行政書士法人塩永事務所
JAPHICマーク取得手続きの完全ガイド
昨今、個人情報保護への意識の高まりから、企業にはより厳格な情報管理が求められています。その中で、「JAPHICマーク」は、個人情報保護に関する適切な措置を講じていることを客観的に示す有効な手段として注目されています。
本記事では、JAPHICマークの取得を検討されている事業者様向けに、その手続きの詳細を行政書士法人塩永事務所が解説します。
JAPHICマークとは？
JAPHICマークとは、一般財団法人日本個人情報保護協会（JAPHIC）が認定する「個人情報保護に関するマネジメントシステム」が適切に運用されている事業者に付与される認証マークです。Pマーク（プライバシーマーク）と同様に、個人情報保護の重要性を外部に示すことができるため、顧客からの信頼獲得や取引先の安心感醸成に繋がります。
JAPHICマーク取得のメリット
- 社会的信用の向上: 個人情報保護への取り組みを可視化することで、顧客や取引先からの信頼を獲得できます。
- ブランディング効果: 企業のイメージアップに繋がり、競合他社との差別化を図ることができます。
- 従業員の意識向上: 従業員が個人情報保護の重要性を再認識し、社内のセキュリティ意識が高まります。
- 法的リスクの低減: 個人情報保護法遵守体制を構築することで、情報漏洩などのリスクを低減できます。
JAPHICマーク取得手続きのステップ
JAPHICマークの取得手続きは、以下のステップで進められます。
ステップ1：準備段階
- 体制整備: 個人情報保護管理者を任命し、個人情報保護に関する社内規程（プライバシーポリシー、個人情報取扱規程など）を整備します。
- 現状把握とリスク分析: 事業活動における個人情報の特定、利用目的の明確化、適切な取得方法、保管方法、廃棄方法などを洗い出し、潜在的なリスクを分析します。
- 情報セキュリティ対策の実施: アクセス制限、暗号化、ウイルス対策ソフトの導入など、技術的・物理的なセキュリティ対策を講じます。
ステップ2：申請書類の準備
JAPHICに提出する申請書類を準備します。主な書類は以下の通りです。
- JAPHICマーク認証取得申請書
- 個人情報保護方針
- 個人情報保護マネジメントシステムに関する規程類（個人情報取扱規程、個人情報保護監査規程など）
- 組織体制図
- 個人情報管理台帳（個人情報の種類、利用目的、保管場所などを記載）
- リスク分析結果報告書
- 従業者への教育研修実施記録
- 委託先の監督状況に関する記録
- その他、JAPHICが求める書類
これらの書類は、貴社の事業内容や個人情報の取り扱い状況に合わせて作成する必要があります。
ステップ3：申請書の提出
準備した申請書類一式をJAPHICへ提出します。
ステップ4：現地調査（審査）
JAPHICによる書面審査の後、必要に応じて貴社への現地調査が行われます。現地調査では、提出された書類の内容が実態と合致しているか、個人情報保護マネジメントシステムが適切に運用されているかなどが確認されます。
ステップ5：認証決定・JAPHICマークの付与
審査の結果、JAPHICの定める基準を満たしていると認められた場合、JAPHICマークが付与されます。
行政書士法人塩永事務所がお手伝いできること
JAPHICマーク取得手続きは、専門的な知識と多くの書類作成を要するため、事業者様ご自身で進めるには大きな負担が伴います。
行政書士法人塩永事務所では、JAPHICマーク取得を目指す事業者様をトータルサポートいたします。
- 現状分析とコンサルティング: 貴社の現状をヒアリングし、JAPHICマーク取得に向けた最適なロードマップをご提案します。
- 規程類作成支援: 個人情報保護方針、個人情報取扱規程などの各種規程の作成をサポートします。
- 申請書類作成代行: 複雑な申請書類の作成を代行し、正確かつスムーズな申請を支援します。
- 現地調査対応サポート: 現地調査の準備から立ち会いまで、審査を円滑に進めるためのサポートを行います。
個人情報保護への取り組みは、企業の信頼性を高め、持続的な発展に不可欠な要素です。JAPHICマーク取得をご検討の際は、ぜひ行政書士法人塩永事務所にご相談ください。経験豊富な行政書士が、貴社のJAPHICマーク取得を強力にサポートいたします。
お問い合わせ
行政書士法人塩永事務所 [電話番号096-385-9002] [メールアドレスinfo@shionagaoffice.jp]
免責事項: 本記事は、JAPHICマーク取得手続きに関する一般的な情報を提供することを目的としています。個別の事案においては、専門家にご相談ください。また、手続き内容や費用は、JAPHICの規定変更により変動する可能性があります。最新の情報はJAPHICの公式ウェブサイトをご確認ください。