個人情報を適切に管理する仕組みを構築し、プライバシーマークの新規取得から更新までを実務に即してサポートします。プライバシーマーク（Pマーク）の新規取得や更新をご検討の企業様へ。
行政書士法人塩永事務所では、個人情報保護法およびJIS Q 15001の要求事項を踏まえ、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築から、社内規程・様式の整備、日常運用、内部監査、審査対応までを、貴社の事業内容・組織規模・業務フローに合わせて一貫して支援します。当事務所は認定経営革新等支援機関として、単に規程や書類を作成するだけではなく、企業の事業内容、組織体制、個人情報の実際の取扱状況を丁寧に確認したうえで、現場で無理なく継続運用できる個人情報保護体制の構築を重視しています。
「既存の社内規程が現在の業務実態と合っているか不安」
「担当者一人に負担が集中している」
「審査前に社内体制を整理しておきたい」 といった企業様も、まずはお気軽にご相談ください。プライバシーマークとは？プライバシーマーク制度は、個人情報を適切に取り扱うための**個人情報保護マネジメントシステム（PMS）**を構築・運用し、その仕組みがJIS Q 15001をベースとした審査基準に適合していることを、指定審査機関が審査・付与する制度です。単に「個人情報保護規程を作成すれば取得できる」ものではありません。
企業の実際の業務において、以下の事項を整理し、会社として継続的に運用・改善できる仕組みを構築することが求められます。
- どのような個人情報を取得しているか
- どのような目的で利用しているか
- どこに（紙・電子・クラウドなど）保管しているか
- 誰が取り扱うか（アクセス権限の管理）
- 外部委託先に提供しているか、その管理はどうか
- 個人情報をどのように廃棄・消去しているか
- 漏えいなどの事故が発生した場合の対応手順
- 従業者への教育・研修の実施状況
- PMS自体をどのように点検・改善しているか（内部監査・マネジメントレビュー）
個人情報保護法とプライバシーマークは別物です「個人情報保護法を遵守していれば自動的にPマークが取得できる」という制度ではありません。個人情報取扱事業者には、個人情報保護法上、利用目的の特定・通知・公表、安全管理措置、第三者提供の制限、本人からの開示等請求への対応などの義務があります。
一方、プライバシーマークでは、JIS Q 15001に基づくPMSを構築し、それを実際に運用していることが審査の対象となります。
したがって、Pマーク取得を目指す場合は、
- 法律上必要な対応
＋ - JIS Q 15001を踏まえたPMSの構築・運用
＋ - 審査に耐えうる社内体制・記録の整備
を総合的に進める必要があります。プライバシーマーク取得を検討する企業が増えている理由企業活動では、顧客情報、従業員情報、取引先担当者情報、採用応募者情報など、さまざまな個人情報を取り扱います。
特に以下のような業種・業態では、個人情報管理体制の整備が事業上の重要課題となっています。
- 顧客情報を大量に取り扱う企業
- 人材・採用関連事業
- IT・システム関連企業
- 通信販売・EC事業者
- アウトソーシング・BPO事業者
- コールセンター
- 医療・福祉関連事業者
- 金融・保険関連事業者
- 個人情報を取り扱うBtoB企業
また、取引先からPマーク取得を求められるケースや、入札・業務委託の条件として個人情報保護体制の整備が重視されるケースも増えています。
ただし、Pマークが必須かどうかは業種、取引先、契約条件によって異なります。
取得を検討する際は、まず**「なぜ取得するのか」「取得によって何を実現したいのか」**を明確にすることが重要です。こんな企業様におすすめです
- Pマークを取得したいが、何から始めればよいかわからない
規程・様式・個人情報の管理状況・教育・内部監査など、整理すべき事項は多岐にわたります。最初に全体像を把握し、現状とのギャップを確認することが第一歩です。 - 既存の個人情報保護規程を見直したい
