外部監査人の就任はお任せください

育成就労制度の監理支援機関に必要な外部監査を実務対応

2027年4月1日に施行される育成就労制度では、監理支援機関に対して、外部の独立した立場から業務を確認する「外部監査人」を置くための措置が求められます。監理支援機関の許可申請では、外部監査人の氏名・名称、概要書、就任承諾書、誓約書などの提出が必要です。

行政書士法人塩永事務所では、外部監査人としての就任、監理支援機関の許可申請に必要な書類整備、定期確認、同行確認、監査結果書類の作成まで、制度に沿って実務的に対応します。

外部監査人が必要な理由

育成就労制度における監理支援機関は、育成就労実施者と育成就労外国人との雇用関係の成立をあっせんし、受入れ企業に対する監査・訪問指導、外国人からの相談対応、転籍時の連絡調整などを行います。

監理支援機関は、受入れ企業から監理支援費を受け取りながら、受入れ企業を指導・監督する立場にもあります。そのため、受入れ企業との関係が近くなりすぎると、法令違反や人権侵害を見逃すおそれがあります。

そこで、監理支援機関の役職員ではない第三者が、監理支援機関の業務を定期的に確認し、監理支援機関の監査に同行する仕組みが設けられています。外部監査は、監理支援機関の独立性、中立性、法令遵守を外部から確認するための重要な制度です。cite

なお、制度上の正確な表現は「外部監査人の設置」ではなく、監理支援機関が外部監査を行わせるための措置を講じることです。外部監査人は個人でも法人でも選任できます。

外部監査人の要件

外部監査人は、単に行政書士や弁護士などの資格を持っていれば就任できるわけではありません。

次の要件を満たす必要があります。

1. 専門資格・知見

外部監査人になれる者は、主に次のいずれかに該当する者です。

弁護士または弁護士法人。
社会保険労務士または社会保険労務士法人。
行政書士または行政書士法人。
出入国関係法令または労働関係法令について高度な知識・経験を有する者。
その他、育成就労制度に関する知見を有する者。

行政書士法人が外部監査人となる場合、法人として選任されることは可能ですが、実際に監査を実施し、監査を指揮する「監査実施責任者」を明確にする必要があります。

法人の場合は、監査実施責任者が外部監査人に関する講習を修了していることを確認できる資料を準備します。複数の監査実施責任者を置くことも可能です。

2. 外部監査人講習の修了

外部監査人は、過去3年以内に、法務大臣および厚生労働大臣が告示で定める外部監査人向け講習を修了していなければなりません。

育成就労制度の施行前に、技能実習制度における監理責任者等講習を修了した者については、経過措置により、一定期間、外部監査人の講習を修了した者とみなされます。

実務上は、次の資料を確認します。

講習修了証。
講習の名称。
受講年月日。
受講者の氏名。
法人の場合は監査実施責任者との一致。
講習修了から3年以内であること。

講習修了証が古い場合や、受講者と監査担当者が異なる場合は、許可申請前に確認が必要です。

3. 監理支援機関との独立性

外部監査人は、監理支援機関や受入れ企業と密接な関係を有してはなりません。

主な除外対象は次のとおりです。

監理支援機関の役員・職員。
過去5年以内に監理支援機関の役員・職員であった者。
監理支援機関の対象となる受入れ企業の役員・職員。
過去5年以内に監理支援を行った受入れ企業の役員・職員。
上記の者の配偶者または二親等以内の親族。
監理支援機関の構成員で、対象分野の事業を営む者、その役員・職員。
他の監理支援機関またはその役職員。
監理支援機関が利用する外国の送出機関、その役員・職員。
監理支援機関や関係者と社会生活上密接な関係を有する者。
過去に育成就労関係の不正・著しく不当な行為を行った者。

単に「顧問契約がある」というだけで、直ちに外部監査人になれないとは限りません。一方で、監理支援機関から定期的または臨時に会費を受け取っている法人など、実質的に密接な関係がある場合は、公正な監査を害するおそれがあると判断される可能性があります。cite

