行政書士法人塩永事務所【2025年版】在留資格認定証明書交付申請の完全ガイド｜手続き・必要書類・有効期間・オンライン申請まで徹底解説
**在留資格認定証明書交付申請（COE）**とは、海外から日本へ入国するために必要な事前審査です。このガイドでは、COEの取得から日本入国までの流れ、必要書類、上陸許可基準、有効期間（3か月）、オンライン申請、費用まで、行政書士が詳しく解説します。はじめての企業担当者様、外国人留学生、ご家族の皆様にもわかりやすくご説明します。
📄 目次
- 在留資格認定証明書（COE）とは
- 誰が、なぜ、いつ使用するものか
- 在留カード・在留資格との違い
- 提出先・交付、有効期間と返納
- COE取得のための必要書類
- 交付申請の必要書類（共通）
- 代表的な在留資格ごとの追加資料（例）
- 在留資格認定証明書交付申請から日本入国までの流れ（11ステップ）
- ステップごとの具体的な手続き
- COEが不要となる主なケース
- 申請書の書き方と審査期間
- 申請書の基本事項
- 申請から交付までの期間（目安）
- オンライン申請について
- オンライン申請の対象者
- 手数料・費用の目安
- 不交付・不許可への対応と紛失
- COE交付申請が不交付になった場合
- 在外公館で査証申請が不許可になった場合
- 紛失・有効期限切れのとき
- 入国後の在留管理のポイント
- 「更新」と「変更」の違い
- 管理主体の切り分けと家族帯同のタイミング
- まとめ
1. 在留資格認定証明書（COE）とは
誰が使用するものですか？
在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）は、海外にいる外国人の方が、在外公館（日本大使館・総領事館）で査証（ビザ）の発給を申請する際に提示・提出する認定証明書です。
- 交付機関： 地方出入国在留管理局（入管／出入国在留管理庁）
- 申請者： 原則として日本側の受入主体（企業・学校・配偶者／親族・団体など）または申請取次の行政書士等の代理人
- 対象となる在留資格： 就労資格（技術・人文知識・国際業務など）、留学、家族滞在、身分系（日本人の配偶者等など）、特定活動など、幅広い中長期滞在の在留資格で利用されます。
なぜ必要？いつ使いますか？
COEは、申請人の活動内容が入管法上の在留資格に該当し、かつ、必要に応じて法務大臣の定める上陸許可基準に適合していることを、日本国内で事前に審査したことを示す公式の証明です。
海外から日本に**新規入国（上陸）**する多くのケースで必要となります。
※短期滞在（観光・商談・親族訪問等）や外交・公用はCOE不要です。また、すでに日本に在留している方の国内での在留資格変更許可申請もCOEは用いません。
在留カード・在留資格との違い
| 項目 | 役割・機能 | 交付・決定のタイミング |
| 在留資格認定証明書（COE） | 上陸前の日本の入管による審査結果の証明書 | 日本入国前 |
| 在留資格 | 日本での活動内容と在留期間を定める在留中の地位 | 空港での上陸審査時（決定） |
| 在留カード | 上陸後に発行される身分証明書 | 上陸後（空港または後日郵送） |
COEは入国許可そのものではなく、在外公館での査証発給と空港での上陸審査を経て、初めて日本に入国し、在留資格と在留カードが交付されます。
提出先・交付、有効期間と返納
- 提出先： 申請人の居住国を管轄する日本大使館・総領事館の査証窓口
- 交付方法： 窓口受領、郵送受領、または電子交付（電子メール通知・番号）
- 管轄入管： 原則、受入機関の所在地を所掌する地方出入国在留管理局（事務所住所で判断）
- 有効期間： 原則3か月です。この期間内に査証申請・発給・入国までを完了させる必要があります。
- 期限切れ： 未使用のまま期限切れとなった場合は、原則として**再申請（再交付申請）**が必要です。
2. COE取得のための必要書類
交付申請の必要書類（共通）
