商用ビザ書類作成・申請の流れを徹底解説
行政書士法人塩永事務所（登録支援機関）
外国企業との商談、契約締結、工場視察、アフターサービスなど、ビジネス目的で来日する外国人を招へいする際には「商用ビザ（短期滞在ビザ）」の取得が必要です。当事務所は登録支援機関として、在留資格関連の手続きに数多く携わってきました。今回は、商用ビザの書類作成から申請完了までの流れを、実務の観点から詳しくご説明します。
1. 商用ビザとは
商用ビザは、正式には「短期滞在」の在留資格に基づくビザで、業務連絡・商談・契約調印・工場見学・会議出席など、報酬を得ない短期的なビジネス活動を行うために来日する外国人に発給されます。滞在可能日数は15日、30日、90日のいずれかで、いわゆる「就労ビザ」とは異なり、日本国内で報酬を伴う就労活動を行うことはできません。
ビザ免除措置対象国の国籍を持つ方は、短期の商用目的であればビザ取得自体が不要な場合もありますが、対象外の国の方や、より確実な入国審査通過を目指す場合には、事前にビザを取得しておくことが望ましいといえます。
2. 申請に必要な関係機関
商用ビザの申請では、来日する外国人本人だけでなく、日本側で招へいする企業の協力が不可欠です。
- 招へい機関:来日する外国人を日本に招く企業・法人。招へいの目的や経緯を説明する立場になります。
- 身元保証機関:滞在費用や帰国旅費などについて道義的な責任を負う企業・法人。多くの場合、招へい機関がそのまま身元保証機関を兼ねます。
なお、身元保証には法的な強制力はなく、あくまで常識的な範囲での監督責任にとどまります。
3. 必要書類の一覧
商用ビザの申請では、申請人（来日する外国人）側と招へい機関側それぞれで書類を準備する必要があります。代表的なものは以下の通りです。
申請人側
- 査証申請書
- 顔写真
- パスポート
- 所属会社の在職証明書、または会社案内
招へい機関側
- 招へい理由書
- 招へい経緯書
- 滞在予定表(日程表)
- 招へい機関の登記事項証明書、会社案内、直近の決算書類など
必要書類は申請人の国籍や渡航目的、過去の渡航歴によって加減があるため、個別の事情に応じた見極めが重要です。
4. 申請の流れ
ステップ1:事前ヒアリングとスケジュール確認
まず、招へいの目的、滞在期間、来日予定日、申請人の国籍やこれまでの渡航歴を確認します。査証の発給には申請先の在外公館によって審査期間が異なるため、来日予定日から逆算してスケジュールを組むことが肝心です。
ステップ2:書類の収集
申請人本国側で用意する書類(パスポート、在職証明書など)と、日本側の招へい機関で用意する書類(登記事項証明書、決算書類など)を並行して収集します。
ステップ3:招へい理由書・招へい経緯書等の作成
審査で重視されるのが、招へい理由書や招へい経緯書、滞在予定表といった説明資料です。これらは書式こそ定型がありますが、記載内容の具体性や整合性が許可・不許可を左右する重要な部分になります。過去の許可事例をふまえた記載内容の作成が、審査をスムーズに進めるポイントです。
ステップ4:書類一式の送付
日本側で作成・収集した書類を、申請人が滞在する国へ送付します。国際郵送となるため、送付方法や到着までの日数も見込んでスケジュールを立てる必要があります。
ステップ5:在外公館(大使館・総領事館)への申請
申請人本国、または申請人の居住地を管轄する日本大使館・総領事館の窓口で、査証申請書とあわせて必要書類一式を提出します。国によっては生体認証(指紋・顔写真)の取得が求められる場合もあります。
ステップ6:審査・発給
提出書類をもとに在外公館で審査が行われます。審査期間は国や時期によって幅がありますが、一般的には数日から数週間程度を見込んでおくとよいでしょう。書類に不備や説明不足があると、追加書類の提出を求められたり、審査が長期化したりすることがあります。
ステップ7:ビザの受領と渡航準備
無事に発給されれば、パスポートに査証が貼付されて返却されます。あわせて航空券の手配や入国時に想定される質問への準備を進め、来日に備えます。
5. 申請時の注意点
- 書類審査のみで判断される:商用ビザは面接を伴わないケースが多く、書類の記載内容の正確性・具体性が結果を大きく左右します。
- 招へい理由と実態の整合性:招へい理由書の内容と、実際の滞在予定・活動内容に食い違いがあると、不許可や説明を求められる原因になります。
- 提出先による違い:申請先の在外公館や国籍によって、求められる書類や審査の傾向が異なる場合があります。
6. 当事務所によるサポート内容
商用ビザは、就労ビザと比べて学歴要件や実務経験要件がない一方で、提出書類の分量が多く、記載内容の精度が求められる点が特徴です。当事務所では、登録支援機関としての知見を活かし、以下のようなサポートを行っています。
- 招へい理由書・招へい経緯書・滞在予定表など各種書式の作成代行
- 必要書類の洗い出しと収集サポート
- 在外公館への提出前チェック
- 個別事情に応じた申請スケジュールの調整
商用ビザの取得でお困りの企業様、外国人材の招へいをご検討の企業様は、お早めに当事務所までご相談ください。