外部監査人の具体的な業務

外部監査人の業務は、大きく分けて「定期確認」と「同行確認」の2つです。

3か月に1回以上の定期確認

外部監査人は、監理支援事業を行う各事業所について、3か月に1回以上の頻度で、監理支援機関の業務が適正に実施されているかを確認します。

確認方法は、主に次のとおりです。

責任役員から業務報告を受ける。
監理支援責任者から業務報告を受ける。
監理支援機関の事業所を確認する。
事業所の設備・相談スペースを確認する。
監理支援機関の帳簿書類を閲覧する。
受入れ企業に対する監査記録を確認する。
訪問指導記録を確認する。
外国人からの相談対応記録を確認する。
育成就労計画の作成指導記録を確認する。
送出機関との契約・費用関係を確認する。
監理支援費の請求・収支・管理簿を確認する。
個人情報管理・秘密保持の状況を確認する。
前回監査での指摘事項が改善されているか確認する。

確認の中心は、監理支援機関が自ら行った監査・訪問指導・相談対応が適正であったかという点です。外部監査人が、監理支援機関に代わって受入れ企業の監査を行う制度ではありません。

年1回以上の同行確認

外部監査人は、監理支援機関が受入れ企業に対して行う監査に、監理支援機関の各事業所につき1年に1回以上同行します。

同行確認では、次のような事項を確認します。

監理支援機関が監査計画どおりに行動しているか。
監査担当者が受入れ企業に必要な資料を求めているか。
育成就労計画と実際の業務が一致しているか。
労働時間、休日、賃金が適正か。
不適切な賃金控除がないか。
受入れ企業が外国人に保証金・違約金を求めていないか。
住居環境が適切か。
外国人が自由に相談できる状況か。
監理支援機関が外国人本人から事情を聴いているか。
不利益な取扱いや報復のおそれがないか。
技能・日本語の育成が計画どおり進んでいるか。
監理支援機関が問題を発見した場合に是正指導しているか。

同行日は、前回の同行日から1年を超えないように管理します。例えば、2027年5月10日に初回同行を行った場合、次回は2028年5月10日までに実施する必要があります。

監査の実務フロー

外部監査を形だけの確認にしないためには、年間計画と証拠資料の管理が重要です。

就任前の確認

就任前には、監理支援機関および受入れ企業について、独立性と利益相反の有無を確認します。

確認項目は次のとおりです。

監理支援機関の名称・所在地。
監理支援機関の役員・職員。
監理支援機関の構成員・会員・組合員。
監理対象となる受入れ企業の一覧。
過去5年間の役職員・関係者の経歴。
外国の送出機関および関係者。
外部監査人自身の顧問先・取引先。
親族関係。
報酬・会費・業務委託などの取引関係。
他の監理支援機関との兼務状況。

この確認を行わずに就任すると、後から利益相反が判明し、外部監査人の変更や監理支援機関の許可上の問題につながる可能性があります。

年間監査計画の作成

次に、監理支援機関の事業所単位で年間スケジュールを作成します。

例として、次のような計画を立てます。

時期	実施内容
第1四半期	監理支援機関の業務記録・帳簿・監査記録の確認
第2四半期	受入れ企業への監査同行、外国人ヒアリング
第3四半期	相談対応、訪問指導、費用管理、個人情報管理の確認
第4四半期	年間改善状況、監理支援体制、次年度計画の確認

3か月に1回以上の確認が必要であるため、年度末にまとめて実施する運用は認められません。各確認日の間隔を管理し、実施予定日、資料提出期限、報告書作成期限をあらかじめ決めておきます。

監査前の資料提出

監査の数日前から数週間前までに、監理支援機関から資料を提出してもらいます。

確認対象となる資料は、次のようなものです。

監理支援機関の組織図。
役員・職員一覧。
監理支援責任者の業務記録。
受入れ企業一覧。
外国人一覧。
育成就労計画一覧。
受入れ企業への監査報告書。
訪問指導記録。
外国人の相談対応記録。
転籍相談・転籍調整記録。
入国後講習の実施記録。
送出機関との契約書。
送出機関への費用支払記録。
監理支援費の管理簿。
帳簿書類の保存状況。
個人情報管理規程。
苦情処理記録。
過去の監査報告書。
改善報告書・是正措置の記録。

電子データで事前提出を受けることは可能ですが、実際に帳簿書類が事業所に備え付けられているか、事前提出資料と現場の実態が一致しているかは、現地で確認します。cite

