【専門家が解説】商用ビザ（短期滞在）の書類作成から申請までの流れ
海外の現地法人・取引先から日本へ社員を招聘する際や、商談・契約・市場調査・アフターサービスなどの目的で来日する際に必要となるのが「商用目的の短期滞在ビザ（商用ビザ）」です。
商用ビザの申請では、「日本側の招へい機関（受入企業）」が作成・準備する書類が許可の成否を大きく左右します。本記事では、登録支援機関として数多くの国際業務・外国人雇用をサポートする行政書士法人塩永事務所が、商用ビザの書類作成から申請までの詳細な流れを分かりやすく解説します。
商用ビザ申請の全体スケジュール（概要）
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事前準備・スケジュール策定（渡航の1〜2ヶ月前）
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日本側（受入企業）の書類作成・収集
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海外現地（申請人）への書類発送
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現地の大使館・領事館（または代理申請機関）へ申請
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審査・ビザ（査証）の発給
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日本へ入国
詳解：商用ビザ申請のステップ別ガイド
Step 1：事前確認とスケジュール策定
まずは来日目的、滞在期間、スケジュールを確定させます。
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商用ビザで可能な活動： 業務連絡、商談、契約調印、アフターサービス、市場調査、会議出席など（※日本国内で報酬を得る活動はできません）
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要件の確認： 来日目的の明確性、滞在費用の担保（自費または受入企業負担）、帰国保証などが審査ポイントとなります。
Step 2：日本側（受入企業）での提出書類作成・手配
商用ビザ申請において最も重要な工程です。不備や説明不足があると、補足資料の提出を求められたり、発給拒否の原因となります。
【受入企業が準備・作成する主な書類】
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招へい理由書
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招へい目的、経緯、滞在中の予定内容を具体的かつ明確に記載します。
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身元保証書
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受入企業が滞在費・帰国旅費・法令順守などを保証するために作成します。
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滞在予定表
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日ごとの到着・出発便、滞在先ホテル、訪問先・活動内容、連絡先を細かく記載します。
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受入機関に関する資料
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会社四季報の写し、法人登記簿謄本（履歴事項全部証明書）、会社案内、決算書など。
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渡航目的を証明する資料
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取引先との契約書、会議資料、メールのやり取り履歴、セミナー等の案内状など。
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💡 塩永事務所のワンポイントアドバイス
招へい理由書や滞在予定表に「大雑把な記載」があると、審査が不許可になるリスクが高まります。「なぜ今、この人物が日本に来る必要があるのか」を裏付ける説得力のある説明が不可欠です。
Step 3：現地（申請人）への書類送付と現地書類の準備
日本側で作成・準備した書類一式（原本）を、現地の申請人にEMS（国際スピード郵便）やDHL等で郵送します。
【現地の申請人が準備する主な書類】
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パスポート（有効期限に十分な余裕があるもの）
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査証申請書（顔写真貼付）
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在職証明書（現地企業での所属・役職を証明するもの）
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渡航費用を負担する場合はその証明書（銀行残高証明書など）
Step 4：日本大使館・総領事館（または代理申請機関）へのビザ申請
現地の日本大使館・総領事館（国・地域によっては指定のビザ代理申請センター）に書類一式を提出し、ビザの申請を行います。
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審査期間の目安： 通常、申請受理から約1週間〜2週間程度（※国や状況により前後します）。
Step 5：ビザ（査証）発給・日本への入国
審査を通過すると、パスポートにビザ（査証）が発給されます。
発給後、有効期限内（通常は発給から3ヶ月以内）に日本に入国します。
商用ビザ申請でよくある失敗・注意点
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短期滞在での「実質的な就労」
日本国内での作業や業務補助が「報酬を伴う実質的な就労」と判断されると、入管法違反（不法就労）に問われる恐れがあります。
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過去の申請歴・在留歴との矛盾
過去に申請したビザ（就労ビザや技能実習等）の情報と矛盾があると、厳格に審査されます。
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一度不許可になると再申請が困難
同じ目的での再申請は、不許可から原則6ヶ月間できなくなります。最初の申請での事前準備が極めて重要です。
ビザ手続き・外国人支援なら「行政書士法人塩永事務所」へ
商用ビザをはじめとする各種ビザ手続きは、関係省庁の最新ガイドラインや国別の運用基準を把握した上で、完璧な書類を用意することが求められます。
行政書士法人塩永事務所では、申請書類の作成・確認から、手続き全体のスケジュール管理まで一貫してサポートしております。自社での書類準備に不安がある企業様や、確実に許可を取得したいお客様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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お問合せ： 行政書士法人塩永事務所
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電話番号： 096-385-9002
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所在地： 熊本県熊本市中央区水前寺