熊本県　【2025年版】在留資格認定証明書交付申請の完全ガイド

【2025年版】在留資格認定証明書交付申請の完全ガイド

手続き・必要書類・有効期間・オンライン申請まで行政書士が徹底解説

行政書士法人塩永事務所

在留資格認定証明書交付申請（COE）は、外国人が日本へ入国する前に行う最も重要な手続きです。
本記事では、申請から入国までの全体の流れ、必要書類、上陸許可基準、有効期間（3か月）、オンライン申請制度、費用、そして不交付時の対応まで、行政書士が最新情報に基づき詳しく解説します。
はじめて外国人を受け入れる企業・教育機関の担当者様、留学生、ご家族の方にも分かりやすい内容です。

在留資格認定証明書とは
在留資格認定証明書を取得するには
交付申請から日本入国までの流れ
COEが不要となる主なケース
申請書の書き方と審査期間
オンライン申請について
手数料・費用の目安
不交付・不許可への対応
入国後の在留管理
まとめ

1. 在留資格認定証明書とは

（1）定義と交付機関
在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）は、海外在住の外国人が日本の在外公館（大使館・総領事館）で査証（ビザ）を申請する際に提示・提出する日本入国前審査の結果を示す証明書です。
交付機関は地方出入国在留管理局（入管庁）。申請は日本側の受入機関（企業・学校・配偶者・親族など）、または申請取次行政書士等の代理が行います。
適用範囲は就労、留学、家族滞在、日本人／永住者の配偶者、定住者、特定活動など幅広い在留資格です。

（2）必要性と使用時期
COEは、活動内容が入管法上の在留資格および上陸許可基準に適合していることを事前に確認した証明書です。
主に日本へ新規入国（上陸）するケースで使用され、短期滞在（観光・商談等）や外交・公用ビザでは不要です。
また、国内居住者による在留資格変更申請時にも使用しません。

（3）在留資格・在留カードとの違い

在留資格：日本での活動の種類を定義する法的地位
在留カード：入国後に発行される身元証明書（身分証）
COE：入国前の適法性審査結果を示す証明書（単独では入国不可）

（4）提出先・交付・有効期間

提出先：居住国を管轄する日本大使館・総領事館査証窓口
管轄入管：受入機関所在地を管轄する地方出入国在留管理局
交付形式：紙交付／電子交付（メール通知・電子番号）
有効期間：原則3か月（査証申請→発給→入国をこの期間内に完了）

有効期限を過ぎた場合、再申請（再交付申請）が必要です。

2. 在留資格認定証明書を取得するには

（1）共通書類

在留資格認定証明書交付申請書（写真貼付）
パスポート写し
学歴・職歴・資格証明
理由書・疎明資料（活動内容や支援計画の記載）
委任状（行政書士取次の場合）
外国語書類の日本語訳

（2）受入機関別資料

企業：雇用契約書、職務記述書、登記事項証明書、会社概要、直近決算書等
学校：入学許可書、学校案内、学科概要等
家族帯同・身分系：婚姻・出生証明、扶養資料、住居証明等

（3）資格別追加資料例

技術・人文知識・国際業務：学位証明、職務関連資料、報酬証明、社会保険加入予定
特定技能：試験合格証、支援計画、労働条件通知書
留学：入学許可書、学費・生活費支弁計画、口座・送金証明
家族滞在・身分系：婚姻写真、通信履歴、扶養・同居証明

