
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支援責任者：支援業務全体の管理、担当者の監督
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支援担当者：外国人への具体的な支援、相談対応、面談
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通訳担当者：外国人との意思疎通、説明内容の通訳
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届出担当者：入管への申請・届出、期限管理
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企業担当者：雇用条件、勤怠、給与、職場環境に関する情報提供
小規模な登録支援機関では、同じ人物が複数の役割を兼任することもあります。ただし、担当者が不在の場合の代替者や、夜間・休日の緊急連絡体制も定めておく必要があります。
書式・マニュアルの整備
登録支援機関では、支援業務を記録する書式をあらかじめ準備しておくことが重要です。
作成できる主な書式
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支援受付票
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事前ガイダンス記録
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生活オリエンテーション記録
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入国時送迎記録
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帰国時送迎記録
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住居確保支援記録
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公的手続支援記録
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日本語学習支援記録
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相談・苦情受付票
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相談対応記録
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定期面談記録
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受入れ企業面談記録
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転職支援記録
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日本人との交流支援記録
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支援未実施理由書
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受入れ企業への報告書
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支援実施状況一覧表
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引継ぎ確認書
記録作成のポイント
記録には、少なくとも次の事項を記載します。
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支援対象者の氏名
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支援実施日
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支援担当者
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通訳者
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支援場所
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支援内容
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外国人からの質問
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外国人の理解状況
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問題点
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受入れ企業への報告状況
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今後の対応
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外国人本人の確認
「生活指導を行った」「問題なし」といった簡単な記載だけでは、実施内容が十分に分かりません。
たとえば、生活オリエンテーションであれば、「ごみ出し、交通ルール、病院の利用方法、防災、税金、社会保険について、ベトナム語通訳を介して説明し、本人から質問がないことを確認した」といった具体的な記録を残します。
多言語支援・通訳体制の整備
登録支援機関には、特定技能外国人が十分に理解できる言語で支援できる体制が必要です。
支援できる言語の整理
次の項目を一覧化します。
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対応可能な言語
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対応できる担当者
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通訳者の氏名・所属
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通訳対応可能な時間
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電話・オンライン・対面の別
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緊急時の連絡方法
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通訳費用の負担者
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通訳記録の保存方法
受入れ企業から通訳者の確保を求められることがありますが、特定技能外国人への支援に必要な通訳費用は、受入れ企業が負担すべきものとされています。cite
多言語資料の作成
必要に応じて、次の資料を多言語化します。
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雇用条件の説明資料
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生活ルール
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ごみ出し案内
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防災案内
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病院の受診方法
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相談窓口一覧
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緊急連絡先
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住居の使用ルール
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会社内の就業規則
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相談・苦情の申出方法
行政書士法人塩永事務所では、外国人の国籍、在留状況、勤務先、生活環境に応じて、説明資料の内容を整理します。
受入れ企業向けの研修・説明
登録支援機関が適切に機能するためには、受入れ企業の担当者が制度を理解していることが重要です。
企業向け研修の内容
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特定技能制度の概要
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受入れ企業の義務
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登録支援機関の役割
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雇用契約と労働条件
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給与・控除・社会保険
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労働時間・休日・休暇
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ハラスメント防止
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外国人への指示方法
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文化・宗教上の配慮
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相談・苦情への対応
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失踪防止
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退職・解雇時の対応
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転職支援
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入管への届出
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定期面談への協力
受入れ企業には、外国人の給与、勤怠、業務内容、休暇取得、住居状況などについて、登録支援機関へ正確な情報を提供してもらう必要があります。
現場担当者への研修
工場、介護施設、飲食店、建設現場など、現場の管理者向けに、実務的な研修を行います。
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分かりやすい指示の出し方
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翻訳アプリの使い方
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危険作業の説明
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休憩・水分補給の確認
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体調不良時の対応
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ハラスメントに該当する言動
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相談を受けた場合の報告方法
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日本語能力を理由とした不利益取扱いの防止
特定技能外国人の在留手続
行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の支援業務と連携して、特定技能外国人の在留手続をサポートします。
対応できる主な手続
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在留資格認定証明書交付申請
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在留資格変更許可申請
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在留期間更新許可申請
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在留資格変更に関する相談
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所属機関に関する届出
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雇用契約終了に関する届出
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支援委託契約に関する届出
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転職時の在留手続
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家族・生活状況の変化に関する相談
在留手続を行う場合は、支援業務と申請取次などの行政書士業務を区別し、必要な委任関係や契約関係を整えます。
届出の作成・期限管理
年次の受入れ・活動・支援実施状況届出
特定技能関係では、受入れ・活動・支援実施状況に関する届出があります。
出入国在留管理庁の案内では、対象年度の翌年度4月1日から5月31日までの期間に、届出を行う仕組みとされています。対象期間中に1日でも特定技能外国人と雇用契約関係があった場合は、実際の就労がない場合でも届出が必要となる場合があります。cite
登録支援機関は、受入れ企業が届出を行うために必要となる支援実施状況や支援記録を整理し、適切に提供します。
随時届出
次のような変更が発生した場合は、随時届出の要否を確認します。
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支援委託契約の締結
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支援委託契約の変更
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支援委託契約の終了
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登録支援機関の変更
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支援業務の休止
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支援業務の廃止
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登録事項の変更
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支援担当者の変更
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支援事務所の変更
支援業務の休止・廃止については、休廃止日から14日以内に届出を提出する必要があります。cite
支援委託契約の締結・変更・終了についても、事由発生日から14日以内の届出が必要となる場合があります。cite
届出管理表の作成
届出漏れを防ぐため、次のような管理表を整備します。
退職・転職・帰国時の支援
特定技能外国人が退職、解雇、転職、帰国する場合は、支援業務と在留手続を整理します。
退職・解雇時
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退職理由の確認
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雇用契約終了日の確認
