プライバシーマーク（Pマーク）認証取得・更新支援
個人情報を適切に管理する仕組みを構築し、プライバシーマーク取得・更新をサポート
プライバシーマーク（Pマーク）の新規取得・更新をお考えの企業様へ。
行政書士法人塩永事務所では、個人情報保護法やJIS Q 15001を踏まえた個人情報保護体制の整備から、社内規程・様式の整備、運用、内部監査、審査対応まで、企業の実情に合わせてサポートします。
当事務所は、認定経営革新等支援機関として、単に規程や書類を作成するだけではなく、企業の事業内容、組織体制、業務フロー、個人情報の取扱状況などを確認したうえで、実際の業務に無理なく組み込める個人情報保護体制の構築を支援します。
「Pマークを取得したいが、何から始めればよいか分からない」
「既存の社内規程が現在の業務に合っているか分からない」
「担当者だけに負担が集中している」
「審査前に社内の体制を整理しておきたい」
といった企業様も、まずはご相談ください。
プライバシーマークとは？
プライバシーマーク制度は、個人情報を適切に取り扱うための**個人情報保護マネジメントシステム（PMS）**を構築・運用し、その仕組みがJIS Q 15001をベースとした審査基準に適合していることについて、審査・付与を受ける制度です。
つまり、単に「個人情報保護規程を作れば取得できる」というものではありません。
企業の実際の業務において、
- どのような個人情報を取得しているのか
- 何の目的で利用しているのか
- どこに保管しているのか
- 誰が取り扱うのか
- 外部の委託先に提供しているのか
- 個人情報をどのように廃棄しているのか
- 漏えい等の事故が発生した場合にどう対応するのか
- 従業者にどのような教育を行っているのか
- 個人情報保護の仕組みをどのように点検・改善するのか
といった事項を整理し、会社として継続的に運用できる仕組みを構築することが重要です。
個人情報保護法とプライバシーマークは別のものです
企業が注意したいのは、「個人情報保護法を守っていればPマークが自動的に取得できる」という制度ではないという点です。
個人情報取扱事業者には、個人情報の利用目的の特定、安全管理、第三者提供、本人からの開示等の請求への対応など、個人情報保護法上の義務があります。
一方、プライバシーマークでは、JIS Q 15001を基礎としたPMSを構築し、それを実際に運用していることが審査の対象となります。
そのため、Pマーク取得を目指す場合には、
法律上必要な対応
＋
JIS Q 15001を踏まえたPMSの構築・運用
＋
審査に対応できる社内体制
を総合的に整備することが重要です。
プライバシーマーク取得を検討する企業が増えている理由
企業活動では、顧客情報、従業員情報、取引先情報、採用応募者情報など、さまざまな個人情報を取り扱います。
特に、
- 顧客情報を大量に取り扱う企業
- 人材・採用関連事業
- IT・システム関連企業
- 通信販売・EC事業者
- アウトソーシング事業者
- コールセンター
- 医療・福祉関連事業者
- 金融・保険関連事業者
- 個人情報を取り扱うBtoB企業
などでは、個人情報の適切な管理体制が事業上の重要なテーマとなっています。
また、取引先からPマーク取得を求められるケースや、入札・業務委託等において個人情報保護体制の整備が重視されるケースもあります。
ただし、Pマークが必要かどうかは業種・取引先・契約条件などによって異なります。
そのため、取得を検討する場合には、**「なぜ取得するのか」「取得によって何を実現したいのか」**を最初に整理することが重要です。
こんな企業様におすすめです
Pマークを取得したいが、何から始めればよいか分からない
Pマーク取得では、規程、様式、個人情報の管理状況、教育、内部監査など、多くの事項を整理する必要があります。
最初に全体像を把握し、現在の会社の状態とのギャップを確認することが重要です。
既存の個人情報保護規程を見直したい
すでに規程を作成している企業様でも、
「規程はあるが実際の業務と一致していない」
「古い規程がそのままになっている」
「新しいクラウドサービスを導入したが規程が更新されていない」
といったケースがあります。
規程を作ること自体が目的ではなく、実際の業務と規程が一致していることが重要です。
社内の個人情報管理を整理したい
Pマーク取得をきっかけとして、
- 個人情報の種類
- 利用目的
- 保管場所
- アクセス権限
- 委託先
- 保存期間
- 廃棄方法
- セキュリティ対策
などを整理することで、社内の個人情報管理を見直すことができます。
取引先からPマーク取得を求められている
取引先との契約や新規取引の条件として、Pマーク取得を求められる場合があります。
取得期限が決まっている場合には、申請・審査までのスケジュールを逆算して準備する必要があります。
行政書士法人塩永事務所のプライバシーマーク取得支援
当事務所では、企業様の状況を確認したうえで、必要な業務を整理し、Pマーク取得に向けた準備をサポートします。
1．現状確認・ギャップ分析
まず、現在の個人情報の取扱状況を確認します。
例えば、
- どのような個人情報を取得しているか
- どの部署が取り扱っているか
- 紙媒体・電子データの保管方法