3. 在留資格認定証明書交付申請から入国までの流れ

受入主体・在留資格の選定
受入先（企業・学校等）を確定し、活動内容に応じた在留資格を選定します。
上陸許可基準の確認
学歴・職務関連性、支弁能力、社会保険、契約の適法性を点検。
スケジュール設計
COE有効期間（3か月）内で査証発給・入国を完了できるよう逆算して計画を立てます。
必要書類準備
原本・写し・翻訳区分に従い正確に整備。申請者は法令適合性を立証する責任を負います。
入管への申請（窓口またはオンライン）
管轄入管へ直接申請。郵送不可。行政書士の取次制度を利用すれば本人出頭不要。
審査・追加照会対応
標準審査期間は1～3か月。問い合わせがあった場合は速やかに補正対応を行います。
在留資格認定証明書の交付・内容確認
記載事項（氏名・資格・期間・機関等）を確認。有効期間3か月の起算が開始します。
海外送付／電子メール転送
紙COEは追跡便（EMS等）で送付、電子COEは原文のまま転送しCOE番号を併記します。
在外公館での査証申請
COE、査証申請書、写真、パスポート、領事手数料等を提出。審査期間は数日～2週間が目安。
査証発給後の渡航準備
渡航日確定、航空券・住居・受入初期手続（就業規則・保険加入等）を準備。
入国・上陸審査・在留カード受領
成田・羽田・関西・中部・新千歳・広島・福岡空港では即日交付。入国後14日以内に住民登録を行います。

4. COEが不要となる主なケース

短期滞在（観光・商談・親族訪問等）：短期ビザまたはビザ免除で入国
外交・公用：外務省所管につき対象外
国内の在留資格変更申請：既に在留中の方はCOE不要

5. 申請書の書き方と審査期間

氏名・生年月日・国籍・旅券番号はパスポートと一致
活動内容・職務内容を明確に記載
希望在留期間を明示（1年／3年／5年）
担当者連絡先を記載
裏面の学歴・親族欄の記入漏れ注意
写真：3か月以内撮影・規定サイズ

審査期間：標準1〜3か月。繁忙期・国籍・審査内容により前後。

6. オンライン申請について

対象者：外国人本人、法定代理人、親族、所属機関職員、登録支援機関職員、行政書士・弁護士（届出済取次者）
本人申請にはマイナンバーカード・ICカードリーダー・JPKIソフトが必要。
所属機関・取次者は事前研修および登録が必要です。
オンラインでの補正・結果通知の受領も可能。

7. 手数料・費用の目安

COE交付申請：無料
査証申請：在外公館で領事手数料要（国・種類により異なる）
行政書士への依頼：書類作成料・申請取次費用が別途発生

8. 不交付・不許可への対応

不交付（入管庁）
不交付通知書をもとに担当官へ理由確認。原因（学歴・職歴不整合、報酬水準不足、支弁能力不足等）を特定し、理由書・疎明資料を補強して再申請します。

査証不許可（在外公館）
COE交付＝査証許可ではありません。不許可理由を確認し、不足資料の補完またはCOE再申請を検討します。

紛失・有効期限切れ

紛失：管轄入管へ連絡し再交付可否を確認
有効期限切れ（3か月超過）：再申請が原則

9. 入国後の在留管理

企業・学校の管理事項

在留期限台帳管理（6・3・1か月前リマインド）
就労区分確認（資格外活動許可含む）
職務変更時の適格性評価
住所・所属機関変更届出支援

本人（身分系）管理事項

在留カード確認・期限管理
更新・変更申請（3か月前から準備推奨）
家族帯同時の届出・支弁資料整備

用語整理

在留期間更新：同一活動の延長
在留資格変更：活動内容の転換（例：留学→就労）

届出義務
住所・所属・雇用・転学等の重要変更は14日以内に届出が必要。
オンラインシステムによる届出も可能です。

10. まとめ

在留資格認定証明書交付申請は、入国前の適法性確認手続です。
有効期間は3か月。査証発給から入国までをこの期間内に完了する必要があります。
オンライン申請制度を活用すれば、全国から効率的に申請可能です。
初回から十分な疎明資料・理由書を整えることが許可の鍵となります。
不交付・不許可時は原因を特定し、再申請での改善を図りましょう。
入国後は在留期限・在留資格変更・家族帯同など一連の在留管理を徹底することが求められます。

行政書士法人塩永事務所のサポート
当事務所では、申請取次行政書士が不許可リスクを踏まえ、
初回無料相談から書類作成・理由書作成・入管申請取次まで一貫サポートいたします。

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