在留資格や分野により異なりますが、以下の書類が共通的に求められます。
| 分類 | 主な書類 |
| 基本書類 | 在留資格認定証明書交付申請書（写真貼付）、申請人本人の資料（パスポート写し、学歴・職歴、資格証明等） |
| 受入側・身元保証人 | 企業：雇用契約書、職務記述書、会社概要、登記事項証明書、直近決算書等 学校：入学許可書、学校案内等 身分系：戸籍、婚姻証明、出生証明、扶養状況の資料等 |
| その他 | 理由書・疎明資料（活動内容の具体性、生計・支援計画の説明） 翻訳文（外国語文書には日本語訳を添付するのが原則） 委任状（行政書士など取次が提出する場合） |
重要な点： 在留資格の申請は、申請人が「法令要件に適合すること」を立証する責任を負います。入管庁の提出書類一覧は最低限の必須資料であり、**個々の状況に応じた補強資料（理由書や疎明資料）**を準備することが、実務上は非常に重要です。
代表的な在留資格ごとの追加資料（例）
| 在留資格 | 主な追加資料 |
| 技術・人文知識・国際業務 | 学位証明または相当の実務経験、職務と専攻の関連性、報酬（日本人同等以上）の根拠、社会保険加入の予定 |
| 特定技能 | 分野別評価試験の合格証、支援計画（登録支援機関の関与を含む）、労働条件通知書 |
| 留学 | 入学許可書、学費・生活費の支弁計画（送金予定・銀行残高等） |
| 家族滞在・身分系 | 婚姻の実体（写真・通信履歴）、同居・扶養、生計維持の資料 |
3. 在留資格認定証明書交付申請から日本入国までの流れ（11ステップ）
| STEP | 手続き | 主なポイント |
| STEP 1 | 受入主体・在留資格の選定 | 活動内容に合致する在留資格を確定させます。 |
| STEP 2 | 要件と上陸許可基準の事前チェック | 就労系：報酬・関連性、身分系：実体・支弁能力などを確認します。 |
| STEP 3 | スケジュール設計 | COEの有効期間3か月を逆算し、書類準備や入国日を調整します。 |
| STEP 4 | 必要書類の準備 | 申請書、受入側・本人側資料、理由書、日本語訳を収集・作成します。 |
| STEP 5 | 入管へ申請（窓口・オンライン） | 原則、受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局へ申請します（行政書士による申請取次も可能）。 |
| STEP 6 | 審査・追加照会への対応 | 標準1〜3か月程度の審査期間中、入管からの追加資料要求に迅速かつ整合性の取れた資料で対応します。 |
| STEP 7 | COEの交付と内容確認 | 紙または電子交付を受けます。氏名・在留資格などに誤りがないか即時確認します。 |
| STEP 8 | 海外の申請人への送付／転送 | 紙：追跡可能な国際便で原本を送付。電子：入管からの通知メールを改変せずに転送します。 |
| STEP 9 | 在外公館での査証（ビザ）申請 | 申請人本人が居住国の日本大使館・総領事館へ申請します（COE原本／電子番号を提示・提出）。 |
| STEP 10 | 査証発給後の渡航準備 | 航空券・住居手配、受け入れ（初期オリエンテーション等）を準備します。 |
| STEP 11 | 入国（上陸審査）と在留カードの受領 | 空港で上陸審査を受け、在留カードを交付されます。14日以内に住民登録を行います。 |
行政書士による申請取次について
行政書士は、所定の研修・届出を行った申請等取次者として、依頼を受けて申請書類の作成や提出（取次）を行うことができ、申請人本人の入管出頭が免除される制度を利用できます。
4. COEが不要となる主なケース
- 短期滞在（観光・商談・親族訪問等）：COEではなく、短期ビザ（またはビザ免除）で入国します。
- 外交・公用： 外務省所管のため対象外です。
- 国内での在留資格変更許可申請： すでに日本に在留している方は、COEは不要で変更申請を行います。
5. 申請書の書き方と審査期間
