技能実習生の外部監査人を行政書士に依頼する方必見！依頼の流れと詳細を徹底解説監理団体が技能実習制度を活用し、監理事業許可を取得するためには、外部監査人または指定外部役員の選任が必須です。ただし、これらの役割には特定の要件があり、誰でも就任できるわけではありません。行政書士は、専門知識と実務経験を活かし、外部監査人を務めることが多い職種の一つです。本記事では、外部監査人を行政書士に依頼する際の流れや注意点、費用、職務内容について詳しく解説します。
外部監査人とは監理事業許可を取得するためには、法律に基づき以下のいずれかの措置を講じる必要があります：
- 役員構成の要件：監理団体の役員が実習実施者と密接な関係を持つ者のみで構成されておらず、監理事業の適切な運営に支障がないこと。
- 監査体制の確立：監事による監査に加え、実習実施者と密接な関係を持たない外部監査人に、役員の監理事業に関する職務執行の監査を委託すること。
外部監査人は、監理団体から選任され、監理事業や技能実習が適正に行われているかを外部の視点から監査する役割を担います。一方、指定外部役員は監理団体の内部から選任され、監査業務を行います。
外部監査人の要件外部監査人に就任するためには、以下の要件を満たす必要があります：
- 講習の受講：
- 過去3年以内に、外国人技能実習機構（OTIT）が主催する「外部監査人講習」を修了していること。
- この講習では、技能実習制度の概要や監査の方法、関連法令について学びます。
- 能力・経験：
- 監査業務を適正に遂行できる知識や経験が求められます。
- 具体的には、行政書士や弁護士などの公的資格保有者、または人事労務管理の実務経験者が該当することが一般的です。
- 独立性：
- 監理団体や実習実施者と過去5年以内に利害関係（雇用関係、取引関係など）がないこと。
- この条件により、客観的かつ公正な監査が保証されます。
外部監査人は法人または個人で就任可能ですが、行政書士が選ばれるケースが多いのは、国際業務や法務に精通しているためです。
外部監査人の職務内容外部監査人の主な業務は、監理団体および実習実施者の運営が技能実習法や関連法令に適合しているかを確認することです。業務は以下のように大きく2つに分けられます。1. 3ヵ月に1回以上の監査業務
- 報告の聴取：監理団体の責任役員や監理責任者から、事業運営状況に関する報告を受けます。
- 施設・書類の確認：各事業所の設備や帳簿書類（管理簿、契約書など）を閲覧し、適正性を検証します。
- 報告書の作成・提出：監査結果をまとめた書類を作成し、監理団体に提出します。
2. 年1回以上の実地監査
- 実習実施者の監査：監理団体が技能実習生を受け入れる企業（実習実施者）を訪問し、技能実習が認定計画に基づいて適正に行われているかを確認します。
- 報告書の作成・提出：監査結果を文書化し、監理団体に提出します。
監査の対象項目外部監査人が確認する項目は、以下の5つのカテゴリーに分類されます：
- 監理費：
- 監理費の用途や金額が実習実施者にあらかじめ明示されているか。
- 徴収方法が適切であるか。
- 業務：
- 実習実施者が認定された技能実習計画に従って実習を行っているか。
- 実習内容が法令や計画に適合しているか。
- 書類：
- 実習実施者や技能実習生の管理簿（出勤記録、賃金台帳など）が適切に作成・保管されているか。
- 必要書類が整備されているか。
- 保護：
- 技能実習生に対する暴行、脅迫、監禁などの人権侵害がないか。
- 労働環境が適切に整備されているか。
- その他：
- 監理団体の許可証が各事業所に掲示されているか。
- その他法令遵守状況の確認。
指定外部役員との違い外部監査人と指定外部役員の主な違いは以下の通りです：
- 選任元：
- 外部監査人：監理団体の外部から選任（法人・個人可）。
- 指定外部役員：監理団体の役員の中から指定。
- 監査の範囲：
- 外部監査人：監理団体および実習実施者の両方を監査。
- 指定外部役員：主に監理団体の内部監査に重点を置く。
- 業務内容：
- 外部監査人：3ヵ月に1回の監査と年1回の実地監査が必須。
- 指定外部役員：責任役員からの報告聴取、設備・書類の確認、報告書作成が主。
外部監査人はより広範かつ独立性の高い監査を行うため、客観性が求められる場面で選任されることが一般的です。
外部監査人になれない者以下の条件に該当する者は、外部監査人または指定外部役員に就任できません：
- 監理団体や実習実施者と過去5年以内に利害関係（雇用、取引、親族関係など）がある者。
- 技能実習法違反により処罰を受けた者。
- その他、監査の公正性を損なう可能性がある者。
このため、行政書士のような外部の専門家が選任されるケースが多く、国際業務に精通した行政書士は特に適任とされています。
外部監査人を行政書士に依頼する際の流れ行政書士に外部監査人を依頼する場合の流れは以下の通りです：
- 問い合わせ：
- 行政書士事務所のウェブサイトや電話、メールで問い合わせを行います。
- オンライン相談（Zoomなど）に対応している事務所も増えています。
- 内容の打ち合わせ：
- 監査の範囲、頻度、費用などを確認します。
- 事務所の実績や国際業務の経験を確認することが重要です。
- 面談による詳細打ち合わせ：
- 対面またはオンラインで詳細を詰め、契約条件を明確化します。
- 相談料が発生する場合があるため、事前に確認しましょう。
- 依頼確定：
- 双方が合意した場合、契約書を取り交わします。
- 契約期間は通常1年間で、自動更新が一般的な形態です。
- 費用の支払い：
- 監査料や書類作成料などの費用を支払います。
- 業務実施：
- 行政書士が監査業務を開始し、定期的な報告書を提出します。
- 業務後の対応：
- 監査結果に基づく改善提案や、必要に応じた追加対応を行います。
注意点
- 実績の確認：国際業務や外部監査の実績が豊富な行政書士を選ぶことで、適切な監査が期待できます。
- 事前確認：事務所の規模や専門性をウェブサイトで確認し、信頼できる事務所を選びましょう。
- 契約内容の明確化：監査の範囲や費用、報告の頻度を事前に書面で確認することが重要です。
外部監査人を行政書士に依頼する際の費用外部監査人の費用は行政書士事務所によって異なりますが、一般的な相場は以下の通りです：
- 交通費：実費（監査時の移動にかかる費用）。
- 監査料：5000円/時間。
- 書類作成料：15,000円/回から（一律の場合）。
- 日当：5000円/時間（遠方の場合などに適用）。
追加で、監理事業許可申請や技能実習計画の認定申請を依頼する場合は、別途費用（10万円～30万円程度）がかかる場合があります。詳細は事務所に確認してください。
行政書士法人塩永事務所に依頼するメリットとおすすめの事務所メリット
- 専門性：行政書士は法務や国際業務に精通しており、技能実習制度の複雑な要件を理解しています。
- 独立性：監理団体や実習実施者と利害関係がないため、客観的な監査が可能です。
- 実績：経験豊富な行政書士は、適切な監査と報告書の作成を通じて、法令遵守をサポートします。
外部監査人の選任は、監理事業許可の取得や技能実習制度の適正運営に不可欠です。お声掛けください。