プライバシーマーク認証取得支援｜行政書士法人塩永事務所

取得から更新まで、実務に合わせてサポート

プライバシーマーク（Pマーク）は、企業や団体が個人情報を適切に取り扱うための仕組みを整備し、運用していることを第三者機関が審査する制度です。

単に個人情報保護規程を作成するだけでは、プライバシーマークを取得できません。個人情報の取扱状況を把握し、リスクを評価したうえで、規程・様式・教育・内部監査・事業者による見直しなどを継続的に実施する必要があります。

行政書士法人塩永事務所では、認定経営革新等支援機関として、企業の業務内容や人員体制を確認し、実行可能な個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築から申請、審査対応、更新まで一貫して支援します。

「何から始めればよいか分からない」「通常業務が忙しく、担当者を専任できない」といった企業にも、実務負担を抑えた現実的な取得計画をご提案します。

※「100％取得保証」という表現は、最終的な付与適格性を審査機関が判断する制度の性質上、広告表示としては慎重な検討が必要です。当事務所では、事前確認と改善支援を徹底し、取得可能性を高める支援を行います。

プライバシーマークとは

プライバシーマーク制度は、個人情報の取扱いが適切であるかを審査し、基準に適合した事業者にマークの使用を認める制度です。

現在の申請では、JIS Q 15001:2023に対応した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に基づく対応が必要です。JIPDECは、2024年10月1日から、同指針に基づく新規・更新申請の受付を開始しています。［］

一方、個人情報保護法は、個人情報を事業に利用する多くの事業者に適用される法令です。事業者には、利用目的の特定、安全管理措置、委託先の監督、漏えい等発生時の対応などが求められます。［］［］

プライバシーマークの取得は、法律上の義務ではありません。しかし、法令遵守を前提とした社内体制を整備し、取引先や顧客に対して個人情報保護への取組を示す手段として活用されています。

取得に必要な主な対応

プライバシーマークの取得では、次のような準備と運用が必要です。

• 個人情報を取り扱う業務・部署・システムの洗い出し。

• 個人情報台帳の作成と、取得・利用・保管・廃棄の流れの整理。

• 個人情報に関するリスクの特定、分析、必要な安全管理措置の決定。

• 個人情報保護方針、個人情報保護規程、各種管理規程の整備。

• 取得時の同意、委託先管理、第三者提供、開示請求などに関する様式の整備。

• 個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者などの責任体制の明確化。

• 従業者への個人情報保護教育。

• 内部監査の実施。

• 代表者によるPMSの見直し。

• 申請書類の作成、文書審査、現地審査、指摘事項への改善対応。

審査では、書類が整っているかだけでなく、規程どおりの運用が実際に行われているかが確認されます。例えば、入退室管理のルールを作成していても、記録が残っていない、権限管理が更新されていない、従業者教育の実施記録がないといった場合には、改善を求められる可能性があります。

申請できる事業者

プライバシーマークの付与適格性審査を申請できるのは、国内に活動拠点を持つ事業者です。付与は原則として法人単位で行われます。

申請にあたっては、少なくとも次の要件を満たす必要があります。［］

• 構築・運用指針に基づくPMSを定めていること。

• PMSに基づいて個人情報を適切に取り扱える体制が整備されていること。

• 社会保険・労働保険に加入した正社員、または登記上の役員である従業者が2名以上いること。

特に、個人情報保護管理者と個人情報保護監査責任者を置ける人員体制があるかは、初期相談の段階で確認すべき重要なポイントです。

また、欠格事由や一定の申請不可期間が定められています。過去の審査打切り、付与取消し、重大な個人情報事故などがある場合は、申請できる時期が制限されることがあります。［］

当事務所の支援内容

新規取得支援

新規取得では、企業の実態に合わない規程を作成しても、継続的な運用が困難になります。

行政書士法人塩永事務所では、まず次の事項を確認します。

• 会社の事業内容と組織体制。

• 個人情報を取り扱う業務と担当者。

• 紙・電子データ・クラウドサービスの利用状況。

• 委託先、再委託先、第三者提供の状況。

• テレワーク、私物端末、外部記録媒体の利用状況。

• 現在の規程や社内ルール。

• 取得希望時期と社内で確保できる作業時間。

そのうえで、必要な規程・様式を整備し、教育、内部監査、代表者による見直しなど、審査に必要な運用を段階的に進めます。

更新支援

プライバシーマークの有効期間は2年間です。［］

更新では、前回取得時の書類をそのまま使用できるとは限りません。組織変更、事業所移転、システム変更、個人情報の利用目的変更、委託先の追加などを反映し、実際の運用と文書の内容を一致させる必要があります。