「規程はあるが業務実態と一致していない」「古い規程のまま」「新しいクラウドサービスを導入したが規程が更新されていない」といったケースが少なくありません。規程を作ること自体が目的ではなく、実際の業務と一致していることが重要です。 - 社内の個人情報管理を体系的に整理したい
個人情報の種類、利用目的、保管場所、アクセス権限、委託先、保存期間、廃棄方法、セキュリティ対策などを洗い出すことで、管理体制を見直せます。 - 取引先からPマーク取得を求められている
取得期限が決まっている場合は、申請・審査までのスケジュールを逆算して準備を進める必要があります。
行政書士法人塩永事務所のプライバシーマーク取得支援当事務所では、企業様の状況を確認したうえで、必要な業務を整理し、Pマーク取得に向けた準備をサポートします。
- 現状確認・ギャップ分析
取得している個人情報の種類、取扱部署、紙・電子データの保管方法、クラウド利用状況、外部委託の有無、アクセス権限、取得・利用・廃棄の流れ、既存規程、事故対応体制などを確認し、不足事項を整理します。 - 個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築支援
事業内容・組織規模に応じて、個人情報保護方針、社内規程、取扱手順、各種様式、委託先管理、安全管理措置、開示等請求対応、事故対応、教育・研修、内部監査、マネジメントレビューなどの整備を支援します。 - 個人情報の洗い出し・管理状況の整理
顧客情報、従業員情報、採用応募者情報、取引先担当者情報などを種類ごとに整理し、取得方法・利用目的・保管場所・アクセス権限・保存期間・委託の有無・廃棄方法を明確にします。 - 社内規程・様式の整備
他社の規程をそのままコピーするのではなく、「実際にその会社で運用できるか」という視点で、企業規模・業務内容・従業者数に適した実務的な体制を構築します。過度に複雑なルールは運用を困難にし、規程と実態の乖離を招くため避けます。 - 従業者への教育・研修
個人情報の定義、取扱ルール、漏えい防止策、事故発生時の対応などを従業者に理解させるための教育実施や教材・記録の整備を支援します。 - 内部監査の準備・支援
規程の存在確認にとどまらず、「規程どおりに実際の業務が行われているか」を確認する視点で、チェック項目の整理、監査資料の準備、指摘事項への対応をサポートします。 - マネジメントレビュー・改善対応の支援
運用状況を確認し、問題点を整理して規程・手順・教育内容を見直す一連の改善活動を支援します。 - 審査に向けた準備・指摘事項への対応
指定審査機関による付与適格性審査に向け、必要書類・記録・運用状況を確認します。審査後の指摘事項についても、内容を確認したうえで改善を支援します（審査結果を保証するものではありません）。
「書類を作るだけ」の支援ではありません重要なのは、「会社の実際の業務の中で、個人情報を適切に管理できる仕組みになっているか」という点です。
規程に「アクセス権限を適切に管理する」と書かれていても、退職者のアカウントが残っていたり、共有フォルダの権限が整理されていなければ、規程と実態にギャップがあります。現状確認 → 体制設計 → 規程整備 → 運用 → 教育 → 内部監査 → 改善
という一連の流れで取り組むことが、真に実効性のある体制構築につながります。認定経営革新等支援機関として、企業経営まで見据えた支援行政書士法人塩永事務所は、許認可・行政手続だけでなく、企業の経営・業務運営を踏まえた支援を行っています。
「審査を通すためだけの書類」ではなく、取得後も継続して運用できる個人情報保護体制の構築を重視しています。特に中小企業ではPマーク専任担当者を置くことが難しいケースが多いため、人的リソースや業務負担を考慮しながら、無理なく継続できる仕組みを検討します。プライバシーマーク取得後も継続的な運用が必要ですPマークは一度取得すれば永久に有効になるものではありません。
取得後もPMSを適切に運用し、更新に向けた準備を行う必要があります。更新申請は、付与契約満了の8か月前から4か月前までの期間に申請書類を提出することが定められています。
