行政書士法人塩永事務所【2025年版】在留資格認定証明書交付申請の完全ガイド｜手続き・必要書類・有効期間・オンライン申請まで徹底解説

在留資格認定証明書交付申請（COE）とは？ はじめての企業ご担当者様、外国人留学生、ご家族の皆様にもわかりやすく、COEの取得から日本への入国、さらには入国後の在留管理のポイントまで、行政書士が詳しく解説します。

📄 目次

在留資格認定証明書（COE）とは
- 誰が、なぜ、いつ使用するものか
- 在留カード・在留資格との違い
- 提出先・有効期間と返納
在留資格認定証明書を取得するには
- 交付申請の必要書類（共通・在留資格別）
- 在留資格認定証明書交付申請から日本入国までの一般的な流れ
- 申請から交付までの期間（目安）
申請手続きの具体的な進め方
- 要件と上陸許可基準の事前チェック
- 申請書の書き方（基本）
- 地方出入国在留管理局への申請方法（窓口・オンライン申請）
- 手数料・費用の目安
不交付・不許可時の対応と紛失
- COE交付申請が不交付になった場合の対応
- 在外公館で査証申請が不許可になった場合の対応
- 紛失・有効期限切れのとき
入国後の在留管理（更新・変更・家族帯同）
- 在留期間更新と在留資格変更の違い
- 管理主体の切り分けと家族帯同のタイミング
まとめ

1. 在留資格認定証明書（COE）とは

誰が、なぜ、いつ使用するものか

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）とは、海外にいる外国人の方が、日本大使館や総領事館などの在外公館で査証（ビザ）の発給を申請する際に提示・提出する証明書です。

使用する方： 海外から日本へ新規入国し、中長期的に滞在する外国人（就労、留学、家族滞在、身分系など）
交付する機関： 地方出入国在留管理局（入管／出入国在留管理庁）
申請者： 原則として日本側の受入主体（企業・学校・配偶者・親族など）または申請取次の行政書士等の代理人
なぜ必要か： 日本での活動内容が入管法上の在留資格に該当し、上陸許可基準に適合していることを、日本国内で事前に審査したことを示す公式の証明であるためです。COEがなければ、多くのケースで査証申請を受け付けてもらえません。

COEが不要となる主なケース

短期滞在（観光・商談・親族訪問など）、外交・公用、およびすでに日本に在留している方の国内での在留資格変更許可申請にはCOEは不要です。

在留カード・在留資格との違い

COE、在留資格、在留カードは、それぞれ役割が異なります。

項目	役割・機能	交付・発行時期
在留資格認定証明書（COE）	上陸前に日本の入管が交付する「事前審査の結果証明書」。	日本入国前
在留資格	日本での活動内容と在留期間を定める「在留中の地位」。	上陸審査時（決定）
在留カード	上陸後に発行される「身分証明書」。	上陸審査後（空港または後日郵送）

COEだけでは入国はできません。COEを入管で取得後、在外公館で査証（ビザ）を発給してもらい、その後、日本の空港での上陸審査を経て、初めて在留カードが交付されるという流れになります。

提出先・有効期間と返納

提出先： 申請人の居住国を管轄する日本大使館・総領事館の査証窓口
有効期間： 原則として3か月です。この3か月以内に、査証申請→発給→入国までを完了させる必要があります。
有効期限切れ： 未使用のまま期限切れとなった場合は、原則として**再申請（再交付申請）**が必要です。

2. 在留資格認定証明書を取得するには

交付申請の必要書類（共通・在留資格別）

在留資格や申請人の置かれた状況により必要書類は異なりますが、入管のホームページに記載されている必須資料に加え、「法令要件に適合すること」を立証するための疎明資料（補強資料）を準備することが重要です。