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未払い賃金の確認
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住居の退去時期
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社会保険・税金の手続
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帰国または転職の意向確認
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支援委託契約終了の確認
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必要な届出
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支援記録の整理
転職時
受入れ企業の都合による解雇や事業縮小などの場合は、転職支援を行います。
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求人情報の提供
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ハローワークの案内
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職業紹介機関の案内
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履歴書・職務経歴書の作成補助
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面接日程の調整
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転職先との連絡
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在留資格手続の確認
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新しい受入れ企業への引継ぎ
登録支援機関が職業紹介を行う場合には、職業安定法上の許可・届出が必要となる場合があります。行政書士法人塩永事務所では、許認可の有無を確認したうえで、適法な範囲の支援を行います。
登録更新の準備
登録支援機関の登録期間は5年間です。
更新申請は、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から、4か月前の月の末日までに行います。cite
更新前には、次の項目を確認します。
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登録事項に変更がないか
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変更届出を提出しているか
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役員に変更がないか
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支援責任者・支援担当者が在籍しているか
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対応言語に変更がないか
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支援実績を整理しているか
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支援記録を保存しているか
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相談・苦情対応に問題がないか
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支援委託手数料の説明が適切か
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支援業務の再委託を行っていないか
行政書士法人塩永事務所では、登録満了日の直前ではなく、早い段階から更新準備を開始します。
顧問以外に対応できるサポート
顧問契約を締結しない場合でも、必要な業務だけを個別に依頼できます。
スポット相談
特定の問題について、1回または数回の相談を受けます。
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支援担当者が退職した場合
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相談・苦情が発生した場合
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契約を変更する場合
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外国人が転職を希望している場合
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受入れ企業との関係が悪化している場合
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入管から照会を受けた場合
書式作成・業務マニュアル作成
登録支援機関の実情に合わせ、支援業務の書式や手順書を作成します。
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社内業務マニュアル
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多言語説明資料
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支援記録様式
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相談対応マニュアル
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面談チェックリスト
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緊急時対応フロー
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届出管理表
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受入れ企業向け説明資料
社内研修・出張研修
支援担当者や受入れ企業の管理者向けに、制度研修を実施します。
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登録支援機関向け研修
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受入れ企業向け研修
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現場管理者向け研修
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ハラスメント防止研修
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外国人とのコミュニケーション研修
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支援記録作成研修
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届出実務研修
支援業務の立ち上げ支援
初めて特定技能外国人を受け入れる登録支援機関に対して、最初の案件の運用を支援します。
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初回支援計画の確認
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初回ガイダンスの準備
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生活オリエンテーション資料の準備
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面談日程の設定
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受入れ企業との役割分担
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通訳者の手配
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支援記録の作成
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初回届出に必要な情報整理
在留申請の一括対応
登録支援機関の設立後、特定技能外国人の受入れまでまとめて支援します。
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受入れ企業の要件確認
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特定技能外国人の要件確認
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雇用契約書の確認
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分野別協議会・関係手続の確認
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在留資格認定証明書交付申請
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在留資格変更許可申請
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在留期間更新許可申請
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登録支援機関との契約書確認
行政書士法人塩永事務所の支援プラン
登録後スタートプラン
登録後に業務を開始するための初期整備を行います。
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業務フロー作成
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支援記録様式の整備
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支援担当者への説明
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通訳体制の整理
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受入れ企業との役割分担
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初回支援の準備
スポット手続プラン
特定の手続や問題だけを支援します。
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変更届出
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支援委託契約の終了・変更
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休止・廃止届出
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特定技能外国人の在留申請
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転職時の手続
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行政機関からの照会対応
継続顧問プラン
日常的な相談、記録確認、期限管理、届出支援を継続して行います。
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月次相談
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支援対象者管理
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定期面談管理
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支援記録確認
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受入れ企業との調整
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届出期限管理
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在留期限管理
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更新準備
研修・マニュアルプラン
登録支援機関や受入れ企業の社内体制を整備します。
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支援担当者研修
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受入れ企業研修
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多言語対応研修
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ハラスメント防止研修
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支援記録作成研修
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業務マニュアル作成
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緊急時対応フロー作成
まとめ
登録支援機関は、設立・登録が完了した後の運用が重要です。支援記録、定期面談、相談対応、受入れ企業との連携、届出、在留期限管理を適切に行う必要があります。
行政書士法人塩永事務所では、顧問契約による継続支援だけでなく、次のような個別サポートにも対応しています。
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登録後の業務立ち上げ
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支援業務マニュアルの作成
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支援記録の書式整備
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多言語資料の作成
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支援担当者・企業担当者への研修
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支援委託契約の確認
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定期・随時届出
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特定技能外国人の在留手続
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退職・転職・帰国時の対応
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登録更新申請
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スポット相談
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受入れ企業との連携支援
顧問契約をご希望の場合はもちろん、まずは特定の届出や書式作成だけ依頼したい場合にも対応可能です。
熊本県をはじめ九州各県で登録支援機関を運営されている事業者様、特定技能外国人の受入れを検討している企業様は、行政書士法人塩永事務所までご相談ください。