したがって、取得後も以下の事項を継続して実施することが重要です。
- 定期的な教育
- 個人情報の取扱状況の確認
- 内部監査
- 是正・改善
- 規程の見直し
- 委託先管理
- 事故対応
- マネジメントレビュー
- 更新審査への準備
プライバシーマーク更新支援にも対応すでにPマークを取得している企業様についても、更新に向けた支援が可能です。
「前回審査から担当者が変わった」「規程が古くなっている」「業務実態と規程が一致していない」「内部監査の進め方がわからない」「指摘事項の改善方法がわからない」といったケースに対し、現在の運用状況を確認して必要な対応を整理します。
こんな企業様は早めのご相談をおすすめします
- 取引先からPマーク取得を求められている
- 入札・業務委託等のため取得を検討している
- 取得期限が決まっている
- 個人情報を大量に取り扱っている
- 顧客情報をクラウドで管理している
- 外部委託先が多い
- 個人情報保護規程が古い、または実態と一致しているか不安
- 担当者が兼任で負担が大きい
- 内部監査の方法がわからない
- 更新審査の準備をしたい
- 審査で指摘された事項に対応したい
Pマーク取得までの一般的な流れ企業規模や現在の管理体制によって異なりますが、一般的には次のような流れで進めます。
- お問い合わせ・初回相談（事業内容・規模・取扱状況・目的・希望時期の確認）
- 現状分析（既存規程・管理状況・社内体制の確認）
- 取得に向けた計画策定（不足事項の整理とスケジュール設定）
- PMS・社内規程等の整備
- 社内運用（整備したルールに基づく実務運用）
- 教育・内部監査
- 改善・マネジメントレビュー
- 申請・審査対応
- 取得後の継続運用（次回更新に備える）
なお、申請は原則として法人単位で行い、申請先は業種や本社所在地等によって決まります。JIPDECが指定審査機関を案内しており、保健・医療・福祉分野などには専用の審査機関が指定されています。
プライバシーマーク取得・更新支援の料金料金は、企業規模、従業者数、個人情報の取扱量、既存の規程・体制、取得・更新の別、支援範囲などによって異なります。
すべて個別お見積りとなります。
- 新規取得支援：現状確認からPMS構築、規程・様式整備、内部監査・審査準備等まで
- 更新支援：現在のPMS・規程・運用状況を確認し、更新に必要な対応を整理
- 規程・個人情報保護体制の整備：既存規程の見直し、新規作成、運用体制の整理
- 内部監査・運用支援：チェック項目整理、監査後の改善対応など
- 審査指摘事項への対応支援：指摘内容に応じた規程・運用・記録の改善
「Pマークを取得すること」だけを目的にしない体制づくりPマーク取得を通じて、自社の個人情報管理を体系的に見直すことができます。
ただし、企業ごとに事業内容、従業者数、個人情報の種類、IT環境、委託先は異なります。他社の規程をそのまま導入するのではなく、自社の業務に適した個人情報保護体制を構築することが重要です。行政書士法人塩永事務所では、企業様の現在の状況を確認し、必要な手続・規程・社内体制を整理しながら、Pマーク取得・更新に向けた準備をサポートします。
「何から始めればよいのかわからない」という段階からでもご相談いただけます。
行政書士法人塩永事務所
認定経営革新等支援機関 企業の許認可・行政手続だけでなく、事業運営に必要となる各種制度・社内体制の整備について、企業様の実情に応じた支援を行っています。
プライバシーマークの新規取得、更新、個人情報保護規程の見直し、内部監査、審査指摘事項への対応などをご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。
※プライバシーマークの付与・審査は当事務所が行うものではなく、制度上定められた指定審査機関が実施します。当事務所は、取得・更新に向けた準備、社内体制整備、書類作成・運用支援等を行うものであり、審査結果や付与を保証するものではありません。