【2025年版】在留資格認定証明書交付申請の完全ガイド
手続き・必要書類・有効期間・オンライン申請まで行政書士が徹底解説
日本への入国を予定している外国人のために必須となる「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility／COE）」。
本記事では、企業・学校担当者から留学生・家族帯同者まで幅広い方を対象に、在留資格認定証明書のしくみ、申請手続き、必要書類、有効期間（3か月）、そしてオンライン申請の方法までを、行政書士法人塩永事務所がわかりやすく解説します。
在留資格認定証明書とは
在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility／COE）とは、日本国内の出入国在留管理局が交付する「事前審査の結果を示す証明書」です。
海外在住の外国人が日本大使館・総領事館で査証（ビザ）を申請する際に提示・提出し、その活動内容が入管法上の在留資格に該当することを証明します。
申請者は原則として日本側の受入機関（企業・学校・配偶者・親族など）または行政書士等の代理人です。
対象となるビザは、就労（技術・人文知識・国際業務／特定技能／経営・管理など）、留学、家族滞在、日本人・永住者の配偶者、特定活動など多岐にわたります。
なぜ必要なのか・使用するタイミング
COEは「日本入国前に活動内容が適法であるか」を審査した証明です。
そのため、査証申請および日本への上陸時に提出／提示が求められます。
短期滞在（観光・商談）や外交・公用はCOE不要です。
在留資格・在留カードとの違い
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在留資格：日本における活動内容・在留期間を定める法的地位
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在留カード：入国後、空港等で交付される身分証明書
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COE：上陸前に入管が発行する「許可可能性の証明」で、これ単体では入国できません
有効期間・提出先
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有効期間：交付日から3か月
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提出先：在外公館（日本大使館・総領事館）の査証窓口
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管轄：受入機関所在地を管轄する地方出入国在留管理局
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交付形式：紙または電子（Eメール通知）
3か月以内に査証申請→発給→入国まで完了しない場合は、再申請が必要です。
交付申請に必要な書類（共通）
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在留資格認定証明書交付申請書（写真貼付）
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パスポート写し、学歴・職歴・資格証明
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受入機関の資料（雇用契約書・登記簿・会社概要・決算書など）
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理由書および疎明資料
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委任状（代理申請の場合）
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外国語文書の日本語訳
資格ごとの追加資料は、活動内容によって異なります（技人国、特定技能、留学、家族滞在など）。
申請から入国までの流れ
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受入機関・在留資格の選定
活動内容に合わせた在留資格を選定します。 -
法令要件・上陸許可基準の確認
雇用契約・支援計画・資格証明などが条件を満たすか確認します。 -
スケジュール設計
COEの有効期間（3か月）を逆算して計画を立てます。 -
書類作成・準備
必要書類を原本・写し・翻訳区分で整理します。 -
管轄入管へ申請（窓口またはオンライン）
郵送不可。受入所在地の入管に提出します。
行政書士（申請取次資格者）に依頼すれば本人出頭が不要です。 -
審査・追加照会対応
審査期間は1〜3か月。補足資料を求められた場合は迅速に対応します。 -
COE交付（紙／電子）
記載内容（氏名・資格・在留期間等）を確認し、有効期間3か月のカウントが開始します。 -
海外送付または電子転送
紙はEMS等追跡付きで送付、電子COEは原文のまま転送します。 -
査証申請（在外公館）
必要書類：COE、パスポート、査証申請書、写真、領事手数料等。 -
入国・上陸審査・在留カード受領
指定空港（成田・羽田・関西・中部・新千歳・広島・福岡）では即時交付されます。
入国後14日以内に住民登録を行い、社会保険など各種初期手続きを行います。
オンライン申請制度
在留申請オンラインシステムにより、全国どこからでも申請可能です。
対面不要で補正や結果通知も電子で受領できます。
利用者登録が必要で、対象は本人・親族・所属機関・登録支援機関・行政書士などです。
費用の目安
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COE交付：手数料不要
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査証申請：領事手数料（在外公館により異なります）
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行政書士報酬：書類作成・理由書作成・申請取次費用（別途見積）
不交付・不許可時の対応
不交付（入管）
学歴と職務の関連性不足、報酬条件、事業所の実在性、扶養・婚姻の実体不足などが主因。
不交付通知をもとに原因を確認し、理由書・疎明資料を補強して再申請します。
査証不許可（在外公館）
COE許可＝査証許可ではありません。
不許可理由を確認後、再申請またはCOE再取得を検討します。
紛失・期限切れの場合
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紛失時：入管へ連絡し、再発行の可否を確認
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期限超過：原則再申請
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入国後は在留期間更新・資格変更手続が必要です
入国後の在留管理
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企業・学校側：在留期限台帳、就労可否確認、住所・所属変更届出支援
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本人側：期限管理、家族帯同手続、資格外活動許可の取得等
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「更新」は活動同一、「変更」は活動内容変更時に利用
家族帯同（同時 or 後日）
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同時申請：主たる在留者と同時に配偶者・子の申請
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後日申請：主たる在留者の入国後にCOE交付→査証取得→合流
婚姻・出生証明や支弁資料を早めに整備しておくことが重要です。
まとめ
在留資格認定証明書交付申請は、日本入国前の重要なステップです。
書類の正確性と上陸許可基準への適合が許可の鍵となります。
電子化によりオンライン申請も拡大しており、計画的なスケジュール設計が成功のポイントです。
行政書士法人塩永事務所では、経験豊富な申請取次行政書士が
不許可リスクを踏まえ、初回無料相談から書類作成・理由書作成・入管申請まで一貫サポートいたします。
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