登録支援機関の設立後、行政書士としてどう関わり続けるか【行政書士法人塩永事務所】

登録支援機関の設立（登録申請）をサポートした後、行政書士の役割はそこで終わりではありません。登録支援機関は登録後も継続的に義務を果たし続ける必要があり、そこには行政書士だからこそ提供できる専門的なサポートが数多く存在します。本記事では、設立支援後に行政書士として登録支援機関とどのように関わり続けられるか、具体的な業務内容を詳しく解説します。

1. なぜ「設立後」の関わりが重要なのか

登録支援機関は、登録を受けて終わりではなく、支援業務の実施・届出・更新など、継続的な義務を負う機関です。これらの義務を怠ると、指導・改善命令や最悪の場合は登録取消しにつながるおそれがあります。また、2026年1月に施行された改正行政書士法により、特定技能に関する在留資格申請書類の作成は行政書士（または弁護士）のみが業として行えることが明確化されました。登録支援機関自身が申請書類を作成することは法律違反となるため、行政書士との継続的な連携は、登録支援機関にとって「あった方がよい」ものから「なくてはならない」ものへと変わっています。

このような背景から、設立支援後も顧問契約や個別業務委託という形で、行政書士が登録支援機関に伴走し続けるニーズが高まっています。

2. 行政書士として関わり続けられる業務

① 定期届出・随時届出の作成代行

登録支援機関は、出入国在留管理庁に対して以下のような届出を継続的に行う義務があります。

• 定期届出：支援実施状況に係る届出書、1号特定技能外国人支援対象者名簿など、支援の実施状況を定期的に報告するもの
• 随時届出：支援委託契約の締結・終了に係る届出、登録支援機関登録簿の記載事項（住所・役員・支援責任者等）の変更に係る届出など、変更が生じた都度提出するもの

これらは提出書類の種類が多く、様式や記載内容に不備があると受理されなかったり、期限徒過により是正指導の対象になったりすることもあります。行政書士が継続的に書類作成・提出を代行することで、登録支援機関側の事務負担を軽減しつつ、正確な履行を担保できます。

② 変更手続きのサポート

支援責任者・支援担当者の交代、事業所の移転、役員変更など、登録事項に変更が生じた際には、変更届出が必要です。変更のたびに必要書類や届出期限を確認し、漏れなく対応することは煩雑なため、行政書士が変更の都度サポートに入ることで、届出漏れによるリスクを防止できます。

③ 登録更新申請のサポート（5年ごと）

登録支援機関の登録有効期間は5年間です。有効期間満了までに更新申請を行わなければ登録の効力を失うため、更新時期の管理と申請書類の準備は非常に重要です。行政書士が更新時期をあらかじめ把握し、余裕を持ったスケジュールで更新申請をサポートすることで、支援業務の空白期間の発生を防ぎます。

④ 支援委託契約書・支援計画書の作成／レビュー

登録支援機関が受入れ企業（特定技能所属機関）と締結する支援委託契約書や、1号特定技能外国人支援計画書は、内容に不備があると届出の受理や監査対応に影響します。行政書士が契約書・計画書のひな形整備やレビューを継続的に行うことで、案件ごとの個別対応もスムーズになります。

⑤ 特定技能所属機関向け在留資格申請とのワンストップ対応

2026年1月の改正行政書士法により、特定技能の在留資格申請書類の作成は行政書士（または弁護士）でなければ行えなくなりました。登録支援機関が受入れ企業から支援業務を受託する際、在留資格の申請取次まで行政書士が一体的に対応することで、受入れ企業・登録支援機関の双方にとってワンストップの安心感を提供できます。これは設立支援を行った行政書士だからこそ築きやすい信頼関係を活かせる分野です。

⑥ コンプライアンス体制の構築・内部監査支援

支援の中立性確保、支援費用の外国人本人への転嫁禁止、行方不明者の未発生など、登録要件は登録後も継続して満たす必要があります。行政書士が定期的に支援実施状況をチェックする内部監査的な役割を担うことで、要件からの逸脱を早期に発見し、是正につなげることができます。

⑦ 支援担当者向け研修・勉強会の実施

支援担当者の実務理解が不十分だと、支援の質にばらつきが生じます。行政書士が定期的に法改正情報や実務上の注意点をまとめた研修・勉強会を実施することで、登録支援機関の支援品質の底上げに貢献できます。

⑧ 相談・苦情対応の第三者的サポート

支援業務のひとつである「相談・苦情対応」について、社内だけでは中立性の確保が難しい場面もあります。行政書士が外部の専門家として相談対応のアドバイスや同席を行うことで、対応の適切性を高めることができます。

⑨ 行方不明・不正行為発生時などの緊急対応サポート

万が一、支援対象の外国人に行方不明が発生した場合や、受入れ企業側で不正行為が疑われる事案が生じた場合には、速やかな届出と是正対応が必要になります。こうした有事の際に、行政書士が迅速に必要書類の整理や届出対応をサポートできる体制を整えておくことは、登録支援機関にとって大きな安心材料になります。

⑩ 顧問契約による継続的なアドバイザリー

上記の業務を個別に依頼するのではなく、月額顧問契約という形で継続的にサポートするケースも増えています。法改正情報のタイムリーな共有、日々の実務相談への対応など、腰を据えた伴走支援が可能になります。

3. 設立支援と継続支援を一体で行う意義

設立段階から関わった行政書士は、その登録支援機関の支援体制や社内事情をすでに把握しているため、継続支援においてもスムーズかつ的確な対応が可能です。新たに他の専門家に依頼し直す場合と比べて、引き継ぎコストがかからず、初動対応も早くなるというメリットがあります。

4. まとめ

登録支援機関の設立サポートは、行政書士と登録支援機関との関係の「始まり」に過ぎません。定期届出・随時届出の代行、更新申請、契約書・計画書の整備、コンプライアンス体制の構築、そして改正行政書士法を踏まえた在留資格申請とのワンストップ対応など、行政書士が継続的に関わることのできる業務は多岐にわたります。

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の設立支援にとどまらず、登録後の運用フェーズにおいても顧問契約等を通じて継続的にサポートいたします。届出対応や体制整備でお困りの登録支援機関の皆様は、お気軽にご相談ください。