交付申請の必要書類（共通）

分野	主な書類
申請人本人	在留資格認定証明書交付申請書（写真貼付・正確な記載）、パスポートの写し、学歴・職歴・資格証明（日本語能力など）
受入側（企業・学校）	雇用契約書（写し）・職務記述書・会社概要・登記事項証明書・直近決算書、または入学許可書・学校案内等
帯同・身分系	戸籍・婚姻証明・出生証明・扶養状況の資料等
共通	理由書・疎明資料（活動内容の具体性、生計・支援計画の説明）、外国語文書の日本語訳、委任状（行政書士が提出する場合）

行政書士による申請取次について

行政書士は、入管に届出済みの「申請等取次者」として、依頼を受けて申請書類の作成や提出（取次）を行うことができ、本人の出頭が免除される制度を利用できます。

代表的な資格ごとの追加資料（例）

技術・人文知識・国際業務： 学位証明または実務経験証明、職務と専攻の関連性、日本人と同等以上の報酬の根拠、社会保険加入の予定
特定技能： 分野別評価試験の合格証、支援計画（登録支援機関の関与を含む）、労働条件通知書
留学： 入学許可書、学費・生活費の支弁計画（銀行残高等）
家族滞在・身分系： 婚姻の実体（写真・通信履歴）、同居・扶養の状況、生計維持の資料

在留資格認定証明書交付申請から日本入国までの一般的な流れ

就労、留学、家族帯同など、COEが必要な一般的なケースのステップは次の通りです。

受入主体・在留資格の選定： 活動内容に合致する在留資格を特定。
要件・上陸許可基準の事前チェック： 資格ごとの要件（学歴、報酬、婚姻の実体、支弁能力など）に適合しているか確認。
スケジュール設計： COEの有効期間3か月を逆算し、渡航・入社/入学日に間に合うよう調整。
必要書類の準備： 共通書類に加え、資格に応じた疎明資料・日本語訳を整備。
地方出入国在留管理局へ申請： 窓口または在留申請オンラインシステムで申請（行政書士による取次も可）。
審査・追加照会への対応： 1～3か月程度の審査期間中、追加資料の提出等に対応。
COEの交付（紙／電子）： 交付されたら、氏名・在留資格等に誤りがないか直ちに確認。
申請人へのCOE送付／転送： 紙の場合は国際便で原本を送付、電子の場合は入管庁からのメールを改変せずに転送。
在外公館での査証（ビザ）申請： 申請人本人がCOE等を提出し査証を申請。
査証発給後の渡航準備： 渡航日確定、航空券・住居の手配、受入側の初期オリエンテーション準備。
入国（上陸審査）と在留カード受領： 空港で上陸審査を受け、在留カードを交付。14日以内に住民登録等の初期手続。

申請から交付までの期間（目安）

標準で1〜3か月程度です。ただし、新卒採用期などの繁忙期、国籍、案件の複雑性、入管からの追加資料要求の有無によって期間は変動します。余裕を持ったスケジュール設計が重要です。

3. 申請手続きの具体的な進め方

要件と上陸許可基準の事前チェック

不許可リスクを下げるためには、申請前に活動内容が法務大臣の定める上陸許可基準を満たしているか徹底的に確認する必要があります。

就労系： 職務と学歴/実務経験の関連性、日本人と同等以上の報酬、社会保険加入の適法性、事業所の実在・継続性。
留学： 入学許可、学費・生活費の支弁計画の確実性。
家族帯同・身分系： 婚姻・親子関係の実体、同居・生計維持の裏付け（収入・貯蓄）。

地方出入国在留管理局への申請方法（窓口・オンライン申請）

管轄の地方出入国在留管理局へ窓口または在留申請オンラインシステムで申請します。

オンライン申請の利用について

オンライン申請は、遠隔地からの申請や進捗の可視化、電子での補正依頼・結果通知が可能となるため、利便性が高い方法です。

対象者	必要な手続き
外国人本人・親族	マイナンバーカード、ICカードリーダライタ等が必要
所属機関の職員	事前研修の受講・利用者登録が必要
申請取次行政書士・弁護士	法務省が定めた研修の受講・入管への届出が必要

