登録支援機関の申請手続きを徹底解説｜登録要件・必要書類・支援体制・登録後の義務まで

特定技能外国人の支援事業を始めるなら｜行政書士法人塩永事務所

「登録支援機関を新しく立ち上げたい」

「特定技能外国人の支援事業に参入したい」

「有料職業紹介事業と登録支援機関を組み合わせたい」

「既存会社の新規事業として外国人支援を始めたい」

「登録支援機関の登録申請を行政書士に依頼したい」

このようなご相談が増えています。

特定技能1号外国人を受け入れる企業は、外国人が日本で安定して働き、生活できるよう、法律で定められた支援を実施しなければなりません。受入企業から委託を受け、1号特定技能外国人支援計画に基づく支援を行う事業者が「登録支援機関」です。

登録支援機関として業務を行うには、出入国在留管理庁長官の登録を受ける必要があります。会社を設立し、支援担当者を置くだけで登録できるものではなく、外国人支援の経験、支援責任者・支援担当者、通訳体制、相談体制、個人情報管理、支援記録の保存体制などを整備しなければなりません。

行政書士法人塩永事務所では、熊本県を中心に、全国の事業者様から登録支援機関の登録申請、運営体制の構築、特定技能の在留資格手続についてご相談を承っています。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能所属機関である受入企業から委託を受け、1号特定技能外国人支援計画に基づく支援を実施する機関です。

特定技能1号外国人の受入企業は、原則として、外国人に対する支援を自社で行うか、登録支援機関へ委託する必要があります。

登録支援機関の主な役割は、特定技能1号外国人が次のような場面で困らないように支援することです。

• 日本で働く前に、雇用条件や活動内容を理解できるよう説明する。

• 入国・帰国時の送迎を行う。

• 住居確保や生活に必要な契約を支援する。

• 日本の生活ルールや行政手続を説明する。

• 相談・苦情に対応する。

• 定期的に面談し、必要な支援を行う。

登録支援機関は、外国人を企業へ紹介する会社そのものではありません。外国人を企業へ紹介し、雇用契約の成立をあっせんして紹介料を受け取る場合は、登録支援機関とは別に、有料職業紹介事業の許可が必要です。