- クラウドサービスの利用状況
- 外部委託の状況
- 従業者のアクセス権限
- 個人情報の取得・利用・廃棄の流れ
- 既存の社内規程
- 個人情報に関する事故対応体制
などを確認します。
そのうえで、Pマーク取得に向けて不足している事項を整理します。
2．個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築支援
Pマーク取得では、個人情報を適切に取り扱うための社内体制を整備することが重要です。
企業様の事業内容や組織規模に応じて、必要な規程・手順・様式等の整備を支援します。
例えば、
- 個人情報保護方針
- 個人情報保護に関する社内規程
- 個人情報の取扱手順
- 個人情報の取得・利用に関する書類
- 委託先管理に関する書類
- 安全管理措置に関する規程・手順
- 個人情報の開示等への対応手順
- 個人情報に関する事故・緊急事態への対応手順
- 教育・研修に関する記録
- 内部監査に関する書類
- マネジメントレビューに関する記録
などを、必要性を確認しながら整備します。
3．個人情報の洗い出し・管理状況の整理
Pマーク取得では、会社がどのような個人情報を取り扱っているのかを把握することが重要です。
例えば、
顧客情報
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、購入履歴など
従業員情報
氏名、住所、生年月日、給与情報、社会保険関係情報など
採用応募者情報
履歴書、職務経歴書、面接記録など
取引先担当者情報
氏名、所属、連絡先など
のように、情報の種類ごとに整理します。
そのうえで、取得方法、利用目的、保管場所、アクセス権限、保存期間、委託の有無、廃棄方法などを確認します。
4．個人情報保護に関する社内規程・様式の整備
Pマーク取得では、会社の実態に合った規程を整備することが重要です。
単に他社の規程をコピーするのではなく、
「実際にその会社で運用できるか」
という視点から整備することが必要です。
過度に複雑なルールを作ってしまうと、従業者が運用できず、結果として規程と実態が乖離する可能性があります。
当事務所では、企業規模、業務内容、従業者数、個人情報の取扱状況などを確認し、実務に合わせた体制づくりを支援します。
5．従業者への教育・研修
個人情報保護は、担当者だけで行うものではありません。
個人情報を取り扱う従業者が、
- 個人情報とは何か
- どのような情報を取り扱っているのか
- どのようなルールがあるのか
- 情報漏えいを防ぐにはどうすればよいか
- 誤送信や紛失が発生した場合にどうするか
などを理解することが重要です。
必要に応じて、教育・研修の実施や教材・記録の整備を支援します。
6．内部監査の準備・支援
PMSを構築した後は、実際に社内で適切に運用されているかを確認する必要があります。
内部監査では、規程が存在するかだけではなく、
「規程どおりに実際の業務が行われているか」
という観点から確認することが重要です。
当事務所では、内部監査に必要なチェック項目の整理、監査資料の準備、指摘事項への対応などを支援します。
7．マネジメントレビュー・改善対応の支援
PMSは、一度構築して終わりではありません。
運用状況を確認し、問題点や改善点を整理し、必要に応じて規程・手順・教育内容などを見直していくことが重要です。
当事務所では、内部監査や日常の運用状況を踏まえた改善対応についてもサポートします。
8．審査に向けた準備・指摘事項への対応
Pマークの付与適格性審査は、指定審査機関が実施します。
当事務所が審査結果を保証するものではありませんが、審査に向けて必要な書類・記録・運用状況を確認し、準備を進めることができます。
審査後に指摘事項等が示された場合には、その内容を確認したうえで、規程・運用・記録等の必要な改善について支援します。
「書類を作るだけ」のPマーク支援ではありません
Pマーク取得では、規程や様式を整えることだけに目が向きがちです。
しかし、本当に重要なのは、
「会社の実際の業務の中で、個人情報を適切に管理できる仕組みになっているか」
という点です。
例えば、規程には「アクセス権限を適切に管理する」と記載されていても、実際には退職者のアカウントが残っている、共有フォルダのアクセス権限が整理されていない、といった状況では、規程と実態の間にギャップがあります。
そのため、
現状確認 → 体制設計 → 規程整備 → 運用 → 教育 → 内部監査 → 改善
という一連の流れで取り組むことが重要です。
認定経営革新等支援機関として、企業経営まで見据えた支援
行政書士法人塩永事務所は、認定経営革新等支援機関として、許認可・行政手続だけではなく、企業の経営・業務運営を踏まえた支援を行っています。
Pマーク取得についても、
「審査を通すためだけの書類」
を作るのではなく、
取得後も継続して運用できる個人情報保護体制を構築すること
を重視しています。
特に中小企業では、Pマーク専任担当者を置くことが難しいケースもあります。
そのため、企業様の人的リソースや業務負担を考慮しながら、必要な業務を整理し、無理なく継続できる仕組みを検討することが重要です。
プライバシーマーク取得後も継続的な運用が必要です