現地確認・ヒアリング

現地では、書類だけでなく、責任役員・監理支援責任者・担当職員から直接説明を受けます。

実務上は、次の質問を行います。

直近3か月間に受入れ企業へ何回訪問したか。
監査でどの資料を確認したか。
外国人本人と個別に面談したか。
通訳を介して相談を受けたか。
相談内容と対応結果を記録しているか。
賃金控除や住居費に問題はないか。
受入れ企業から追加費用を受け取っていないか。
送出機関から便宜や利益の供与を受けていないか。
転籍相談を受けた場合、どのように対応したか。
違反や人権侵害を発見した場合、どこに報告したか。

帳簿や記録が整っていても、担当者が内容を説明できない場合や、外国人本人の認識と記録が食い違う場合は、追加確認が必要です。

外国人本人へのヒアリング

監査の実効性を確保するため、可能な限り、外国人本人に対して受入れ企業や監理支援機関から離れた環境で話を聴きます。

確認内容は次のとおりです。

契約書どおりの給与を受け取っているか。
給与明細の内容を理解しているか。
予定された業務と実際の業務が同じか。
長時間労働や休日労働がないか。
パスポートや在留カードを預けていないか。
保証金や違約金を求められていないか。
送出機関への支払額を把握しているか。
会社や監理支援機関に自由に相談できるか。
暴力、脅迫、差別、ハラスメントがないか。
住居費・光熱費などの控除を理解しているか。
転籍や帰国について不当な制限を受けていないか。

ヒアリングでは、監理支援機関の担当者や受入れ企業の管理者が同席すると、外国人が本音を話せない場合があります。必要に応じて、通訳を確保したうえで、個別面談を行います。

監査報告書の作成

外部監査を実施した場合は、実施日、対象事業所、確認方法、確認資料、ヒアリング内容、問題点、改善要求、今後の対応などを記録した書類を作成します。

報告書には、少なくとも次の事項を盛り込みます。

外部監査人の氏名または名称。
監査実施責任者。
監理支援機関の名称。
対象事業所。
監査実施日。
監査の種類。
監査担当者。
同席者。
確認した資料。
聴取した役員・職員。
外国人本人へのヒアリングの有無。
確認結果。
問題点・違反のおそれ。
改善要求。
改善期限。
監理支援機関の回答。
次回確認予定日。
外部監査人の所見。

指摘事項がない場合でも、「問題なし」と一言で済ませるのではなく、何を確認した結果、問題がないと判断したのかを記録します。

例えば、次のように記載します。

賃金台帳、給与明細、雇用条件書および本人ヒアリングにより、基本給、時間外労働手当、控除額を確認した。各資料の記載内容に大きな齟齬は認められなかった。外国人本人から、賃金未払い、不合理な控除、給与明細の未交付に関する申出はなかった。

このように、確認資料と確認方法を記録しておくことで、後日の行政調査にも対応しやすくなります。

外部監査の結果を記載した書類は、監理支援機関の帳簿書類として事業所に備え置く必要があります。紙で保存するほか、電磁的記録により作成・保存することも可能です。cite

問題を発見した場合の対応

監査で問題を発見した場合、外部監査人は単に「改善してください」と伝えるだけでは不十分です。

軽微な不備

例えば、次のような場合です。

記録の一部に記載漏れがある。
相談記録の作成日が抜けている。
監査資料の保存場所が統一されていない。
訪問指導の記録が簡略すぎる。
年間予定表と実施日の管理が不十分である。

この場合は、改善内容と期限を明示し、次回の定期確認で改善状況を確認します。

重大な不備

次のような事項は、早急な対応が必要です。

賃金未払い。
最低賃金未満の給与。
長時間労働。
不法な時間外労働。
パスポートや在留カードの保管。
保証金・違約金の徴収。
暴力、脅迫、ハラスメント。
虚偽の監査報告。
外国人本人への報復。
送出機関からのキックバック。
監理支援費以外の不適切な報酬。
育成就労計画と実際の業務の重大な不一致。

重大な問題については、外部監査人、監理支援機関、受入れ企業だけで処理せず、必要に応じて外国人育成就労機構、出入国在留管理庁、労働基準監督署などへの報告・相談を検討します。

