日常的に、

• 支援計画どおりに支援しているか
• 支援を実施した記録が残っているか
• 外国人本人との面談が適切に行われているか
• 相談・苦情への対応が適切か
• 必要な届出を行っているか
• 受入れ企業との役割分担が明確か
• 支援を第三者へ不適切に再委託していないか

などを確認しておくことが重要です。

3．入管から確認を受ける可能性がある主なポイント登録支援機関や特定技能所属機関について、実務上特に重要となるのが以下の項目です。

① 支援計画どおりに支援しているか1号特定技能外国人に対しては、事前ガイダンス、生活オリエンテーション、住宅確保に関する支援、生活に必要な契約支援など、制度上求められる支援があります。登録支援機関に委託している場合には、
委託契約の内容と実際の支援内容が一致しているか
を確認しておく必要があります。

単に「支援しています」と説明するだけではなく、実際に何を行ったのかを記録として説明できる状態にしておくことが重要です。

4．特に重要なのが「支援記録」監査・確認等への対応を考えるうえで、非常に重要なのが支援記録の整備です。例えば、

• 事前ガイダンスの実施記録
• 生活オリエンテーションの記録
• 定期的な面談記録
• 相談対応記録
• 苦情・相談への対応記録
• 住宅確保に関する支援記録
• 日本語学習に関する支援記録
• 行政手続に関する支援記録
• 転職・退職等に関する対応記録
• 支援担当者との連絡記録

などについて、必要なものを適切に整理しておくことが重要です。

「実施したつもり」ではなく、
いつ、誰が、誰に、何を、どのように実施したのか
を第三者に説明できる状態にしておくことがポイントです。当事務所は登録支援機関として自ら日々記録を作成・管理しています。 その実務ノウハウを活かし、全国の登録支援機関様の記録整備もサポートしています。

5．「面談をした」だけでは不十分な場合がある特定技能外国人に対する面談は、非常に重要な支援業務です。

しかし、
「外国人と会いました」
だけでは、適切な記録とはいえません。例えば、

• 面談日時
• 面談場所・方法
• 面談者
• 外国人本人
• 労働条件に問題がないか
• 賃金の支払い状況
• 長時間労働等の問題
• 職場でのトラブル
• 生活上の問題
• 住居に関する問題
• 健康・生活上の相談
• ハラスメントの有無
• 本人からの相談内容
• 支援機関が講じた対応

など、実施した支援内容を適切に記録しておくことが大切です。

6．「外国人本人が困っていない」と言っても安心できない登録支援機関が注意すべきなのは、
外国人本人から相談がない＝問題がない
とは限らないという点です。外国人本人が、
「会社に迷惑をかけたくない」
「仕事を失いたくない」
「日本語が十分に話せない」
などの理由で、問題を抱えていても相談できないケースがあります。

そのため、支援担当者による定期的な確認が重要です。特に、
賃金・労働時間・休日・住居・人間関係・ハラスメント・在留手続・税金・社会保険・病気や生活上の困りごと
などについて、本人が相談しやすい環境を作る必要があります。

7．届出の管理も重要特定技能制度では、受入れ機関や登録支援機関について、各種届出制度があります。出入国在留管理庁は、特定技能関係の申請・届出様式を公開しており、登録支援機関についても登録・更新関係の手続や、定期・随時届出に関する様式が整備されています。

したがって、
「在留資格申請さえ通れば終わり」
ではありません。特定技能外国人を受け入れた後も、必要な届出を適切に管理する必要があります。

8．登録支援機関がやってはいけないこと登録支援機関として特に注意したいのが、支援業務の再委託です。出入国在留管理庁は、登録支援機関について、受入れ機関から委託を受けた支援業務をさらに委託することはできないとしています。例えば、
「外国人の生活支援は別会社に全部任せています」
「面談は別の会社が行っています」
といった運用は、制度上問題がないか慎重に確認する必要があります。登録支援機関として、自らの責任で適切に支援業務を実施できる体制を整えることが重要です。

9．登録支援機関の登録更新にも注意登録支援機関の登録には有効期間があります。出入国在留管理庁は、登録支援機関の登録更新申請について、登録の有効期限の6か月前の月の初日から4か月前の月の末日までに申請するよう案内しています。そのため、
「登録期限が近づいてから準備する」
のではなく、
日頃から支援体制・帳簿・記録・届出状況を整理しておくこと
が重要です。

10．監査・確認を受ける前に「自主点検」を登録支援機関・受入れ企業は、行政から何らかの連絡が来てから慌てるのではなく、日頃から自主点検を行うことをおすすめします。

【登録支援機関セルフチェック】支援体制
□ 支援責任者が明確になっている
□ 支援担当者が明確になっている
□ 支援計画を適切に管理している
□ 支援業務の役割分担が明確になっている 支援記録
□ 事前ガイダンスの記録がある
□ 生活オリエンテーションの記録がある
□ 面談記録がある
□ 相談対応記録がある
□ 苦情対応記録がある
□ 支援実施日・担当者が確認できる 届出
□ 必要な定期届出を管理している
□ 随時届出が必要な事由を把握している
□ 届出済みの控えを保管している
□ 在留期間・更新時期を管理している 受入れ企業との関係
□ 支援委託契約書を保管している
□ 支援内容と契約内容が一致している
□ 受入れ企業との連絡体制が明確である
□ 問題発生時の対応方法が決まっている