有料職業紹介事業との違い

登録支援機関と有料職業紹介事業は、関係する場面が多いものの、別の制度です。

例えば、次の事業モデルを考えることができます。

1. 受入企業を開拓する。

2. 外国人材を募集する。

3. 受入企業へ人材を紹介する。

4. 雇用契約を締結する。

5. 特定技能の在留資格手続を行う。

6. 登録支援機関として支援を実施する。

ただし、人材紹介、在留資格手続、支援業務は、それぞれ根拠法令と専門家の業務範囲が異なります。契約書、請求書、担当者、業務フローを分けて設計することが重要です。

登録要件

登録支援機関の登録では、申請者が支援業務を適正に実施できるかどうかが審査されます。

主に確認されるのは、次の事項です。

• 支援責任者および支援担当者の選任

• 支援業務を実施できる人員体制

• 外国人に対して十分に理解できる言語で支援できる体制

• 外国人支援に関する経験・能力

• 支援記録および個人情報の管理体制

• 支援費用の適正な取扱い

• 法令を遵守できる体制

• 登録拒否事由に該当しないこと

• 支援業務を自ら実施できる体制

「会社を作れば登録できる」という制度ではありません。特に、外国人支援の実績、相談対応の経験、支援担当者の経歴、通訳体制の具体性が重要になります。

支援責任者と支援担当者

支援責任者

支援責任者は、登録支援機関における支援業務全体を管理する立場です。

主な業務は次のとおりです。

• 支援計画の管理

• 支援担当者への指揮・監督

• 支援の実施状況の確認

• 支援記録の管理

• 相談・苦情への対応

• 受入企業との連絡調整

• 入管への届出管理

• 支援業務に関する法令遵守の確認

支援担当者

支援担当者は、外国人に対する具体的な支援を担当します。

主な業務は次のとおりです。

• 事前ガイダンス

• 入国時・帰国時の送迎

• 住居確保の支援

• 生活オリエンテーション

• 市区町村等での手続支援

• 日本語学習に関する情報提供

• 相談・苦情への対応

• 定期面談

• 必要な転職支援

支援責任者と支援担当者は兼任できる場合がありますが、支援対象者の人数や対応言語、担当者の業務量を踏まえ、実際に機能する体制を構築しなければなりません。

外国人支援の経験・能力

登録支援機関には、外国人を適切に支援するための経験や能力が求められます。

例えば、次のような実績・経験が検討対象になります。

• 中長期在留者の受入れ・管理実績

• 外国人に関する相談業務

• 外国人の生活支援

• 外国人雇用に関する業務

• 技能実習生の受入れ・支援経験

• 特定技能外国人の受入れ経験

• 支援責任者・支援担当者の外国人支援経験

申請者自身に実績がない場合でも、支援責任者や支援担当者の経験、通訳体制、相談体制などによって、支援を適正に実施できることを説明できる場合があります。

ただし、単に「外国人に対応した経験がある」と記載するだけでは不十分なことがあります。誰が、いつ、どのような外国人に対して、どのような支援を行ったのかを、職務経歴書、契約書、支援記録などで具体的に整理します。