なお、賃金計算、社会保険、労務管理、労働紛争については、社会保険労務士や弁護士との連携が必要になる場合があります。

監理支援機関の許可申請と必要書類

監理支援機関の許可申請では、外部監査人に関して、主に次の書類を提出します。

外部監査人の概要書。
外部監査人の就任承諾書。
外部監査人の誓約書。
外部監査人の資格・経歴を確認できる資料。
外部監査人講習の修了証。
法人の場合の監査実施責任者の氏名。
複数の監査実施責任者を置く場合の一覧。
利益相反がないことを確認する資料。
外部監査人の氏名公表に関する同意。

監理支援機関の許可申請書には、外部監査人の氏名または名称を記載します。また、外部監査人は、氏名などを外国人育成就労機構がインターネットで公表することに同意する必要があります。cite

行政書士法人塩永事務所では、外部監査人として就任する場合、これらの書類を準備し、監理支援機関の許可申請書類との整合性を確認します。

行政書士法人塩永事務所の対応

当事務所では、次のような業務を一体的に対応します。

外部監査人への就任

外部監査人の要件、講習修了状況、過去の関係性、利益相反の有無を確認したうえで、監理支援機関の外部監査人として就任します。

ただし、監理支援機関や受入れ企業との関係によっては、法令上または実質的な独立性の観点から就任できない場合があります。就任前に、関係者一覧を確認して適格性を判断します。

許可申請書類の整備

監理支援機関の許可申請に必要な次の書類を確認・作成します。

監理支援機関許可申請書。
監理支援事業計画書。
外部監査人の概要書。
就任承諾書・誓約書。
監理支援機関の業務運営規程。
個人情報適正管理規程。
監理支援費の管理方法。
監査・訪問指導の年間計画。
相談対応体制。
送出機関との契約関係資料。
監理支援責任者等の関係書類。

監査体制の構築

外部監査を実施するための仕組みを整えます。

年間監査カレンダーの作成。
3か月ごとの定期確認日程の設定。
年1回の同行確認日程の設定。
監査前資料の提出リスト作成。
外国人ヒアリングの質問票作成。
監査報告書の様式整備。
改善指示書・改善報告書の整備。
電子データ保存ルールの設定。
個人情報・機密情報の取扱いルールの整備。
緊急時の外部通報・相談対応フローの作成。

監査後の改善支援

監査で不備が発見された場合には、改善内容を整理し、改善期限と担当者を明確にします。

必要に応じて、次の支援も行います。

監査報告書の作成。
改善計画書の作成。
業務運営規程の改訂。
監査記録・相談記録の見直し。
受入れ企業への是正指導文書の作成。
外国人への説明資料の作成。
関係行政機関への報告に関する整理。
次回監査での改善確認。

ご相談時に準備する資料

外部監査人への就任や監理支援機関の許可申請をご相談いただく際は、次の資料をご準備ください。

監理支援機関の登記事項証明書。
定款。
役員一覧。
職員一覧。
監理支援責任者の情報。
受入れ企業一覧。
育成就労外国人の受入れ予定人数。
対象となる産業分野・業務区分。
外国の送出機関の情報。
監理支援機関と受入れ企業の関係資料。
現在の業務運営規程。
個人情報管理規程。
監理支援費の料金表。
監査・訪問指導の実施記録。
監理支援機関の役員・職員の過去5年間の経歴。
外部監査人の講習修了証。
外部監査人と関係者との取引・顧問契約の状況。

資料が未整備でも、まずは監理支援機関の名称、所在地、役員、受入れ予定企業、送出機関、開始時期をお知らせください。外部監査人として就任可能か、どの資料を追加で準備すべきかを確認します。

まとめ

育成就労制度では、監理支援機関の外部監査が許可要件の一つとして位置付けられ、外部監査人には専門性、講習修了、独立性が求められます。

外部監査人の実務は、次の2つが中心です。

監理支援機関の各事業所について、3か月に1回以上、業務運営と帳簿書類を確認すること。
監理支援機関が受入れ企業に行う監査に、各事業所につき1年に1回以上同行すること。

行政書士法人塩永事務所では、外部監査人への就任だけでなく、監理支援機関の許可申請、運営規程・監査体制の整備、監査報告書の作成、育成就労計画認定、在留資格手続まで、制度全体を見据えて支援します。

2027年4月の制度施行に向けて、監理支援機関の許可申請や外部監査人の選任を検討されている場合は、早めにご相談ください。制度の最新運用、講習の有効性、関係者との独立性を確認したうえで、実際に運用できる監査体制を整備します。