当法人では、申請取次行政書士としてオンライン申請も活用し、迅速な手続きをサポートしています。

手数料・費用の目安

COE交付： 手数料は不要です。
査証申請： 在外公館（日本大使館・総領事館）で領事手数料が必要です（国やビザ種別で異なります）。
行政書士等への依頼： 書類作成費用・申請取次費用が別途発生します。

4. 不交付・不許可時の対応と紛失

COE交付申請が不交付になった場合の対応

不交付通知が届いた場合は、まず申請した入管の担当官に具体的な理由を直接確認することが最重要です。

不交付の原因を解消するため、以下の対策を講じ、資料を補強して再申請を検討します。

代表的な不交付例： 学歴／実務と職務の関連性の弱さ、報酬が日本人同等以上でない、扶養・婚姻の実体不足、事業所の実在性・継続性への疑義。
対策： 理由書の再作成、疎明資料（雇用契約・職務記述書・財政証明・写真や通信履歴等）の追加、場合によっては在留資格の選定見直し。

在外公館で査証申請が不許可になった場合の対応

COEが交付されても、在外公館（外務省所管）は独自の査証審査を行うため、必ず査証が発給されるわけではありません。不許可時は、不許可理由の確認→不足書類の補完→再申請が基本です。内容によりCOE自体の再申請が必要になるケースもあります。

紛失・有効期限切れのとき

紛失： まず管轄入管に電話で問い合わせ、再発行の可否・必要書類を確認します（事情書等の提出を求められることがあります）。
有効期限切れ（3か月超）： 原則は再申請となります。

5. 入国後の在留管理（更新・変更・家族帯同）

COEによる入国後は、在留期限管理と活動内容の適合確認が重要になります。

在留期間更新と在留資格変更の違い

項目	申請の目的	例
在留期間更新許可申請（更新）	活動内容が同じまま在留を延長するとき。	技術・人文知識・国際業務のまま契約更新。
在留資格変更許可申請（変更）	活動内容が変わるとき。	留学→就労、家族滞在→就労、大幅な職務変更。

在留期限の3か月前から準備を開始し、契約更新や人事異動、学期切替のタイミングで「更新で足りるか／変更が必要か」を必ずチェックしましょう。

管理主体の切り分けと家族帯同のタイミング

管理主体

企業・学校が管理すべきこと（就労・就学系）： 在留期限の台帳管理、在留カードの在留資格と就労可否（資格外活動許可の有無）の確認、職務変更時の在留資格適合性チェック、住所・所属変更などの14日以内届出の支援。
身分系（配偶者等・定住者）： ご本人（世帯）での管理が中心となります。ただし、採用企業は在留カード確認と期限アラートを継続します。

家族帯同のタイミング

最初の申請段階で同時に家族帯同： 主たる在留者と同時に家族滞在のCOEを申請・取得し、同時入国。スケジュール管理が一括で楽になります。
在留後に帯同を追加： 主たる在留者が先に入国後、改めて配偶者・子のCOEを取得し合流。

どちらの方式でも、婚姻・出生証明の原本／日本語訳、生活費の支弁資料などを早めに整備することが重要です。

6. まとめ

在留資格認定証明書交付申請は、海外から日本へ中長期的に入国するための重要な第一歩です。

必要書類の整備と上陸許可基準への適合性の立証が許可の決め手となります。
有効期間3か月の管理を徹底し、査証発給から入国までを完了させましょう。
不交付リスクを踏まえ、初回申請時から理由書と疎明資料を十分に準備することが実務上、極めて重要です。

入国後は、在留期間更新・在留資格変更の時期管理、各種届出の徹底が必要となります。

当事務所では、申請取次行政書士が不許可リスクを最大限に抑え、初回無料相談から書類作成、理由書作成、入管申請代行まで一貫してサポートいたします。

👉在留資格・ビザ申請でお悩みの方は、まずはお気軽に無料相談をご利用ください。

行政書士法人塩永事務所

電話：096-385-9002

✅ 出入国在留管理庁の該当ページ：[在留資格認定証明書交付申請 | 出入国在留管理庁]