支援体制の構築

登録申請では、登録後に実際の支援を実施できる体制があるかを確認します。

例えば、次のような場面をあらかじめ想定しておく必要があります。

• 外国人から夜間に相談があった場合

• 病気やけがをした場合

• 住居や携帯電話の契約で困った場合

• 給料や労働時間について不満がある場合

• 受入企業との間でトラブルが発生した場合

• 退職や解雇により転職支援が必要になった場合

• 災害や事故が発生した場合

実務上は、次のような社内体制を整備しておくと安心です。

• 支援責任者・支援担当者の一覧

• 相談受付窓口

• 夜間・休日の緊急連絡方法

• 通訳者・翻訳者の連絡先

• 医療機関や行政機関の案内リスト

• 面談・相談記録の様式

• 個人情報管理規程

• 緊急時対応マニュアル

• 支援実施状況の管理表

1号特定技能外国人への支援内容

登録支援機関が受託する主な支援は、次の10項目です。

1. 事前ガイダンス

在留資格に関する申請前に、外国人に対して次の内容を説明します。

• 労働条件

• 業務内容

• 報酬

• 労働時間

• 入国手続

• 保証金や違約金の有無

• 支援内容

• 日本での生活に関する事項

事前ガイダンスは、外国人が内容を十分に理解できるよう、対面またはテレビ電話等で行います。

2. 出入国時の送迎

入国時には、空港等から住居または受入企業の事業所まで送迎します。

帰国時には、空港等の出国手続を行える場所までの送迎を支援します。

3. 住居確保・生活に必要な契約支援

住居の確保、賃貸借契約、銀行口座、携帯電話、電気・ガス・水道など、生活に必要な契約を支援します。

登録支援機関が契約の当事者になるのではなく、外国人が内容を理解した上で契約できるよう、情報提供、同行、必要な通訳などを行います。

4. 生活オリエンテーション

日本で生活するために必要な情報を説明します。

• 交通ルール

• ごみ出し

• 防災・災害時の対応

• 医療機関の利用方法

• 税金

• 社会保険

• 生活上のマナー

• 違法行為やトラブルの防止

• 相談窓口・行政機関の連絡先

5. 公的手続への同行等

必要に応じて、次のような手続を支援します。

• 市区町村での住居地届出

• 社会保険・年金関係の手続

• 税務関係の手続

• 医療機関の受診

• その他、生活に必要な行政手続

支援の内容は、申請書類を作成することではなく、制度の説明、窓口への同行、通訳など、外国人が自ら手続きを行えるようにする支援です。

6. 日本語学習の機会の提供

日本語学校、地域の日本語教室、オンライン講座、教材など、日本語学習の機会に関する情報を提供します。

外国人の勤務形態や生活環境を踏まえ、継続して利用しやすい学習方法を案内することが大切です。

7. 相談・苦情への対応

外国人から、次のような相談や苦情を受けた場合に対応します。

• 賃金

• 労働時間

• 休暇

• 職場環境

• ハラスメント

• 人間関係

• 住居

• 病気やけが

• 生活上の困りごと

相談内容によっては、受入企業、労働基準監督署、地方出入国在留管理局、警察、医療機関などと連携します。

8. 日本人との交流促進

地域の行事、自治体のイベント、町内会、文化活動など、日本人との交流機会に関する情報を提供します。

交流の参加を強制するのではなく、外国人が地域社会に参加しやすい機会を案内します。

9. 転職支援

受入企業側の都合による解雇など、一定の場合には、外国人が転職できるよう支援します。

転職先の情報提供や相談対応を行いますが、求人・求職のあっせんを行い、紹介手数料を受け取る場合は、有料職業紹介事業の許可が必要です。

10. 定期面談・行政機関への通報

外国人本人および受入企業の担当者と定期的に面談し、支援状況や労働環境を確認します。

面談で労働基準法違反、人権侵害、重大な契約違反などを把握した場合は、必要に応じて関係行政機関へ通報します。

支援の全部委託

特定技能所属機関は、1号特定技能外国人に対する支援の全部を、登録支援機関へ委託することができます。

全部委託を受ける場合、登録支援機関は、支援計画に記載された支援を一貫して実施できる体制を整えておく必要があります。

受入企業との支援委託契約には、次の事項を定めます。

• 支援対象者

• 支援内容

• 支援期間

• 支援担当者

• 対応言語

• 相談・苦情への対応方法

• 支援委託料

• 通訳・翻訳費用

• 送迎等の実費

• 個人情報の取扱い

• 秘密保持

• 再委託の可否

• 契約解除

• 雇用契約終了時の対応

支援費用を外国人本人に負担させることはできません。支援委託料は、受入企業から登録支援機関へ支払う形で整理します。

登録申請の流れ

1. 登録要件を確認する

まず、申請者、役員、支援責任者、支援担当者について、登録要件と登録拒否事由を確認します。

特に次の項目を確認します。

• 外国人支援の経験

• 支援責任者の適格性

• 支援担当者の人数

• 対応可能な言語

• 相談・苦情対応体制

• 個人情報管理体制

• 受入企業との関係

• 法令違反歴

• 支援費用の取扱い

2. 支援体制を整備する

支援責任者・支援担当者を選任し、通訳・翻訳、緊急連絡、相談受付、面談、記録保存などの体制を整備します。

3. 申請書類を作成する

申請者の形態、支援経験、役員構成、事業所の状況などに応じて、必要書類を準備します。

4. 管轄の地方出入国在留管理局へ提出する

登録支援機関の申請は、申請者の本店所在地または主たる事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局へ提出します。

5. 審査・追加資料への対応

審査では、支援体制、支援経験、役員・担当者の適格性、通訳体制、個人情報管理などが確認されます。

追加資料や補足説明を求められた場合は、申請内容と実際の事業体制が一致するよう対応します。

6. 登録通知・登録簿への掲載

登録が認められると、登録通知が交付され、登録支援機関登録簿に掲載されます。

登録の有効期間は5年間です。更新を希望する場合は、登録有効期間満了日の6か月前の月の初日から4か月前の月の末日までに更新申請を行う必要があります。

必要書類

必要書類は、法人・個人の別、支援実績、役員構成、支援体制などにより異なります。法人が申請する場合の主な書類は次のとおりです。

申請者に関する書類

• 登録支援機関登録申請書

• 手数料納付書

• 登録支援機関概要書

• 法人の履歴事項全部証明書

• 定款または寄附行為

• 役員の住民票

• 役員の履歴書

• 役員に関する誓約書

• 法令遵守に関する書類

支援責任者・支援担当者に関する書類

• 履歴書

• 就任承諾書

• 誓約書

• 支援業務の経験を示す資料

• 所属関係を確認できる資料

• 担当業務・勤務体制に関する資料

支援体制に関する書類

• 支援体制を説明する資料

• 支援業務の実施方法

• 対応可能な言語を示す資料

• 通訳者・翻訳者に関する資料

• 相談・苦情対応の方法

• 緊急時の連絡体制

• 個人情報の管理方法

• 支援記録の保存方法

• 支援費用の説明資料

申請時には、必ず出入国在留管理庁が公表している最新様式を使用します。登録支援機関の新規登録、更新、変更届出などについては、手続ごとに様式や添付書類が異なります。

登録後の義務

登録支援機関は、登録を受ければ終わりではありません。支援を受託した後も、支援計画に基づく支援、支援記録の作成、受入企業との連絡、必要な届出などを適切に行う必要があります。