当事務所では、更新期限から逆算して、次の内容を確認します。

• 前回審査以降の事業・組織変更。

• 個人情報の取扱業務の増減。

• 委託先・クラウドサービスの変更。

• 教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況。

• 事故、苦情、相談、開示請求の記録。

• 前回審査で指摘された事項への対応状況。

指摘事項への対応

文書審査や現地審査で指摘事項が示された場合は、原因を分析し、必要に応じて規程・様式・運用方法を修正します。

単に「今後注意する」と記載するだけでは、十分な改善対応と認められないことがあります。なぜ不備が生じたのか、再発防止のためにどの仕組みを変更したのか、変更後の運用をどのように確認したのかを、記録として説明できる状態に整えることが重要です。

内部監査・教育支援

内部監査では、PMS文書への適合性だけでなく、実際の業務が定めたルールに従って行われているかを確認します。

教育については、個人情報保護法や社内規程の説明に加え、従業者が日常業務で迷いやすい場面を取り上げることが効果的です。

• メールの誤送信。

• 宛先を隠さない一斉送信。

• 書類の置き忘れ。

• クラウドサービスへの保存。

• 退職者のアカウント削除。

• 私物端末やUSBメモリの利用。

• 委託先への個人情報の提供。

料金のご案内

※上記は目安です。事業所数、従業者数、個人情報の種類、委託先の数、システム構成、取得または更新の期限などにより変動します。
※別途、審査機関に支払う申請料・審査料・付与登録料等が必要です。
※JIPDECは2026年10月1日からプライバシーマーク付与に関する料金を改定すると公表しています。申請時期によって公的費用が変わる可能性があるため、最新の料金表をご確認ください。［］

審査機関に支払う費用は、事業者規模や新規・更新の別によって異なります。現在公表されている料金表では、申請料、審査料、付与登録料がそれぞれ必要とされ、審査料には文書審査、現地審査、改善内容の確認審査などが含まれます。［］

このような企業におすすめです

• プライバシーマーク取得の手順やスケジュールが分からない企業。

• 取引先からPマーク取得を求められている企業。

• 入札、業務委託、採用、営業上の信用力向上を目的に取得を検討している企業。

• 担当者を専任できず、通常業務と並行して準備したい企業。

• 自社の業務実態に合った規程や様式を整備したい企業。

• 更新期限が迫っており、運用記録や審査対応に不安がある企業。

• JIS Q 15001:2023準拠の対応に切り替えたい企業。

• 取得後の教育、内部監査、改善活動まで継続して支援してほしい企業。

行政書士法人塩永事務所にご相談ください

プライバシーマークの取得は、書類を作成して申請するだけの手続ではありません。企業の業務内容と個人情報の流れを正確に把握し、現場で無理なく続けられる管理体制を整備することが重要です。

行政書士法人塩永事務所は、認定経営革新等支援機関として、許認可、補助金、経営改善、事業承継などの支援で培った事業者理解を活かし、プライバシーマーク取得・更新を支援します。

熊本県内を中心に、全国の事業者からのご相談に対応しています。まずは、取得を求められた理由、希望時期、現在の個人情報管理の状況をお聞かせください。現状を整理し、取得までに必要な作業、期間、費用の目安をご案内します。

お問い合わせはこちら

ご相談時に確認する主な事項

• 法人名、所在地、事業内容。

• 従業者数と事業所数。

• 取り扱う個人情報の種類。

• 個人情報を取り扱う業務と担当部署。

• 委託先・クラウドサービスの利用状況。

• 新規取得または更新の別。

• 取引先から求められている期限。

• 現在整備されている規程・記録の有無。

※本記事は、プライバシーマーク制度および個人情報保護法に関する一般的な情報を掲載したものです。審査基準、申請様式、料金、運用指針等は改定される場合があります。具体的な申請可否や必要書類については、最新の公式情報を確認したうえで個別にご案内します。