11．受入れ企業側も「登録支援機関に任せたから安心」ではありません特定技能外国人を受け入れている企業の皆様にも注意していただきたいポイントがあります。登録支援機関へ支援業務を委託していたとしても、
受入れ企業としての責任がなくなるわけではありません。特定技能制度では、雇用契約、報酬、労働条件、社会保険、税金、在留手続など、企業側が適切に管理しなければならない事項があります。

そのため、
「支援は行政書士に任せています」
「登録支援機関に全部任せています」
という状態で、企業側が自社の雇用管理を確認していないのは危険です。

12．行政書士法人塩永事務所は「自ら登録支援機関」だからこそ実務を理解しています行政書士法人塩永事務所は、熊本市中央区を拠点として、外国人材の受入れ・在留手続を支援しています。当事務所は自ら登録支援機関として、特定技能外国人の支援業務を実際に行っています。
行政書士として在留資格関係の手続をサポートするだけでなく、登録支援機関として日々の面談・記録管理・届出までを現場で経験しています。

さらに、
認定経営革新等支援機関
として、外国人材を受け入れる企業側の経営・事業運営についても幅広く支援しています。

特定技能は、
「外国人の在留資格」
だけを見ればよい制度ではありません。企業の採用計画、雇用契約、給与、労務管理、社会保険、支援体制、在留手続、届出などを総合的に管理する必要があります。だからこそ、
入管手続＋登録支援＋企業側の実務
を横断して確認できる専門家に相談することが重要です。熊本を拠点にしながら、全国オンライン対応で、北海道から沖縄まで全国の事業者様・登録支援機関様のご相談をお受けしています。

13．「監査が来てから」ではなく、今のうちに点検を登録支援機関の業務では、
「これまで何となくやってきた」
「担当者が変わって記録が分からない」
「面談記録が十分に残っていない」
「届出の管理ができていない」
「外国人から相談を受けたが対応記録を残していない」
といった問題が後から発覚することがあります。こうした問題は、行政から確認を受けてから修正するよりも、
事前に自主点検して改善しておくこと
が重要です。

14．登録支援機関・特定技能の「監査対策」は行政書士法人塩永事務所へ【全国対応】行政書士法人塩永事務所では、自ら登録支援機関である強みを活かし、熊本県内はもちろん、全国の事業者様・登録支援機関様からのご相談にオンラインで対応しています。

このようなご相談をお受けしています

• 登録支援機関の業務を点検したい
• 入管から確認・指導を受ける前に自主点検したい
• 支援記録を整理したい
• 面談記録を見直したい
• 支援計画の実施状況を確認したい
• 特定技能外国人の届出を確認したい
• 登録支援機関の更新について相談したい
• 特定技能外国人を初めて受け入れたい
• 登録支援機関への委託を検討している
• 現在の登録支援機関の運用に問題がないか確認したい
• 外国人材の受入れ体制を会社全体で見直したい

全国どこからでもオンライン相談が可能です。 遠方の方でも安心してお問い合わせください。

15．育成就労制度への移行も見据えた体制整備を今後は、技能実習制度から育成就労制度への移行も予定されています。出入国在留管理庁は2026年に入り、育成就労制度の制度概要や運用要領、分野別の運用情報を順次公表しています。特定技能制度だけでなく、
「外国人材を受け入れる企業として、今後どのような体制を作るのか」
という視点がますます重要になります。現在、特定技能外国人を受け入れている企業は、今のうちに支援・労務・在留管理の仕組みを整理しておくことをおすすめします。

まとめ｜

登録支援機関の「監査対策」は日頃の適正運用が基本登録支援機関にとって最も重要なのは、
「監査を乗り切るために書類を作ること」ではありません。

日頃から、

• 支援計画を適切に実施する
• 外国人本人との面談を適切に行う
• 支援記録を残す
• 相談・苦情に適切に対応する
• 必要な届出を行う
• 受入れ企業との役割を明確にする
• 登録基準・支援基準を継続的に確認する

という適正な運用を行うことが、最も重要な「監査対策」になります。登録支援機関・特定技能外国人の受入れについて不安がある場合は、問題が発生してからではなく、早めの自主点検をおすすめします。

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熊本から全国へ｜登録支援機関・特定技能のご相談なら行政書士法人 塩永事務所熊本市中央区を拠点に、特定技能・就労ビザ・永住・帰化・外国人雇用に関する手続をサポートしています。

• 登録支援機関（自ら支援業務を実施）
• 認定経営革新等支援機関
• 申請取次行政書士

として、外国人本人だけでなく、外国人材を雇用する企業側の手続・体制整備についても総合的にサポートします。

全国オンライン対応実施中

「登録支援機関としての運用を一度チェックしてほしい」
「入管から連絡が来て対応方法が分からない」
「特定技能外国人の支援記録を整理したい」
「これから特定技能外国人を受け入れたい」
「遠方だが相談したい」 という事業者様は、お早めにご相談ください。全国どこからでも対応いたします。

行政書士法人 塩永事務所
〒862-0950
熊本市中央区水前寺1-9-6
JR新水前寺駅 徒歩約3分 TEL：096-385-9002
E-mail：info@shionagaoffice.jp 平日 9:00～18:00
※土日祝は事前予約対応 熊本県内はもちろん、全国からのオンライン相談に対応しています。

※本記事は2026年8月時点で公表されている出入国在留管理庁の情報等を基に作成しています。制度・運用・提出様式等は変更される場合があります。個別案件については、最新の法令・運用要領等を確認したうえで対応する必要があります。