支援記録を作成・保存する

次の事項を日常的に記録します。

• 支援実施日

• 支援対象者

• 支援担当者

• 通訳者

• 支援内容

• 相談・苦情の内容

• 対応結果

• 受入企業への連絡内容

• 関係機関への相談・通報内容

支援記録は、後から見ても、いつ、誰が、どのような支援を実施したか分かるように作成します。

変更届出を行う

次のような変更があった場合は、出入国在留管理庁への届出が必要になることがあります。

• 法人名

• 本店所在地

• 代表者

• 役員

• 支援事業所

• 支援責任者

• 支援担当者

• 対応言語

• 支援業務の休止・廃止

• 支援業務の再開

登録支援機関の登録更新についても、登録期間を把握し、期限に余裕をもって準備することが重要です。

受入企業から委託を受けた支援を適切に実施する

登録支援機関が受入企業から支援の全部を受託している場合、契約した支援を実際に実施できる体制が必要です。

通訳会社などの外部事業者を利用する場合でも、登録支援機関が支援業務全体を管理し、責任を持って実施することが重要です。

登録支援機関ができないこと

登録支援機関の登録を受けたからといって、他の許可や資格が必要な業務を自由に行えるわけではありません。

人材紹介

外国人を受入企業へ紹介し、雇用契約の成立をあっせんして紹介料を受け取る場合は、有料職業紹介事業の許可が必要です。

在留資格申請書類の作成

登録支援機関が、報酬を得て在留資格申請書類を作成できるとは限りません。

在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請などの書類作成を業務として行う場合は、行政書士または弁護士など、法令上認められた専門家が担当します。

登録支援機関の職員が一定の申請を取り次ぐことと、在留資格申請書類を作成することは別の行為です。業務範囲を混同しないよう注意が必要です。

労務・社会保険手続

社会保険、労働保険、就業規則、給与計算、労務管理などについては、社会保険労務士の業務範囲に関係します。

登録支援機関、行政書士、社会保険労務士が連携する場合は、契約書と見積書で各専門家の担当範囲を明確にします。

定款と事業目的の確認

既存法人が登録支援機関へ参入する場合は、定款の事業目的を確認します。

例えば、次のような事業目的が、実際に行う事業と整合しているかを確認します。

• 外国人に対する生活支援

• 外国人材の受入支援

• 人材サービス

• 職業紹介

• 通訳・翻訳

• 教育・研修

• 相談業務

ただし、定款目的を追加すれば登録支援機関として登録できるという意味ではありません。定款の確認は、あくまで法人の事業目的を整えるための手続です。登録要件、支援体制、担当者の適格性、外国人支援の経験などは別途確認する必要があります。

