【2025年版】在留資格認定証明書交付申請（COE）完全ガイド

手続き・必要書類・有効期間・オンライン申請まで行政書士が徹底解説

行政書士法人塩永事務所（熊本市）

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はじめに

海外にいる外国人の方が、日本での就労・留学・家族滞在などを目的に入国する際、最初に必要となる手続きが「在留資格認定証明書交付申請（COE申請）」です。
この証明書は、日本入国のための重要なステップであり、企業・学校・ご家族など、受入側の責任も大きく関わる手続きです。

本記事では、在留資格認定証明書の基本から申請の流れ、必要書類、オンライン申請、有効期間、注意点まで、行政書士法人塩永事務所がわかりやすく解説します。

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在留資格認定証明書とは？

1. 概要と目的

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）は、外国人が日本に入国する前に、日本国内で入管（出入国在留管理庁）が発行する証明書です。
この証明書により、「申請人の活動内容が日本の入管法に定める在留資格に該当している」と事前に審査・認定されたことが証明されます。

COEは、海外の日本大使館・総領事館で査証（ビザ）を申請する際に提示・提出するもので、就労・留学・家族滞在・身分系・特定技能など幅広い在留資格で必要とされます。

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2. 誰が申請するのか

原則として、**日本側の受入機関（企業・学校・配偶者・親族など）**が地方出入国在留管理局へ申請します。
また、行政書士などの「申請等取次者」が依頼を受けて代理申請することも可能です。

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3. 在留カード・査証との違い

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4. 有効期間と返納

COEの有効期間は3か月です。
この期間内に、査証申請・発給・入国を完了する必要があります。
有効期間を過ぎた場合は、再交付申請が必要です。

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在留資格認定証明書を取得するには

1. 申請に必要な基本書類（共通）

• 在留資格認定証明書交付申請書（写真添付）

• 申請人のパスポート写し

• 理由書・疎明資料

• 受入機関の資料（登記事項証明書、会社概要、雇用契約書、決算書など）

• 委任状（行政書士等が取次を行う場合）

• 外国語文書の日本語訳（翻訳文添付が原則）

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2. 在留資格ごとの代表的な追加書類

• 技術・人文知識・国際業務：学位証明書、職務と専攻の関連性資料、報酬証明など

• 特定技能：試験合格証、支援計画、労働条件通知書

• 留学：入学許可書、学費支弁計画、残高証明書

• 家族滞在・身分系：婚姻証明、出生証明、同居・扶養の資料

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申請から日本入国までの流れ

STEP 1：受入機関・在留資格の確定

受入主体（企業・学校・配偶者など）を決定し、活動内容に適した在留資格を選定します。

STEP 2：上陸許可基準の確認

申請資格（学歴・職歴・雇用条件など）が、入管法で定める基準を満たしているかを確認します。

STEP 3：スケジュール設計

COEの有効期間（3か月）を基準に、査証申請・入国日を逆算して計画を立てます。

STEP 4：必要書類の準備

提出書類を正確に作成し、外国語文書には日本語訳を添付します。
立証責任は申請人側にあるため、理由書や補強資料を丁寧に準備することが重要です。

STEP 5：地方出入国在留管理局へ申請

郵送ではなく、窓口提出またはオンライン申請で行います。
行政書士（申請等取次者）による代理申請も可能です。

STEP 6：審査と追加照会対応

審査期間の目安は1〜3か月。追加資料の提出を求められた場合は、期限内に適切な資料を提出します。

STEP 7：交付と内容確認

許可後、COEが交付されます（紙または電子）。
記載内容（氏名・在留資格・在留期間など）を確認し、誤りがないか注意します。

STEP 8：在外公館での査証申請

COEと必要書類をもって、日本大使館または総領事館で査証（ビザ）を申請します。
審査には数日〜2週間程度かかる場合があります。

STEP 9：渡航・入国・在留カードの交付

査証発給後に渡航し、空港で上陸審査を受けます。
入国許可後、在留カードが発行されます。14日以内に住民登録を行い、在留生活を開始します。

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オンライン申請について

現在、在留申請オンラインシステムにより、COE申請を電子的に行うことが可能です。
企業・学校・行政書士などの利用者登録を済ませることで、申請から交付までオンライン完結が可能になります。
電子COEは、メール転送により在外公館で提示でき、郵送コストの削減にもつながります。

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費用の目安

• 行政書士報酬：在留資格・申請内容により異なります（一般的には5万〜15万円程度）

• 官公庁手数料：COE交付申請自体は無料（査証申請時に領事手数料が必要）

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不交付・不許可の場合の対応

• 不交付の場合：理由を確認し、必要に応じて再申請または補強資料の準備を行います。

• 査証不許可の場合：在外公館に理由を確認し、再申請の可否を検討します。

行政書士法人塩永事務所では、不交付理由の分析や再申請支援、理由書の再構成など、実務経験に基づくサポートを行っています。

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入国後の在留管理

入国後は、在留期間の管理・更新・家族帯同などの手続きが継続して発生します。
特に「更新」と「変更」では要件が異なりますので、専門家への相談が有効です。

行政書士法人塩永事務所では、在留資格認定→入国→在留管理→永住・帰化まで、一貫してサポートしております。

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まとめ

在留資格認定証明書交付申請は、日本入国の第一関門であり、受入側・申請人双方にとって重要な手続きです。
書類の不備やスケジュール管理の誤りは、入国遅延や不交付につながる恐れがあります。

熊本での在留資格認定証明書交付申請やビザ手続きは、行政書士法人塩永事務所にお任せください。
経験豊富な行政書士が、法的根拠と実務ノウハウの両面から、確実・迅速な手続きをサポートいたします。

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行政書士法人塩永事務所
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