在留資格認定証明書交付申請書の書き方（基本）
- 本人情報： ローマ字氏名・生年月日・国籍・旅券番号はパスポートと一致させます。
- 活動内容： 在留資格の種類・活動内容は具体的に記載します。
- 希望期間： 希望在留期間（1年／3年／5年など）を明記します。
- 裏面： 学歴・職歴・親族欄の書き漏れに注意します。
- 写真： 所定サイズ・3か月以内撮影のものを貼付します。
申請から交付までの期間（目安）
標準で1〜3か月程度です。繁忙期（新卒採用期・学期開始前）、国籍、案件の複雑性、追加資料要求の有無によって審査期間は前後します。
6. オンライン申請について
オンライン申請は、外国人本人、親族、所属機関職員、申請取次行政書士／弁護士などが利用可能です。
| オンライン申請できる人 | 利用のために必要な手続き |
| 外国人本人／法定代理人／親族 | マイナンバーカード等が必要です。 |
| 所属機関等の職員 | 事前研修受講・効果測定合格後、利用申出／利用者登録が必要です。 |
| 申請取次行政書士／弁護士 | 法務省が定めた研修受講・効果測定合格後、入管に届出が必要です。 |
7. 手数料・費用の目安
- COE交付時： 手数料は不要です。
- 査証申請時： 在外公館（日本大使館・総領事館）で領事手数料が必要です（国・ビザ種別で金額が異なります）。
- 行政書士等へ依頼する場合： 書類作成費用・申請取次費用が別途発生します。
8. 不交付・不許可への対応と紛失
COE交付申請が不交付になった場合
不交付通知が届いたら、必ず申請した入管の担当官に具体的な理由を直接確認し、その原因を解消するための対策を講じて、再申請に向けた資料の補強を行います。
- 代表的な不交付理由例： 職務と学歴／実務の関連性不足、報酬が日本人同等以上でない、婚姻の実体や生計の裏付け不足、事業所の継続性への疑義。
- 対策： 理由書の作成、疎明資料（雇用契約、財政証明、写真等）の追加が効果的です。
在外公館で査証申請が不許可になった場合
COE交付後の査証審査は外務省所管の在外公館が独自に行います。不許可時は、不許可理由の確認→不足書類の補完→再申請が基本です。
紛失・有効期限切れのとき
- 紛失： まず管轄入管に電話で問い合わせ、再発行の可否・必要書類を確認します。
- 期限切れ（3か月超）： 原則は再申請が必要です。
9. 入国後の在留管理のポイント
「更新」と「変更」の違いと使い分け
| 項目 | 目的 | タイミング |
| 在留期間更新許可申請（更新） | 活動内容が同じまま在留を延長するとき。 | 在留期限の3か月前から準備が目安。 |
| 在留資格変更許可申請（変更） | 活動内容が変わるとき（例：留学→就労、家族滞在→就労、技人国→経営・管理）。 | 職務の大幅変更や転籍時に、該当性を事前評価し変更を選択します。 |
管理主体の切り分けと家族帯同のタイミング
管理主体の切り分け
- 企業・学校（就労・就学系）： 在留期限の台帳管理、就労区分の確認、職務変更時の適合確認、住所・所属変更などの14日以内届出の支援が主な管理業務です。
- 本人（身分系）： ご本人（世帯）での管理が中心です。
家族帯同のタイミング
- 同時申請： 主たる在留者と同時に家族滞在のCOEを申請・取得します。
- 後日合流： 主たる在留者が先に入国し、後から家族のCOEを取得し合流します。
10. まとめ
在留資格認定証明書交付申請は、海外からの上陸前の最も重要な事前審査です。
- ✅ 必要書類の整備と上陸許可基準への適合性の立証が許可の鍵です。
- ✅ 有効期間3か月の厳格な管理と、入国までの確実なスケジューリングが必要です。
- ✅ 初回申請時から理由書と疎明資料を十分に準備し、不交付リスクを最小限に抑えましょう。
- ✅ 入国後の在留期間更新・変更の時期管理と、在留カード・就労区分の確認を徹底しましょう。
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