個人情報管理と通訳体制

登録支援機関は、次のような重要な個人情報を取り扱います。

• パスポート情報

• 在留カード情報

• 住所・電話番号

• 家族情報

• 雇用契約書

• 給与情報

• 医療・生活相談の内容

• 相談・苦情の記録

そのため、次のような管理体制を整備します。

• 紙資料の施錠保管

• 電子データへのアクセス制限

• パスワード管理

• データのバックアップ

• 職員への守秘義務・情報管理教育

• 情報漏えい時の報告体制

• 不要書類の廃棄ルール

また、外国人が内容を十分に理解できるよう、対象者の国籍・言語に応じた通訳・翻訳体制を整えておくことが重要です。

行政書士法人塩永事務所のサポート

行政書士法人塩永事務所では、登録支援機関の新規登録だけでなく、登録後の運営まで見据えた支援を行っています。

登録要件の事前確認

• 法人・個人事業主の要件確認

• 役員の確認

• 支援責任者の要件確認

• 支援担当者の要件確認

• 外国人支援実績の整理

• 登録拒否事由の確認

• 法令遵守状況の確認

事業スキームの整理

• 登録支援機関

• 有料職業紹介事業

• 特定技能の在留資格手続

• 受入企業

• 通訳・翻訳事業者

• 社会保険労務士・他士業

それぞれの役割と契約関係を整理します。

登録申請書類の作成

• 登録支援機関登録申請書

• 登録支援機関概要書

• 支援体制に関する資料

• 支援責任者・支援担当者関係書類

• 誓約書

• 役員関係書類

• 外国人支援経験を説明する資料

支援体制の構築

• 相談受付体制

• 通訳・翻訳体制

• 緊急連絡体制

• 面談体制

• 支援記録の作成方法

• 個人情報管理

• 届出・在留期限管理

• 支援業務マニュアル

登録後の手続

• 登録事項変更届

• 役員変更

• 支援責任者変更

• 支援担当者変更

• 事業所変更

• 支援業務の休止・廃止

• 登録更新

• 特定技能外国人の在留資格申請

熊本で登録支援機関を始めるなら

熊本県では、農業、建設、介護、外食、宿泊、製造、食品関連など、特定技能外国人の受入れが検討される分野があります。

そのため、熊本県内の企業を対象に、特定技能外国人の人材紹介、在留資格手続、入国後支援を一体的に提供する事業モデルを検討することができます。

ただし、次の業務は別々の制度に関係します。

• 人材紹介：有料職業紹介事業

• 在留資格申請：行政書士等が担当する入管手続

• 生活・就労支援：登録支援機関

• 労務管理：受入企業・社会保険労務士等

「有料職業紹介事業＋登録支援機関＋行政書士」といった事業モデルを構築する場合は、事業開始前に、業務範囲と許認可の要否を整理することが重要です。

登録支援機関の登録は運営体制が重要

登録支援機関の申請では、登録を受けられるかどうかだけでなく、登録後に適正な支援を継続できるかが重要です。

準備すべき事項は、次のとおりです。

• 支援責任者・支援担当者の選任

• 外国人支援経験の整理

• 対応言語と通訳体制

• 相談・苦情対応

• 緊急時対応

• 住居・行政手続支援

• 支援記録の保存

• 個人情報管理

• 受入企業との契約

• 支援費用の管理

• 変更届・更新申請の期限管理

申請書類の内容と、登録後に実際に行う支援の内容が一致していなければ、適正な運営はできません。

行政書士法人塩永事務所では、熊本市を中心に熊本県内、全国の事業者様を対象として、登録支援機関の登録申請、支援体制の整備、特定技能外国人の在留資格手続をサポートしています。

ご相談ください

次のような事業者様は、登録申請前のご相談をおすすめします。

• 登録支援機関を新設したい。

• 外国人材支援を新規事業にしたい。

• 特定技能の支援を受入企業から受託したい。

• 有料職業紹介と登録支援機関を組み合わせたい。

• 既存会社に外国人材支援事業を追加したい。

• 支援責任者・支援担当者の要件を確認したい。

• 外国人支援の実績が登録要件を満たすか確認したい。

• 登録支援機関の更新や変更届を依頼したい。

• 特定技能外国人の在留資格申請も依頼したい。

• 登録後の支援記録・届出体制を整備したい。

行政書士法人塩永事務所では、登録要件の確認から、申請書類の作成、支援体制の構築、登録後の変更・更新手続まで、事業者様の状況に応じてサポートします。

行政書士法人塩永事務所

• 熊本市中央区

• 熊本県内対応

• 全国対応

• 登録支援機関の新規登録

• 登録支援機関の更新

• 登録事項変更届

• 特定技能外国人支援体制の構築

• 支援委託契約書の整備

• 特定技能の在留資格手続

• 有料職業紹介事業者との連携

• 外国人材受入れ体制の整備

「登録支援機関を始めたいが、何から準備すればよいか分からない」という段階からご相談いただけます。

登録支援機関の登録申請・支援体制の整備は、行政書士法人塩永事務所へご相談ください。

※本記事は、2026年8月時点で公表されている出入国在留管理庁等の資料を基にした一般的な解説です。申請時の最新様式、必要書類、届出期限、地方出入国在留管理局の個別運用によって、追加資料の提出を求められる場合があります。申請前には、必ず最新の公式案内をご確認ください。