Pマークは、一度取得すれば永久に有効になるものではありません。
取得後もPMSを適切に運用し、更新に向けた準備を行う必要があります。
JIPDECの案内では、更新申請について、付与契約満了の8か月前から4か月前までの期間に申請書類を提出することが定められています。
したがって、取得後も、
- 定期的な教育
- 個人情報の取扱状況の確認
- 内部監査
- 是正・改善
- 規程の見直し
- 委託先管理
- 個人情報に関する事故への対応
- マネジメントレビュー
- 更新審査への準備
などを継続して行うことが重要です。
プライバシーマーク更新支援にも対応
すでにPマークを取得している企業様についても、更新に向けた支援が可能です。
例えば、
「前回審査から担当者が変わった」
「規程が古くなっている」
「実際の業務と社内規程が一致していない」
「内部監査の進め方が分からない」
「審査で指摘を受けた事項をどのように改善すればよいか分からない」
といったケースについて、現在の運用状況を確認し、必要な対応を整理します。
こんな企業様は早めのご相談がおすすめです
- 取引先からPマーク取得を求められている
- 入札・業務委託等のため取得を検討している
- Pマーク取得の期限が決まっている
- 個人情報を大量に取り扱っている
- 顧客情報をクラウドで管理している
- 外部委託先が多い
- 個人情報保護規程が古い
- 規程と実際の業務が一致しているか不安
- 担当者がPマーク業務を兼任している
- 内部監査の方法が分からない
- 更新審査の準備をしたい
- 審査で指摘された事項に対応したい
Pマーク取得までの一般的な流れ
企業の規模や現在の管理体制によって異なりますが、一般的には次のような流れで準備します。
STEP 1 お問い合わせ・初回相談
事業内容、会社規模、個人情報の取扱状況、取得目的、希望時期などを確認します。
STEP 2 現状分析
既存の規程、個人情報の管理状況、社内体制などを確認します。
STEP 3 取得に向けた計画策定
不足している事項を整理し、取得までのスケジュールを設定します。
STEP 4 PMS・社内規程等の整備
必要な規程、手順、様式等を整備します。
STEP 5 社内運用
整備したルールに従って、実際の業務を運用します。
STEP 6 教育・内部監査
従業者への教育を行い、PMSが適切に運用されているかを確認します。
STEP 7 改善・マネジメントレビュー
内部監査等で判明した問題点を改善します。
STEP 8 申請・審査対応
指定審査機関への申請を行い、必要な審査対応を進めます。
STEP 9 取得後の運用
Pマーク取得後もPMSを継続的に運用し、次回更新に備えます。
なお、Pマークの申請は法人単位が基本で、申請先は業種や本社所在地等によって決まります。JIPDECは指定審査機関を案内しており、例えば保健・医療・福祉分野については専用の審査機関が指定されています。
プライバシーマーク取得・更新支援の料金
料金は、企業規模、従業者数、個人情報の取扱量、既存の規程・体制、取得・更新の別、支援範囲などによって異なります。
新規取得支援
現状確認からPMS構築、規程・様式整備、内部監査・審査準備等まで、必要な範囲を確認してお見積りします。
料金：個別お見積り
更新支援
現在のPMS・規程・運用状況を確認し、更新に必要な対応を整理します。
料金：個別お見積り
規程・個人情報保護体制の整備
既存規程の見直し、新規規程の作成、運用体制の整理等を行います。
料金：業務内容を確認のうえお見積り
内部監査・運用支援
内部監査に必要な資料・チェック項目の整理、監査後の改善対応等を支援します。
料金：業務範囲を確認のうえお見積り
審査指摘事項への対応支援
審査で示された指摘事項を確認し、必要な規程・運用・記録等の改善を支援します。
料金：指摘事項の内容・件数等により個別お見積り
「Pマークを取得すること」だけを目的にしない体制づくり
Pマーク取得を目指すことで、自社の個人情報管理を体系的に見直すことができます。
一方で、企業ごとに事業内容、従業者数、個人情報の種類、IT環境、委託先などは異なります。
そのため、他社の規程をそのまま導入するのではなく、
自社の業務に適した個人情報保護体制を構築すること
が重要です。
行政書士法人塩永事務所では、企業様の現在の状況を確認し、必要な手続・規程・社内体制を整理しながら、Pマーク取得・更新に向けた準備をサポートします。
「何から始めればよいのか分からない」という段階からご相談いただけます。
行政書士法人塩永事務所
認定経営革新等支援機関
企業の許認可・行政手続だけでなく、事業運営に必要となる各種制度・社内体制の整備について、企業様の実情に応じた支援を行っています。
プライバシーマークの新規取得、更新、個人情報保護規程の見直し、内部監査、審査指摘事項への対応などをご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。
※プライバシーマークの付与・審査は、当事務所が行うものではなく、制度上定められた指定審査機関が実施します。当事務所は、取得・更新に向けた準備、社内体制整備、書類作成・運用支援等を行うものです。審査結果や付与を保証するものではありません。